Hoge dieselprijzen, tekort aan chauffeurs, veel internationale betalingen, hevige concurrentie, een dichtslibbend wegennet, veel klachten en betwiste facturen zijn belangrijke oorzaken van de kleine marges in de transportwereld. En deze marges komen door de nieuwe plannen van het kabinet nog verder onder druk te staan.

Kleine ondernemers uit het rood

Hierbij liggen de marges van de kleinere transportondernemers een stuk lager dan bij de grotere vervoerders. Veel van de kleinere ondernemers zijn de afgelopen jaren verlieslatend geweest en kunnen dit jaar voor het eerst sinds jaren weer zwarte cijfers schrijven. Mede door deze positievere vooruitzichten zijn in 2006 488 ondernemers gestart in het wegtransport (bron KvK). Hiervan was ca. 15 procent van niet Nederlandse origine. De grotere transportondernemingen profiteren in een grotere mate  van het economisch herstel dan de kleinere vervoersbedrijven, waaronder ook de eigen rijders. 

Deze kleine marge kan verbeterd worden wanneer men er in slaagt om de openstaande posten eerder betaald te krijgen, zodat de rentederving wordt beperkt. Naast het beperken van de rentederving is het ook vanuit continuïteit van belang om de openstaande gelden tijdig te incasseren. In ongeveer de helft van het aantal faillissementen in Nederland zijn niet  betalende afnemers een oorzaak.

Debiteuren

Volgens het woordenboek is een debiteur een klant die nog moet betalen. Deze uiterst platte begripsbepaling wordt ook veelal gebruikt binnen het bedrijfsleven en op deze wijze wordt ook gekeken naar de balanspost debiteuren. De balanspost debiteuren is in deze optiek een ‘bak met vorderingen’ die nog moet worden geïncasseerd. Om dit te bereiken zijn bedrijven heel druk: we manen de klanten telefonisch en schriftelijk aan, we schakelen een incassobureau in en in het gunstige geval maken we gebruik van kredietinformatie voordat we de prospect als klant accepteren. En als bedrijven hierbij goed samenwerken tussen sales en debiteurenbeheer en periodiek overleg tussen deze twee disciplines organiseren, noemen we dit tegenwoordig vaak wat meer trendy credit management.

Gratis krediet

Afhankelijk van het product en de branche bestaat gemiddeld circa 50 procent van de debiteurenportefeuille uit debiteuren die om financiële redenen (tijdelijke liquiditeitskrapte, meer structurele liquiditeitsproblemen en faillissementen) niet hebben betaald en ligt het percentage klachten tussen de 10 procent en 20 procent.

Een groot gedeelte van de tijdelijke liquiditeitskrapte wordt opgelost met ‘gratis’ leverancierskrediet, waar afnemers dankbaar gebruik van maken. 

Praktijk

Maar laten we eerst eens kijken naar de praktijk. Een van Europa’s grootste vervoerders is DSV, de moeder van het in Nederland bekende Frans Maas. Deze onderneming heeft vestigingen in 51 landen en is actief in 100 verschillende landen. Met  haar 19.000 werknemers wil DSV in 2007 36 miljard Deense Kronen (ongeveer 4,8 miljard euro) omzetten. Maar hoe slaagt dit logistieke concern er in om haar rekeningen te incasseren?

DSV Road Division slaagt er dus in 2006 in om haar facturen met gemiddeld 77,2 dagen betaald te krijgen. Dit is een verslechtering ten opzichte van 2005 met ruim 1 week (8,4 dagen). Het verleende leverancierskrediet kost DSV (op basis van de actuele marktrente voor zakelijk krediet van 5 procent) 34,4 miljoen euro per jaar. Wanneer DSV er in slaagt om het betaalgedrag van haar klanten te verbeteren met 25 dagen, waarmee de DSO nog steeds op ruim 52 dagen staat, kan op jaarbasis 2,4 miljoen euro bespaard worden.

Goed credit management levert geld op

Ongeveer 20 procent van de kosten voor een transportbedrijf zijn brandstofkosten. Door de nieuwe kabinetsplannen zullen de brandstofkosten, op basis van de huidige dieselprijs van bijna 0,95 euro excl. Btw per liter, met 3 procent stijgen.

Wanneer deze verhoging van de brandstofkosten niet in rekening gebracht kan worden bij de opdrachtgevers, komt voor deze groep bedrijven de kostenstijging extra hard aan. Een deel van de stijging kan terugverdiend worden door goed creditmanagement, waarmee de rentekosten en afschrijvingen verminderd kunnen worden, zodat eveneens de concurrentiekracht wordt verbeterd.

Openstaand debiteurensaldo belemmering

Bij een betalingstermijn groter dan 75 dagen, wat gezien bovenstaand voorbeeld zeker niet uitzonderlijk is, en een rentestand van 5 procent, zijn de renteverliezen ongeveer 1 procent van de totale kosten. Met name de kleinere transportondernemers maken hele kleine winsten of zijn zelfs verliesgevend. Deze renteverliezen kunnen dus het verschil betekenen tussen winst of verlies draaien.  Ook belemmert het openstaande debiteurensaldo de ondernemers in zijn eigen liquiditeit, waardoor hij zijn leveranciers ook trager gaat betalen, en ondernemerschap.

Veel vrachten worden door onderaannemers, veelal de kleinere transportondernemingen en ‘eigen rijders’,  uitgevoerd. Belangrijk daarbij is te weten dat het betalingsgedrag van transportondernemingen zelf ook is verslechterd. En worden deze ‘eigen rijders’, die ongeveer 1/3 van het totaal aantal vervoerders uitmaken, ook slechter betaald. Vaak wordt de charter pas betaald als haar opdrachtgever zelf ook haar geld heeft ontvangen.

Betalingstermijn opgelopen

Volgens kredietverzekeraar Atradius, dat onderzoek heeft gedaan naar 1.200 transportondernemingen in zes europese landen (Nederland, Belgie, Groot Britanie, Duitsland, Frankrijk en Italie) is in het laatste halfjaar de gemiddelde betalingstermijn opgelopen van 43 dagen naar 53 dagen. Voor Nederland is de gemiddelde betalingstermijn door transportondernemers 42 dagen. De transportondernemers zelf worden met gemiddeld 49 dagen betaald.

In onze praktijk komen wij ook veel bedrijven tegen waarvan de facturen nog trager betaald worden en betalingstermijnen van over de 100 dagen zijn geen uitzondering. Ook is er steeds meer sprake dat er geheel niet betaald werd en geconstateerd dat het aantal schades door non betaling (bijv. door faillissementen) hoger is dan in de meeste andere bedrijfstakken. Het aantal faillissementen onder wegvervoerders is in 2005 gestegen van 105 naar 151.

Planner is de eerste schakel

Duidelijk mag zijn dat het tijdig incasseren van de omzet van belang is. Maar hoe kunnen we het betaalgedrag van onze klanten verbeteren? Uiteraard is het essentieel om het credit management goed in te richten en uit te voeren. Dat begint bij de klant- en orderacceptatie, waarbij we alleen de solvabele klanten op krediet moeten leveren.

En als we vervolgens op krediet hebben geleverd, moeten we direct na de levering correct facturen en direct na het verstrijken van de vervaltermijn de klant schriftelijk en telefonisch aanmanen.

Afspraken vastleggen

Behalve de afdeling debiteurenbeheer of credit management spelen ook andere afdelingen een grote rol bij het betaald krijgen van de facturen. Belangrijke redenen voor trage betalingen zijn onder andere het grote aantal betwistingen. Zorg er derhalve voor dat afspraken altijd zwart op wit gemaakt worden en ontvangstbewijzen worden afgetekend. Heel vaak worden opdrachten nog telefonisch aangenomen, waarbij de afspraken niet goed worden vastgelegd. Ook is het van belang te checken of de klant überhaupt wel kredietwaardig is, voordat we de order accepteren. Wanneer planners deze voor de hand liggende doch doelmatige adviezen opvolgen, kan een hoop debiteurenleed worden voorkomen.

Chauffeur speelt belangrijke rol

De chauffeur speelt een heel belangrijke rol bij het verbeteren van het betaalgedrag van klanten. Maak hem bewust van het belang van op tijd betaalde facturen en de oorzaak van hiervan (schade bij levering, niet op tijd of correct geleverd, niet getekende ontvangstbon).

Zeven tips om het betaalgedrag te verbeteren:

• bevestig opdrachten altijd schriftelijk;
• zorg voor getekende ontvangstbewijzen;
• check de kredietwaardigheid van uw opdrachtgevers voor het accepteren van opdrachten;
• zorg voor tijdige en correcte facturatie, bijv. met behulp van e-billing en een digitale pakbon;
• zorg voor een goed debiteurenbeheer incl. tijdig schriftelijk en telefonisch aanmanen;
• zorg dat de chauffeur het visitekaartje van het bedrijf is;
• wanneer er betaald moet worden bij aflevering, voorkom dan risico’s op fraude of overvallen door gebruik van een mobiele pin automaat.