Als een bedrijf de beslissing heeft genomen om (een deel van) zijn logistieke activiteiten uit te besteden aan een logistieke dienstverlener volgt het tenderen.

 

Invitation to tender (ITT)

Alleen al in Europa zijn er duizenden logistiek dienstverleners. In het leveranciersoverzicht op deze site vindt u de belangrijkste. Voor een verlader, het bedrijf dat uitbesteed, is het vaak lastig om uit dat woud van logistiek dienstverleners die partner te kunnen kiezen die het beste past bij de organisatie, de cultuur en de logistieke wensen. Daarom besluiten veel partijen een invitation to tender (ITT) op te stellen. Dit is een middel dat verladers helpt bij de keuze van de juiste partner. Op de tender mogen zowel bestaande partners als andere logistiek dienstverleners inschrijven. De ITT geeft aan welke dienstverlening, serviceniveaus, etc. worden verwacht.

 

Stabiele goederenstroom

Let wel: bij het opstellen van een ITT wordt uitgegaan van een stabiele goederenstroom. Zonder stabiele goederenstroom is het vooraf neerleggen van gedetailleerde eisen niet verstandig. Dus als bijvoorbeeld het ordervolume of het aantal orderregels per dag sterk fluctueert, of het volume van de goederenstroom in de toekomst sterk kan dalen of stijgen, kan een keuze die vandaag optimaal lijkt, morgen de verkeerde blijken.

 

Open boek-kostenstructuur
In geval van veranderende omstandigheden is er behoefte aan een dienstverlener die in staat is om dergelijke veranderingen op te vangen en mee te bewegen. De selectie van de juiste partner is in dat geval meer gericht op kwalitatieve overwegingen, zoals een profielschets van de dienstverlener, of op een vergelijking op basis van een aantal kwantitatieve scenario’s en daaraan gekoppelde tariefstructuren. Zogenaamde ‘open boek’ kostenstructuren passen in dergelijke situaties, een vaste tarievenstructuur (per orderregel, per zending of m3) minder.

 

Openheid en vertrouwen

Bij de selectie van de uiteindelijke partner is het belangrijk dat deze voldoende kennis heeft van de bedrijfstak van de verlader. Maar kennis alleen is al lang niet meer voldoende. Let daarom bijvoorbeeld ook op de informatiesystemen waarover de beoogde partner beschikt. Zijn die in staat om de gewenste processen op de juiste manier te ondersteunen? En is er bij de logistiek dienstverlener bereidheid om te investeren in ICT?

 

Tenderdocument

Om uiteindelijk tot de beste keuze te komen, kan een verlader in een tenderdocument meer informatie geven over zijn onderneming en processen. Hoe ziet het productassortiment eruit? Welke klanten en toeleveranciers zijn er? Wat zijn de groottes van de zendingen? Welke leveringscondities zijn afgesproken? Enzovoorts. Daarnaast kan er worden ingegaan op servicewensen, uitvoering van de processen, de gewenste aard van de relatie en offerte-elementen. Tot slot wordt in het tenderdocument ook iets gemeld over de procedure. Hierin worden aspecten als het tijdschema en de vertrouwelijkheid van de gegevens behandeld.

 

Beoordeling

Als de alle offerteaanvragen zijn binnengekomen, volgt de beoordeling door de verlader. Neem de tijd om de offertes te beoordelen op kwantiteit (kosten en hoeveelheden) en kwaliteit. Tijdens de beoordelingsfase krijgen logistiek dienstverleners meestal de kans hun offertes toe te lichten en aanvullende presentaties te geven. Ook kan het helpen om bedrijfsbezoeken te plannen. Daardoor krijgt de verlader een beeld van de cultuur en bedrijfsfilosofie van een logistiek dienstverlener. In deze fase zal blijken of het klikt tussen beide partijen. Openheid en vertrouwen zijn in alle situaties fundamenteel.