1: Wat kost het invoeren van een TMS-pakket? Wat men bedoelt is: wat kost het aanschaffen. Reken bij een simpel pakket op 20 mille, en 10 mille voor een server. Tot 50 auto's kunt u daar een eind mee komen. Voor grotere pakketten is een richtlijn 400 euro per trekker. Dus met 200 auto's bent u  80 mille kwijt.  Let wel, u heeft dan een redelijk complete basisversie van de software. Hardware gaat altijd apart en kunt u bij Windows installaties op een kwart van de aanschafprijs baseren (inclusief Windows) met een minimum van 10 mille.

 

 2: Is er een automatische planning? De marktleiders in automatische planning (PTV en Ortec) hebben faciliteiten om een redelijk goed voorstel te doen. Een aantal leveranciers heeft het kaartmateriaal van een van de twee leveranciers ingebouwd, vaak met wat meerkosten. Maar dat is nog geen automatische planning. Dat moet u meestal apart bestellen en kost dan 10 tot 30 mille, exclusief training etcetera.

 

 3: Is het voldoende om orders te registeren, tariferen en te factureren?

Die vraag is niet eenvoudig te beantwoorden. Uw gehele bedrijf moet sneller, slimmer en foutlozer werken met een TMS. U moet zich wat aan het TMS aanpassen en het TMS moet geconfigureerd worden naar uw wensen. Veel pakketten gaan uit van het vastleggen van orders, tariferen, op een rit zetten en factureren. Een aantal pakketten gaat echter verder met modules voor planning, kosten/baten berekening, inzetten van charters, materiaal beheer etcetera. Mits goed gebruikt kunt u daar veel rendement mee halen.

 

 4: Voldoet een oud-chauffeur als planner?

Dat is niet zomaar te beantwoorden. In principe wel, maar de planner - ongeacht zijn vorige werk - moet in staat zijn het proces te overzien. Alleen reageren is niet voldoende, dat kost u rendement. Pro-actief werken is in de huidige hectiek noodzakelijk en dat stelt eisen aan het functioneringsniveau van uw medewerkers. Heeft u een goed TMS, dan is het noodzakelijk dat uw medewerker daar ook alles kan en wil uithalen. Het is een hulpmiddel waar een goede planner niet zonder kan.

 

 5: Moet ik mijn boordcomputer koppelen met mijn TMS?

Liefst wel, maar dan ook goed: ritten doorsturen, tijden van activiteiten terugverwerken in uw TMS, zendingen in de rit die niet meer te realiseren zijn door vertraging tonen etcetera. Toch zijn veel organisaties hier niet aan toe: het niveau van de planners is te beperkt, leveranciers hebben geen koppeling of de organisatie ziet er geen brood in.

 

 6: Moet ik mijn zendingen ook op internet zetten?

Liefst wel. Steeds meer opdrachtgevers willen op internet kunnen volgen wat u voor hen doet, hoe laat iets afgeleverd is en een scan van de vrachtbrief. Over 10 jaar zal dit gemeengoed zijn. Als u het dan nog niet voor elkaar heeft zult u zeker klanten verliezen.

 

 7: Moet ik management informatie genereren met mijn TMS?

Als u voldoende informatie in uw TMS heeft, ja. Vaak is er te weinig informatie in een TMS aanwezig. Noodzakelijk zijn de complete ritten met kilometers stoptijden etcetera. Dan kunt u analyseren wat de werkelijke kosten en opbrengsten zijn van een rit. En dat zelfs specificeren naar adres of klant. Pas dan zult u zien dat uw verdiensten per klant heel veel verschillen.

 

 8: Moet ik een ICT-man in dienst hebben?

Niet perse. Vaak is het zelfs makkelijker om iemand voor het netwerkbeheer via een bedrijf in te huren: zij zorgen voor vervanging bij ziekte en voor opleidingen. Wel heeft u iemand nodig die ICT als taak heeft en zorgt dat het intern ‘werkt'. Voor de technische zaken kan hij/zij dan terugvallen op de ingehuurde systeembeheerder. Dit werkt trouwens net zo goed voor kleine als grote bedrijven.

 

 9: Hoeveel budget moet ik besteden aan ICT?

Dat hangt af wat u aan mensen en middelen heeft. Gemiddeld kost de ICT all-in zo'n 400 euro per werkplek per jaar en 100 euro per auto per jaar (bij een efficiënte bedrijfsvoering).  Heeft u echter boordcomputers, reken dan 500 euro per auto per jaar aan kosten!

 

 10: Hoe kan ik alle ontwikkelingen bijhouden?

Dat kan bijna niet. Het beste is als een van de medewerkers lol heeft in ICT en dit actief wil volgen. Het is steeds moeilijker nieuwe ontwikkelingen op waarde te schatten en op het juiste moment te investeren. Wat in ieder geval loont is medewerkers vertrouwd maken met de faciliteiten die u heeft en daar ook het maximale uit te halen. Een deel van uw opleidingsbudget moet u dus aan ICT besteden. Daar moet u ook al toe rekenen hoe medewerkers efficiënt met Excel of Outlook om moeten gaan! Een dagelijkse routine die soms wel een half uur per persoon per dag kan besparen, nog los van het plezier dat mensen krijgen als ze echt handig worden met software.