Het vooraf berekenen van een tarief is belangrijk omdat het dan direct in de ritcalculatie meegenomen kan worden als opbrengsten. U ziet dan meteen wat een rit oplevert, terwijl bij het uitcharteren zichtbaar wordt wat uw marge is. En bij het invoeren en inplannen van een spoedopdracht krijgt u inzicht wat u extra nodig heeft om de opdracht rendabel uit te voeren.

Er is geen universeel recept voor een goede tarievenmodule. Vaak zijn er veel compromissen verwerkt om wensen van eerdere klanten te verwerken. Neem enkele realistische tarieven en laat de leverancier dit invoeren. U moet dan op de volgende zaken letten:

• Kan het tarief gemakkelijk ingevoerd worden?
• Zou u dit met enige training zelf kunnen doen?
• Is de structuur duidelijk, zijn fouten te voorkomen?
• Zijn alle variaties van tarieven mogelijk?
• Is het veel werk? Straks moet u vele andere tarieven invoeren en dit moet geen maanden tijd kosten.
• Kunt u gemakkelijk de tarieven aan het eind van het jaar verhogen?
• Kunt u gemakkelijk een afdruk maken om de tariefstaffel mee te geven aan uw opdrachtgever?

Een bijzonder aspect binnen de tarievenmodule zijn de aanvullende tarieven:

• Diesel Olie Toeslag (DOT). De mooiste oplossing is werken met een DOT-tabel. Dit is feitelijk de staffel die u met uw opdrachtgever afspreekt. Door per periode aan te geven welke trede u uit de staffel berekent en dit automatisch op basis van de laad- of losdatum te laten berekenen, kunt u snel de DOT verwerken. Vaak zijn er meerdere DOT-tabellen en deze moeten in de tarievenmodule in te voeren zijn. Door centraal de tredes per periode in te voeren kunt u deze toeslagen gemakkelijk en automatisch verwerken.
   
• MAUT. Maut of tol zijn soms percentages over de totale afstand en soms specifiek berekend over de trajecten waarover u MAUT betaalt. Een koppeling met een externe bron is dan nodig. Controleer of dit voor u van toepassing is.
   
• Extra kosten. Soms mag u extra kosten doorbelasten. Dit moet makkelijk en duidelijk mogelijk zijn. De klant moet dit gespecificeerd op de factuur terugvinden. De planners moeten snel kunnen zien of het al ingegeven is. En het moet meetellen in de kosten/batenstaat van de rit. Het makkelijk kunnen verwerken van extra kosten is van groot belang. Zijn er zaken uit de rit van toepassing, dan is het vaak wenselijk om gegevens uit de boordcomputer direct toe te voegen aan de extra kosten. Vraag hiernaar, als dit gewenst is! Ook kunnen extra kosten uit een staffel of tarieftabel komen.

Inkooptarieven

Het inzetten van een losse (eenmalige) charter wordt vaak gedaan op basis van een afgesproken prijs. Kilometercharters of andere regelmatige charters worden veelal ingezet op basis van afspraken. Meestal zijn kilometers en tijd een factor. Maar ook postcode/gewicht/palletverdelingen komen voor. Controleer of dit voor u van toepassing is en doe eenzelfde test als bij de verkooptarieven.