De digitale transportopdracht

Een eerste stap kan zijn om transportopdrachten niet meer via fax maar digitaal te versturen. Dat scheelt de transporteur typewerk en er is minder kans op fouten. Vanuit het ERP-systeem van de verzendende partij, ofwel de verlader, kan vrij gemakkelijk een bestandje worden aangemaakt dat vervolgens bij de vervoerder in zijn Transport Management Systeem (TMS) kan worden ingelezen.

Verlader en transporteur moeten zelf afspreken hoe de uit te wisselen bestanden moeten worden opgebouwd. Er zijn in Europa geen standaarden voor het uitwisselen van transportorders, soms wel op brancheniveau. Raadpleeg hiervoor uw branche-organisatie.

Versturen van transportopdracht

De meest eenvoudige manier om de digitale transportopdracht te versturen is gewoon via e-mail. Nadeel is dat dit nog steeds redelijk bewerkelijk is. Veel grote bedrijven versturen hun orders dan via EDI en ook internet is als communicatiemiddel in opkomst. Voor bedrijven die de gegevensuitwisseling verder willen stroomlijnen, is er software voor Enterprise Application Integration (EAI) op de markt. Hiermee is het bijvoorbeeld mogelijk dat de software zelf signaleert wanneer er een transportorder klaar staat om deze vervolgens automatisch naar de vervoerder te sturen. Er wordt ook gemonitored of een bericht daadwerkelijk aankomt en of er een reactie op komt.

Uitwisselen van track&trace-informatie

De tweede stap in de communicatie tussen verlader en vervoerder betreft informatie over de status van een order, ook wel track & trace-informatie genaamd. Aan de kant van de vervoerder worden vrachtauto’s steeds vaker met boordcomputers uitgerust die in verbinding staan, meestal via Gprs, met het TMS. Dit betekent dat de transportplanner niet meer hoeft te bellen met de chauffeur, maar dat deze laatste laad- en losinformatie via zijn boordcomputer in het TMS kan registeren. De planner kan nu dus in zijn systeem zien of een zending al is afgeleverd en of zich bijvoorbeeld onregelmatigheden hebben voorgedaan, zoals een manco aan het product.

De statusinformatie in het TMS van de vervoerder kan in theorie worden overgezonden naar het ERP-systeem van de verlader. Dit komt in de praktijk nooit voor. Wel hebben steeds meer transportbedrijven, en vooral de grote pakketvervoerders, een website waarop ze deze informatie plaatsen. Opdrachtgevers kunnen hierop inloggen en via een artikelnummer of ordercode opzoeken waar een zending zich bevindt. Het heeft voor een verlader weinig toegevoegde waarde om deze informatie in zijn eigen systeem te hebben.

Koppelen met logistieke hub op internet

Nog een mogelijkheid om te koppelen met vervoerders is aansluiting zoeken op een logistieke hub op internet. De partijen die zo’n hub faciliteren zorgen voor de koppelingen met de vervoerders. Op een hub kan een verlader per order een preferred supplier opgeven, zo niet dan wordt automatisch de goedkoopste vervoerder geselecteerd.