Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in Logistiek op 14 november 2008.

De goedkoopste in arbeidskosten zal het veilingbedrijf nooit worden, gezien de grote hoeveelheid handmatig werk. Maar met elkaar beschouwen de afdelingshoofden en de HR-organisatie het wel als hun dure plicht om op dit gebied de hoogste kwaliteit te leveren. “We zijn dat verplicht aan onze leden. Zij geven ons het vertrouwen dat we hun producten zo optimaal mogelijk verhandelen.”

In de logistieke afdeling werken meer dan duizend mensen. Edwin Wenink is manager supply chain development. “We hebben elke dag in een paar uur tijd veel transportbewegingen uit te voeren”, zegt hij tegen de dertig deelnemers aan deze Logistiek Insight.
 

Lastig invullen

Eén van de complicerende factoren bij het werven van nieuwe medewerkers is het gegeven dat niet iedereen gecharmeerd is van een aanvangstijd om 06:00 uur. De omgeving van Aalsmeer biedt voor werkzoekenden een keur aan werkgevers, die een vergelijkbaar type werk aanbieden. Binnen de groep verdelers zijn de laatste tijd zo’n zestig lastig in te vullen vacatures. Zowel nieuwkomers als de huidige medewerkers hebben behoefte aan contracten met een redelijke urenomvang. Mensen willen zekerheid dat ze kunnen werken, maar toch maximaal aangepast aan hun persoonlijke omstandigheden. Voor die uitdaging stond, kort gezegd, de logistieke organisatie van FloraHolland.
 

Jerry Kuper is teamleider van het zogenaamde Flexpunt. Bij hem kunnen de afdelingshoofden hun ‘overschot’ aan mensen met een flexibel contract indienen. Bij hem kunnen ze uit deze groep extra capaciteit inhuren voor de momenten waarop dat nodig is, want Kuper heeft daarnaast ook zelf een flexpool van veertig mensen onder zich. Hij legt uit waarom deze constructie is bedacht. “We hebben de focus verschoven van proces naar mens. Uitgangspunt is dat mensen zelf de sleutel tot verandering zijn en zelf moeten aangeven wat ze willen. Als je heel veel moet werken met individuele roosters, dan gaat dat ten koste van de flexibiliteit. Aan de ene kant krijg je dan veel onbenutte leegloopuren. Aan de andere kant moet je veel meer- en overuren toestaan. De uitdaging is om zo goed mogelijk aan te sluiten bij het werkaanbod per dag.”
 

Leegloop melden

Aan de hand van een grafiek brengt Kuper de problematiek in beeld. Afwijkingen in de prognose van het aantal te verwerken karren zijn relatief gezien laag, maar zorgen op jaarbasis toch voor een enorme hoeveelheid meer of minder uren. Ook de dagen in de week wijken qua werkaanbod onderling af.

Samen met de HR-organisatie werkt Kuper een nieuwe strategie voor de bezetting. Er zijn drie type medewerkers benoemd: mensen met een vast contract, die binnen een afdeling flexibele werktijden kennen; mensen met ook met een vast contract, maar die op diverse afdelingen inzetbaar zijn en mensen zonder vast contract, waaronder uitzendkrachten waarvan de totale logistieke afdeling dagelijks zo’n 150 tot 200 kan plaatsen.

 

Het Flexpunt van Kuper kreeg in de nieuwe opzet de taak om centraal voor alle afdelingen de flexibele arbeidsinzet te coördineren. Dat betekent dat een afdeling ‘rolcontainers’ of een afdeling ‘distributie planten’ de te verwachten leegloop meldt bij het Flexpunt. Wie mensen nodig heeft, klopt ook aan bij het Flexpunt. Wekelijks is er een planningsoverleg met alle hoofden van de afdeling. Voordeel voor hen is dat ze niet meer zelf op zoek moeten naar de benodigde menskracht. Het verdelen van de beschikbare mensen is zo een gezamenlijke verantwoordelijkheid geworden.
 

Langer werken

Capaciteitsmanagement is binnen FloraHolland – groep logistiek – tot een ambitieus project verheven. Wenink schetst de veranderende omgeving van de veiling, waarbij transacties steeds meer op klantenwens verlopen en de druk om meer efficiency alsmaar toeneemt.

Bert Vollebergh was vanuit de HR-organisatie betrokken bij uitwerking van de plannen om de veranderingen in goede banen te leiden. “Flexpoolwerkers mogen normaal gesproken maximaal 22,5 uur maken. In overleg met de ondernemingsraad kunnen we nu 32 uur aanbieden. Zo maken we meer capaciteit beschikbaar.”

 

Het project zit nu in een ‘just-do-it’ fase. Gewoon maar beginnen en kijken welke vervolg- stappen mogelijk zijn. Op termijn zou het project omgezet moeten worden in een definitieve regeling. Naar verwachting kunnen dan tussen de 100 en 150 medewerkers een enigszins bijzondere plek binnen de organisatie vinden, die voor beide partijen interessant is.

 

Edwin Wenink: "We hebben elke dag in een paar uur tijd veel transportbewegingen uit te voeren"

Bert Vollebergh: "Flexpoolwerkers mogen normaal gesproken maximaal 22,5 uur maken. In overleg met de ondernemingsraad zijn we nu wel in staat om 32 uur aan te bieden"

Jerry Kuper: "We hebben de focus verschoven van proces naar mens. De uitdaging is om zo goed mogelijk aan te sluiten bij het werkaanbod per dag"