Factureren is een aparte stap binnen het TMS. Feitelijk gaat er nog een stap aan vooraf: het afmelden en accorderen van de rit. De planning verklaart hiermee dat:

• De rit is afgerond
• Geen extra kosten meer te verwachten zijn
• De papieren retour ontvangen zijn

De facturatie heeft veelal als taak de ritten administratief te controleren, af te drukken en het geld te incasseren. Zorg als eerste stap dat de controle gemakkelijk gedaan kan worden:

• Zijn de aantallen correct?
• Zijn de adressen correct?
• Is de uitvoer correct?
• Zijn alle extra kosten verwerkt?

Zo ja, dan kan feitelijk de echte factuur afgedrukt worden. Hou er rekening mee dat niet iedere klant dezelfde factuur wil:

• Grotere klanten willen vaak een factuur met voorblad en specificatie, soms ook digitaal.
• Zorg voor een goede specificatie met vermelding van alle relevante referenties en trajectvermeldingen.
• Hou rekening met buitenlandse opdrachtgevers en de BTW.
• Indien u voor meerdere afdelingen factureert is het wellicht wenselijk aparte factuurreeksen te gebruiken.
• Sommige opdrachtgevers willen een specifieke onderverdeling hebben naar hun eigen afdeling, land of ander aspect.

Layout van de factuur

Een toenemend aantal pakketten maakt voor de layout gebruik van een definitie. Hiermee kunt u zelf de layout definiëren, zonder dat er veel extra programmeerwerk voor nodig is. Zo kunt u snel uw eigen layout aanpassen.

Een nieuwe ontwikkeling daarbij is dat met kleurenprinters geen briefpapier meer nodig is: alles wordt direct meegeprint. Dit scheelt fouten en een stop bij plotseling tekort aan briefpapier! Natuurlijk moet u nog wel toner voor de printers bestellen, maar dat is vaak sneller voorhanden. Een voorbeeld hiervan zijn Crystal Report-rapporten die door het TMS gevuld worden met facturatiedata.

Het is aan te bevelen om een digitaal archief op te bouwen van uw facturen. U kunt bijvoorbeeld een achief opbouwen met een PDF-versie van uw factuur. Dit is gemakkelijk als uw klant vraagt een factuur na te sturen.

Nog beter is het een digitaal archief te ontwikkelen voor al uw documenten en de factuur daarin op te nemen. De structuur is dan nog verder verbeterd. Soms is het wenselijk de factuur als XML-export op te slaan. Hiermee heeft u een universele file die andere software verder kan verwerken.

Tenslotte is het verstandig na te gaan of het TMS de facturen ook als digitaal EDI-bericht kan aanleveren. In toenemende mate gaan facturen digitaal verzonden worden. Vanwege de juridische aspecten (rechtsgeldigheid) staat dit in ons land nog in de kinderschoenen, maar grotere organisaties zijn hier al klaar voor.

Niet alle TMS hebben een eigen financieel systeem. In dat geval - of als een gebruiker al een eigen financieel pakket heeft - wordt er een export verstuurd naar een financieel pakket. Voorbeelden daarvan zijn Exact, AccountView en Grote Beer. Controleer of zo'n interface bestaat en wat u daarvoor nog moet doen. Het gemakkelijk en goed overdragen van de facturatiegegevens naar een financieel pakket is belangrijk. Controleer vooraf ook of u kunt werken met meerdere bedrijven, BTW-codes en grootboekrekeningen. Dit voorkomt lastige integratietrajecten achteraf.

Het belang van facturatie is groot: u ontvangt er uw geld mee. Een stroomlijning in de facturatie voorkomt fouten en zorgt ervoor dat u uw geld sneller ontvangt. Tegelijkertijd is het een vangnet voor zaken die in de eerdere stappen ‘erdoorheen geglipt' zijn.