Zorg bij de aanvang van de pilot voor een goede projectleider. Er zullen veel situaties zijn die het logisch maken alles even te pauzeren en een paar weken wat anders te doen. Maar dan zal uw project niet slagen. Maak vooraf een goede planning, informeer iedereen daarover en plan ook inzet in - intern en van externe capaciteit. Bedenk ook vooraf wie u nodig heeft en selecteer auto's en chauffeurs. Goede chauffeurs om tips te krijgen maar ook minder goede chauffeurs, met name om te kijken of zij het systeem (ongewenst) naar hun hand kunnen zetten.

Voorbereiding

Het voorbereiden van de pilot is een belangrijke fase. Soms komen er wensen op om zaken toch anders te regelen dan vooraf gepland. Soms is dit realistisch, soms moet u vasthouden aan uw vooropgezette plan. U doet niet voor niets een pilot en misschien heeft een leverancier toch te hoog gegrepen. Hoewel een pilot dan niet slaagt heeft het toch zijn nut bewezen. Beter dan dat u de units al heeft klaarliggen en feitelijk niet meer terug kunt.

Uitvoering
Het uitvoeren van de pilot is de volgende stap. Een veel groter deel van de organisatie krijgt nu te maken met de pilot: planners, administratie, chauffeurs. Besteed voldoende tijd aan uitleg en instructie, doelstellingen en wat er van een ieder verwacht wordt. Bedenk goed dat bijvoorbeeld een administratrice tijd nodig heeft een nieuw systeem te leren kennen maar tegelijkertijd met het oude systeem voor de overige systemen moet doorwerken. Zorg eventueel voor extra ondersteuning of regel overwerk. Geef in ieder geval aan dat de pilot belangrijk is en welke feedback u wilt hebben. De praktijk kan weerbarstig zijn en u alsnog doen besluiten de keuze aan te passen.

Beslissing
Na de pilot moet u beslissen over verdere uitrol. U moet op dit moment ook uw financiële plan goed voorbereid hebben. Bedenk ook in welke stappen uw wilt uitrollen. U zult auto's moeten stilzetten om apparatuur in te bouwen. U moet tevens een goede registratie opstarten: welke apparatuur zit in welke auto, en wat heeft u aan een ieder verstrekt.