•   Kunt u alle gewenste gegevens kwijt? Denk onder andere aan:
• • Opdrachtgever
  • Debiteur
  • Referentie(s) op factuur
  • Referenties voor de chauffeur bij laden en lossen
  • Opdrachtgever/contactpersoon
  • Opmerking/instructie
  • Aantallen eenheden, aantallen ladingdragers (pallets), type pallets, gewicht, volume
  • Goederensoorten
  • Meerdere laad- en los adressen
  • Venstertijden voor laden en lossen
  • Financiële status (bijvoorbeeld niet factureren)
  • Uitvoerende vestiging
  • Eventuele voorwaarden (denk aan ADR auto's, laadklep, kooiaap) etc.
  • Afgesproken tarieven
• Kunt u met meerdere mensen orders invoeren?
• Kunt u snel orders invoeren (zonder allerlei schermen door te moeten)?
• Zijn er invoercontroles?
• Zijn er stam/basisorders zodat u vaak voorkomende orders kunt kopiëren?
• Kunt u snel orders terugvinden op welk kenmerk dan ook?

Een TMS moet orders uniek en oplopend nummeren, zodat u zelf op nummers kunt traceren. Orders zijn in principe niet te verwijderen, wel te annuleren. Op deze manier kunt u altijd zien welke orders actueel zijn geweest en kunt u teruggrijpen bij fouten.

Alle gegevens die regelmatig terugkomen, dienen bij voorkeur uit een stambestand te komen zodat ze niet steeds opnieuw ingevoerd hoeven te worden. Bovendien voorkomt het fouten. Voorbeelden van gegevens in stambestanden zijn:

• Adresgegevens van opdrachtgevers
• Ladingdragers
• Indien u met meerdere vestigingen werkt, is het verstandig een order-vestiging te koppelen in een stambestand.

In moderne TMS kunt u vrij gemakkelijk de invoervelden naar eigen inzicht organiseren. Ook de volgorde waarin u er doorheen loopt, is vaak zelf in te stellen. Dat geldt natuurlijk ook voor de planning.

Daarnaast is het soms wenselijk velden toe te voegen die specifiek voor uw bedrijf zijn. Beperk dit zoveel mogelijk (maatwerk), maar soms is dit absoluut noodzakelijk. Denk er aan dat ieder veld ook steeds gevuld moet worden en dus ook overlast kan veroorzaken.