Wat zijn de voordelen van het goed registreren van charters: 

•  Verplichtingen liggen gelijk vast. Bij ontvangst van de factuur is de controle een peuleschil.
• Het zoeken naar charters uit het verleden (op een vergelijkbaar traject) is eenvoudig mogelijk.
• De administratieve handelingen worden tot een minimum beperkt.
• Al in een vroeg stadium weet u uw verplichtingen (waarvan nog geen facturen binnen zijn), zodat u uw echte rendement kunt berekenen.
• De planning wordt bij een goede gang van zaken aanzienlijk ontlast.
• Het rendement is te berekenen voordat een kilometer gereden is.

Het ideale scenario zou zijn: u heeft een traject dat u uit wilt charteren. U roept in uw TMS charters op die vaker op dat traject gereden hebben: aantallen malen, prijzen en eventuele opmerkingen. U belt achtereenvolgens twee charters en maakt het traject rond met de tweede. De afgesproken prijs legt u gelijk vast.

Via de optie ‘charterfax' kunt u gelijk de opdracht vanuit uw TMS faxen of mailen. De prijs is direct vermeld, inclusief gewenste levertijd, openingstijden en opmerkingen. Nadat de charter de rit heeft uitgevoerd stuurt hij na verloop van tijd een factuur. Omdat de prijs is vastgelegd en overeenkomt met het gefactureerde bedrag gaat de factuur niet naar de planning terug maar wordt na de betalingstermijn direct door de financiële administratie betaald. Was de factuur niet overeenkomstig het vastgelegde bedrag dan was de factuur doorgestuurd naar de planning met het verzoek om een nieuwe factuur te vragen of het toegezegde bedrag te verhogen.

Voor vaste charters is het meestal mogelijk de inkoopafspraken vast te leggen in het TMS. Als een charter u op uurbasis factureert, kan het lonend zijn deze uit te rusten met een boordcomputer. U kunt dan het reilen en zeilen op afstand volgen en u heeft aanzienlijke garantie op een eerlijke factuur.