1. Procesanalyse:

    - hoe werkt u (orders verzamelen, plannen, typen auto's etc)

    - hoe zien uw tarieven er uit?

    - hoe zien uw facturen eruit?

    - welke voorwaarden zijn er in uw type transport?

    - welke mensen doen welke stappen?

2. Installatie software (TMS zelf)

3. Inrichten software op basis van de procesanalyse

4. Testen van het systeem

5. Vullen basistabellen

6. Instructie van medewerkers

7. Systeembeheerder trainen voor basisonderhoud

4.3.1  Procesanalyse

De procesanalyse klinkt ingewikkeld, maar een goede consultant kan in 2 à 3 dagen de belangrijkste stappen uit uw proces in kaart brengen. Als u groter bent of een complexere operatie heeft, dan kost dit logischerwijze meer tijd.

Soms kan het noodzakelijk zijn uw proces deels aan te passen aan de methodiek zoals die in het TMS zit. Overweeg dit zeker! Ga niet het TMS volledig naar uw hand zetten, dat worden vaak rampscenario's. De ontwikkelaars van het TMS hebben een bepaalde werkwijze in gedachten gehad en als deze niet overeenstemt met de uwe moet u de software niet aanschaffen.

De consultant documenteert de keuzes en weet feitelijk al welke inrichting hij gaat doen. Een belangrijke stap die u voorafgaand aan een demo van de software kunt zetten, is het aandragen van specifieke cases met een situatie die bij u enigszins complex is, maar wel regelmatig voorkomt. Door zo'n case te implementeren kunt u verschillende pakketten gemakkelijk vergelijken op basis van een u bekende situatie. Ook ziet u direct in hoeverre de software in staat is uw cases op te volgen en hoe de leverancier in staat is zich in uw situatie in te leven. Belangrijke testen waarbij in de praktijk vaak snel enkele leveranciers door het ijs zakken!

4.3.2  Installatie

De installatie is het op de server plaatsen van de software. Een leverancier die hiervoor meer dan één dag nodig heeft, is niet capabel. Een extreem complex pakket als MS Office installeert u in 20 minuten. Een goede leverancier kopieert een standaard installatie in een uur op de servers. Daarna kunnen zaken gecheckt worden.

4.3.3  Inrichten software

Vaak begint u na de installatie met het inrichten van de software. Denk aan het op de goede plek zetten van velden in een orderscherm of planbord, het aanmaken van basistabellen en het instellen van factuurlayout.

Een goede consultant stelt een niet te complex systeem in 2 à 3 dagen in. Daarna moet u er zelf mee gaan testen. Vaak komen hier nog aanvullende punten naar voren.

Besteed uw tijd aan de basis van het systeem. U en de consultant zullen alle energie nodig hebben het systeem in de basis al goed te krijgen. Beperk u hierbij tot het implementeren van versie ‘1.0'. Tegelijkertijd allerlei extraatjes erbij zetten vertraagt de implementatie en geeft een aanzienlijke kans op fouten. Schrijf dit soort punten op voor versie ‘2.0'. Dit vergt enige zelfbeheersing, maar is een zeer belangrijke voorwaarde voor een goede implementatie!

4.3.4  Testen

Op enig moment zult u het TMS van A tot Z moeten testen: orders invoeren, plannen, afmelden en factureren, en dat voor een aantal relevante situaties. Vaak zult u meerdere testen doen. Doe dit serieus want hoe langer fouten in het systeem zitten, des te moeilijker ze zijn op te lossen.

4.3.4  Het TMS vullen

Op het moment dat u met uw TMS begint, wilt u dat alle auto's, chauffeurs, opleggers, tarieven en de belangrijkste klanten aanwezig zijn. Uw mensen zijn nog onwennig met de software, dus het steeds moeten toevoegen van middelen of klanten is niet wenselijk.

Soms kan een klantenbestand geïmporteerd worden, maar soms geeft dit ook problemen. Overweeg dan of u een handige student(e) inhuurt die enkele weken lang alle gegevens gestructureerd controleert en overneemt. Vaak wordt de omvang van dit werk onderschat. Eenmaal alles gecontroleerd en goed ingevoerd is dit heerlijk om mee te werken: alles klopt en is up-to-date.

4.3.5  Gebruikers trainen

U heeft een aantal mogelijkheden voor de trainingen:

• Train de trainer: uw systeembeheerder of projectleider wordt opgeleid en traint de medewerkers. Dit is kosteneffectief, maar vraagt veel van uw projectleider: hij moet volledig thuis zijn in het systeem en vooruit kunnen kijken wat uw mensen willen.
   
• Training bij de leverancier. Vaak is dit iets goedkoper, maar de medewerkers moeten uit huis. De cases zijn meestal niet op uw situatie voorbereid.
   
• Training in huis. Dit is de mooiste oplossing. De voorkeur is om steeds met twee mensen op een rustige plaats in het bedrijf te trainen. Het is dan mogelijk de eigen situatie direct na te spelen. Ook is het mogelijk meerdere keren anderhalf uur te trainen. Uw mensen zijn dan maar kort van de werkplek af en na anderhalf uur zit meestal het geheugen van uw mensen wel vol. Door de training op te splitsen in drie of vier modules, gericht op het eigen werk, leren uw mensen het snelst. Door het in koppels te doen is er veel interactie en zal passief meekijken voorkomen worden.

Maak vooraf een plan wie gaat trainen en wanneer. Er zijn veel redenen om te weinig te trainen en zomaar te beginnen, maar dat is vragen om problemen. Kijk ook of het mogelijk is dat de trainer de eerste week van live gaan (deels) aanwezig kan zijn en de gebruikers kan helpen acute vragen te beantwoorden. Dit is voor de gebruikers vaak erg prettig en u bent in de kortste tijd live

4.3.6  Instructie van de systeembeheerder

Bij een TMS heeft u een systeembeheerder (of superuser) in het bedrijf nodig hebben die de uitzonderlijke taken doet. Denk aan het aanmaken van nieuwe gebruikers, instellingen van basisgegevens, backups en andere inrichtingen.

Bepaal vooraf wie dit is en hoe de kennis gedocumenteerd wordt. De systeembeheerder heeft vaak ook andere taken. Door dit vooraf goed te benoemen en vanaf het begin in te richten, voorkomt u veel problemen.

Zoek geen ICT-wizzkid. Zoek iemand die logisch kan denken, uw processen kent en communicatief is naar de gebruikers en de TMS-leverancier. Bij een goede implementatie heeft de systeembeheerder een deel van de week tijd nodig om de implementatie voor te bereiden en bij introductie te begeleiden. Een slimme man of vrouw kan met enkele dagen specifieke training al snel de basis van een TMS beheersen.