Wat zou er mooier zijn dan alle zendingen aan de software te geven waarna die na een paar minuten rekenen met een voorstel komt voor een aantal prima ritten. Helaas is de praktijk veelal anders: er komen ritten uit die een ervaren planner gelijk aan de kant schuift als ‘onuitvoerbaar'.  De reden hiervan is niet dat de software niet deugt: de software heeft te weinig informatie over randvoorwaarden. Alle kennis die de planner (vaak ongemerkt) heeft verzameld over de klanten, orders, chauffeurs, auto's en de situatie op de weg, zitten niet automatisch in de software. Er moet een project gestart worden om de belangrijkste kenmerken in de software op te nemen. Denk hierbij aan:

• Snelheden per trekker;
• Kosten per trekker (per kilometer, soms uitgebreider)
• Laadvermogen per trekker;
• Laad- en lostijden formules (6 minuten en 1.5 minuut per pallet bijvoorbeeld);
• Specifieke wensen per adres (kooiaap nodig, niet bereikbaar met oplegger bijvoorbeeld);
• Venstertijden per adres;
• Rijtijdenbesluit;
• Afsluitingen van binnensteden.

Hierboven zijn slechts enkele generieke parameters opgenomen. In de praktijk kunnen per situatie nog vele andere parameters van belang zijn.