Overall geldt dat een goede voorbereiding en vooral voldoende tijd veel problemen en ook kosten zal besparen.

Bij de aanschafkosten komen nog de jaarlijkse kosten voor onderhoud en service. Deze bedragen een combinatie van een vast bedrag en een percentage van de aanschafwaarde. Dat percentage ligt tussen de 10 en 20 procent.

Vraag ook wat u hiervoor krijgt: kunt u onbeperkt de helpdesk bellen en op welke tijden? Zitten updates hier standaard in? Hoe vaak komen er updates? Heeft u extra support nodig bij updates?

Het feit dat leveranciers een onderhoudsbedrag vragen is niet verkeerd. In het verleden zijn er veel voorbeelden geweest van leveranciers die te lage onderhoudsbedragen vroegen en dus afhankelijk waren van nieuw verkochte software. Toen de markt inzakte waren deze leveranciers snel verdwenen en bleven de gebruikers achter met een niet-ondersteund pakket. Leg echter wel vooraf vast wat er met het systeem gebeurt als de leverancier er niet meer zou zijn.