Dit artikel is geschreven naar aanleiding van een aantal seminars dat Customs Knowledge in samenwerking met Minihouse The Customs Company heeft gegeven en naar aanleiding van de vragen die via de internetsite http://www.aeo.nu/ binnenkomen.

Waarom AEO worden?

Het zal duidelijk zijn dat de aanvraag van de AEO-status enige moeite vergt. Niet alleen moet een aanvraagformulier worden ingevuld, er moet ook een uitgebreid self-assessment worden uitgevoerd. Tegenover deze moeite staan natuurlijk ook voordelen. Deze voordelen zijn in theorie legio: minder controles, prioriteit bij controles, keuze waar de controles worden verricht en – later – een verminderde hoeveelheid data die hoeft te worden aangeleverd.

Maar zoals ik al veel bedrijven heb horen zeggen: “Nog minder controles, dat kan toch helemaal niet, ik word nu al niet gecontroleerd.” Dat geldt echter niet voor elk bedrijf. Er zijn zeker bedrijven die door diverse oorzaken frequent worden gecontroleerd. Voor hen kan het dus terdege een voordeel zijn. Dan het verleggen van de controle, ofwel het feit dat de AEO-er zelf mag kiezen waar de controle plaatsvindt. Dat lijkt me niet echt een nieuw iets, immers we kennen nu ook al de verlegging van de fysieke controle. Daarbij komt dat het in de toekomst steeds minder eenvoudig zal zijn om controles te verleggen naar het binnenland. Als gevolg van de nieuwe plannen van de Douane worden de douanecontroles immers geconcentreerd aan de buitengrenzen en zal het dus moeilijk worden om een controle te verleggen naar het binnenland.

Andere voordelen

Zelf denk ik dat er twee andere belangrijke voordelen aan de AEO-status zijn verbonden. Ten eerste is dit het commerciële aspect. Een bedrijf kan zich ermee profileren dat hij – nu al – de AEO-status heeft. Dat voordeel is echter slechts tijdelijk want als een groot deel van de bedrijven is gecertificeerd, wordt dat onderscheidend vermogen natuurlijk kleiner. Maar juist als veel bedrijven – in de keten – gecertificeerd zijn, kun je niet achterblijven. En dan zal ook de Douane zijn controletijd verdelen onder de weinige bedrijven die nog geen AEO-status hebben.

Verder verwacht ik dat de AEO-status ook van belang wordt voor de invoer in derde landen. Het AEO-kader is niet iets nieuws wat de Europese Commissie heeft bedacht. Vele andere landen, met de Verenigde Staten voorop, hebben een soortgelijk iets. Zulke landen zullen onherroepelijk voordelen verbinden aan het feit dat een zending wordt geïmporteerd die uiteindelijk door een exporteur met een AEO-status uit de Europese Gemeenschap is geëxporteerd. Een bedrijf dat handelt in voedingsmiddelen en die exporteert naar de Verenigde Staten heeft aldus wellicht niet veel voordelen van zijn AEO-status in de EG, des te belangrijker zal de AEO-status worden voor invoer in de Verenigde Staten.

Devaluatie van de AEO-status

Degene die de AEO-status wil verkrijgen, moet worden gecertificeerd. Waar het om gaat is het verkrijgen van een keurmerk, namelijk het keurmerk om aangemerkt te kunnen worden als – in het Nederlands – een ‘geautoriseerde marktdeelnemer’. Wat is dan een keurmerk? Een visueel kwaliteitsoordeel over een product of dienst, afkomstig van een betrouwbare bron. Kenmerkend bij een keurmerk is dus dat een betrouwbare deskundige instantie een onafhankelijk en grondig oordeel velt voordat het keurmerk wordt afgegeven.

Geheim van de smid

De vraag is of dat laatste wel het geval is. Immers, de Nederlandse Douane heeft medegedeeld dat zij lang niet alle aanvragen kritisch zal beoordelen. Is een bedrijf bekend en betrouwbaar dan wordt de AEO-status semi-automatisch afgegeven, ofwel zonder een grondige controle. Het is voorlopig nog het ‘geheim van de smid’ wat de Douane verstaat onder bekend en betrouwbaar en hoe zij dit toetst. Een grondig en voorafgaand onderzoek aan de toekenning van het ‘keurmerk’ wordt dan in ieder geval niet uitgevoerd. Ook is het nog maar de vraag of de Nederlandse Douane de capaciteit heeft om in de toekomst voldoende controles op de AEO-status te blijven uitvoeren. Inmiddels hebben diverse politieke partijen hier al vragen over gesteld.

Risico

Deze semi-automatische afgifte draagt een groot risico in zich. Naast het feit dat hierover binnen de Europese Gemeenschap misschien vragen rijzen, zullen wellicht ook andere (derde) landen gevolgen verbinden aan de – misschien in hun ogen té gemakkelijke – afgifte van de AEO-status. Hoewel wij binnen de Europese Gemeenschap alle lidstaten als één geheel zien, hoeft dat zeker niet te gelden voor derde landen. Ik sluit het dan ook niet uit dat landen als de Verenigde Staten zouden kunnen oordelen dat zij liever geen import hebben door houders van een AEO-certificaat afgegeven door de Nederlandse autoriteiten.

“Wij hebben alles al vier jaar zo geregeld”

Zoals al gesteld is het niet voldoende om alleen een aanvraagformulier in te vullen, maar moet voorafgaand aan de aanvraag een self-assessment worden verricht. Dit self-assessment bestaat uit een groot aantal vragen variërend van “wat is de jaaromzet” en “geef een overzicht van alle artikelnummers met de bijbehorende goederencodes” tot “hoe luiden de procedures voor het vaststellen van de douanewaarde” en “beschrijf de procedures voor de informatiebeveiliging”. Een bedrijf in de voedingssector deelde mij recent mee dat zij de aanvraag maar meteen had opgestuurd en het self-assessment niet had uitgevoerd want het bedrijf werkte al 4 jaar zoals de Douane dat wilde. Zij waren immers HACCP-gecertificeerd…

Dat lijkt me verre van juist. Alle procedures (bijvoorbeeld ISO, zie ook hierna), veiligheidscertificeringen (bijvoorbeeld ISPS) of andere kwaliteitsprogramma’s (bijvoorbeeld HACCP) ten spijt, het self-assessment bevat toch echt wel vragen die op geheel andere zaken betrekking hebben. Natuurlijk is het zo dat dan een aantal vragen eenvoudiger beantwoord kunnen worden, maar dat je dan klaar bent lijkt me geenszins het geval.

Producten voor selfassessment

Ik plaats trouwens twijfels bij bepaalde producten die op de markt zijn waarmee het self-assessment kan worden uitgevoerd en waarbij de aanvraag bijvoorbeeld binnen tien uur zou kunnen worden ingediend. Het is wel mogelijk om binnen dat tijdsbestek te inventariseren welke maatregelen het bedrijf al heeft genomen en welke risico’s nog steeds bestaan, maar dat is – helaas – slechts het begin. Er zullen niet veel bedrijven zijn die geen blinde vlekken hebben en waarbij voor alle door het assessment aangeduide onderwerpen juiste en actuele procedures gelden die ook nog gehandhaafd en intern gecontroleerd worden. Vaak moeten die nog helemaal worden opgezet. En als een bedrijf concludeert dat zij op het gebied van de meeste onderwerpen nog maar weinig heeft geregeld, zou ik niet willen adviseren om de aanvraag maar alvast in te dienen. Het zou niet de eerste keer zijn dat al die verbeterpunten na de aanvraag opeens minder prioriteit hebben en ze uiteindelijk geheel niet meer worden uitgevoerd. En wanneer de Douane dan later alsnog controleert of het bedrijf aan de eisen voldoet zit het bedrijf in de problemen.

ISO 9001

En dan nog even specifiek over ISO 9001. In Nederland zijn onderhand veel bedrijven ISO-9001-gecertificeerd. “Nou, dan hebben wij het toch goed geregeld?” hoor ik van enkele van die bedrijven. “Ja, u heeft het wellicht goed geregeld, maar wát heeft u goed geregeld?” is mijn vraag dan. Zoals uit de tekst van de ISO-procedure zelf blijkt specificeert de norm – slechts – de eisen voor een kwaliteitsmanagementsysteem wanneer een organisatie moet aantonen dat zij in staat is om op consistente wijze producten te leveren of zich ten doel stelt om de klanttevredenheid te verhogen. Het bedrijf bepaalt daarbij zelf welke elementen onderdeel worden van de procedure. De onderwerpen douane, internationale handel en veiligheid zijn niet zelden op geen enkele wijze onderdeel van de procedure.

Mijn conclusie zal duidelijk zijn: Ongetwijfeld heeft het bedrijf, ook voor het assessment relevante onderwerpen goed geregeld, maar het grootste gedeelte van het self-assessment blijft met ISO-9001 onbeantwoord. Volledigheidshalve merk ik op dat er wel andere ISO-procedures zijn die specifiek betrekking hebben op logistiek en ‘veiligheid’.

Hoe moet het dan wel?

Hoe moet het dan wel? En hoeveel tijd kost het dan? Het is niet zozeer een kwestie hoe het dan wel moet, maar hoe het kán. Er leiden namelijk spreekwoordelijk vele wegen naar Rome. Het lijkt mij in ieder geval belangrijk dat de personen die verantwoordelijk worden voor de AEO-aanvraag eerst eens de guidelines en de vragen van het self-assessment goed bekijken.

Ik acht het zeer zinvol om met alle verantwoordelijke personen een “kick-off” te organiseren waarin het gezamenlijke belang van de (aanvraag van de) AEO-status wordt onderkend en waarin een ieder vanuit zijn functie en verantwoordelijkheid aangeeft op welke wijze invulling kan worden gegeven aan het self-assessment. Daarbij is het echter belangrijk dat wordt bewaakt dat de uitvoering van het self-assessment op uniforme maar ook vooral kritische wijze wordt uitgevoerd. Dat kan in grotere bedrijven bijvoorbeeld de kwaliteitsmanager zijn, in kleinere bedrijven kan daar ook een extern adviseur voor worden geraadpleegd. Deze persoon heeft ook de taak om later de resultaten van het self-assessment te beoordelen.

Geen verbeterpunten?

Ook zal hij – uiteraard in overleg met de andere verantwoordelijke personen – moeten vaststellen of het verstandig is om de AEO-status aan te vragen. Verder heeft hij een centrale rol bij het vaststellen van de prioriteiten van de verbeterpunten. Eén ding staat namelijk vast, een bedrijf dat het self-assessment heeft uitgevoerd en geen enkele blinde vlek of verbeterpunt heeft opgespoord, heeft zeer waarschijnlijk het assessment niet goed uitgevoerd. Het lijkt me namelijk slechts in theorie mogelijk dat kan worden geconcludeerd dat aan alle eisen en handreikingen van het assessment wordt voldaan en dat dan ook nog kan worden geconcludeerd dat alles actueel en voldoende gehandhaafd en gecontroleerd wordt. Voorts is het van belang dat periodiek interne audits worden uitgevoerd om zodoende vast te stellen of de eerder vastgestelde procedures en maatregelen nog juist worden uitgevoerd.

Externe adviseur?

Wanneer een extern adviseur wordt ingeschakeld, lijkt het mij overigens van belang dat het bedrijf begrijpt dat deze adviseur niet alles zelf kan. Hij is juist afhankelijk van de kennis van de medewerkers van het bedrijf en de informatie en documentatie die voorhanden is in het bedrijf zelf. Aan de hand van deze kennis, informatie en documentatie kan de adviseur het proces begeleiden. Daarbij dient de adviseur maatwerk te leveren. Maatwerk waarbij enerzijds rekening wordt gehouden met de specifieke omstandigheden van het bedrijf, maar waarbij ook voldoende kritisch wordt beoordeeld of het bedrijf op de goede weg is en ook later bij een controle door de Douane “met droge ogen” en terecht kan worden verklaard dat de self-assessment grondig is uitgevoerd.

Lees ook:

• Meer over douanemanagement
• Meer informatie over AEO