Daarnaast kan de aanschaf van een douanemanagement-software u enkele tienduizenden of honderdduizenden euro's kosten. Als u zoveel geld uitgeeft, wilt u wel graag zeker weten dat het systeem straks naar tevredenheid werkt.

In de praktijk gaan bedrijven gaan heel verschillend om met hun leverancierskeuze. De één gaat een paar weken na het instellen van de projectgroep al operationeel en de ander besteed uitgebreid tijd aan het samenstellen van alle wensen en eisen en maakt een goede long- en shortlist. Logistiek.nl raadt u minimaal de onderstaande stappen aan om te voorkomen dat u een verkeerde keuze maakt.

Stap 1: Stel een projectteam samen

Bij het kiezen van de best passende software moet de reeds aanwezige kennis over het douane proces optimaal benut worden. Laat de personen die op dit moment bezig zijn met het aangiftetraject daarom plaatsnemen in de projectgroep, en zorg dat ze ook voldoende tijd tot hun beschikking hebben voor het project. Zet de projectleden dedicated op het project. Denk ook aan alle administratieve processen rondom het project, maak hier FTE's voor vrij. Onderzoek ook of uw bedrijf genoeg kennis en ervaring heeft om zelf het selectie- en implementatietraject uit te voeren. Is dat niet het geval, roep dan de hulp van een gespecialiseerde adviseur in. Een verkeerd douanemanagement-systeem aanschaffen is duurder dan het inhuren van een adviseur.

Stap 2: Inventariseer de bestaande situatie  

Belangrijk is om eerst te inventariseren hoe op dit moment het aangifteproces verloopt. Wat zijn de knelpunten daarbij? Welke andere IT-systemen heeft u al in gebruik?

Stap 3: Maak een lijst met wensen en eisen

Als de bestaande situatie op een rij is gezet, is het zaak om de toekomstige, gewenste situatie in kaart te brengen. De bedoeling is om tot een document te komen dat u straks naar een groep geselecteerde leveranciers kunt toesturen met daarbij een vragenlijst die zij kunnen invullen.

De projectgroep dient sessies te organiseren met het management om in kaart te brengen waar u naar toe wilt met de organisatie en waarin de onderstaande vragen worden beantwoord.

• Wat verwacht u van een leverancier omtrent visie, hun bedrijfscontinuïteit, releasebeleid, bedrijfsomvang en aantal succesvolle implementaties?
• Wat zijn de doelstellingen omtrent de douane-afhandeling? Wilt u straks een douane-depot opzetten of gaat u in de toekomst voor een AEO-certificaat? Bedenk hierbij dat het invoeren van een douane systeem hét moment is om de processen te optimaliseren. Check of een leverancier hierin ondersteunt.
• In welke landen wilt u straks aangifte doen voor goederenvervoer onder douaneverband? Check uiteindelijk of de leveranciers deze ondersteunen. Ieder land heeft namelijk zijn eigen specifieke eisen voor het elektronisch doorgeven van aangiftes.
• Waarin moet het nieuwe douanesysteem straks faciliteren, moet er een bepaald veiligheidsniveau gegarandeerd worden? Check de beveilingsstatus van een systeem.
• Zijn er straks branchespecifieke wensen waar de softwareleverancier aan moet voldoen?
• Hoe moet de helpdesk ingericht zijn? Wilt u dat er adviseurs beschikbaar zijn om uw bedrijf te assisteren bij de veranderingstrajecten?
• Wat is het budget voor het de douanesoftware?
• Wat zijn de integratie-eisen met andere ERP- of WMS-systemen?
• Wat is de gewenste implementatiesnelheid?
• Wat zijn 'need-to-have's', wat zijn 'nice-to-have's'? Vermeld bij iedere eis en wens de prioriteit.

Deze wensen worden in deze fase in kaart gebracht en de antwoorden van leveranciers worden meegewogen bij het bepalen van de principekeuze. 

Stap 4: Maak een 'shortlist'

Kijk goed om u heen bij het maken van een shortlist. Kies niet voor de eerste partij die in uw vizier komt, kijk vooral verder. Met behulp van u opgeschreven wensen en eisen kunt u vervolgens de diverse marktpartijen terugbrengen naar een shortlist met de vijf meest geschikte pakketten. Om deze selectie te kunnen maken kunt u uw eisenpakket naar diverse leveranciers opsturen zodat die u meer duidelijkheid kunnen geven over de capaciteiten van hun product en organisatie.

Stap 5: Vraag een demonstratie en offerte aan

Nodig de leveranciers van de shortlist uit om een demonstratie en een offerte te doen. Stuur een uitnodiging met daarin een omschrijving van uw bedrijf, een omschrijving van uw huidige aangifteproces en het wensen en eisenpakket voor de nieuwe situatie mét een douanemanagement-systeem (zie stap 4). Vul dit aan met een vragenlijst die u voorafgaand aan de demosessie ingevuld wilt terug ontvangen.

Tip: vraag eerst de offerte op en organiseer vervolgens de demonstratiesessie. Zo kunt u leveranciers met een te hoge prijsopgave nog van uw shortlist schrappen. Dit zal niet altijd lukken omdat veel leveranciers erop staan om eerst een demonstratie te geven alvorens te offreren.

Let tijdens de sessies met de leveranciers op de volgende punten:

• Check in hoeverre de leverancier voldoet aan de criteria bepaald bij stap 4. Bekijk tijdens de demonstratie of het systeem daadwerkelijk voldoet aan uw wensen en laat u inlichten over de mogelijkheden. Vraag specifiek naar de ondersteuning en de bereikbaarheid van de helpdesk. 
• Vraag de leveranciers om referenties en benader deze naderhand ook daadwerkelijk en check de beweringen van de leveranciers.
• Let binnen de sessies op de ‘klik' tussen de leveranciers en de projectgroep. Toont een leverancier aan dat hij kennis van zaken heeft en dat hij zich inleeft in het probleem en goed kan communiceren met de projectgroep dan is dit een pré.

Stap 6: Contractonderhandelingen

Nu moet er een principebesluit vallen. De projectgroep vergelijkt de ontvangen offertes, evalueert de demonstratiesessies, kijkt verder naar alle belangrijke criteria en kiest een leverancier. Het is raadzaam om voorafgaand aan de contractonderhandelingen eerst de gekozen leverancier extra onder de loep te nemen, zodat het benodigde maatwerk helder wordt en een plan van aanpak kan worden geschreven.

Tijdens de contractonderhandeling moet de gekozen leverancier de nog openstaande vragen beantwoorden, over bijvoorbeeld garanties voor de continuïteit tijdens en na de implementatie. Als de handtekening gezet is, kan de implementatie beginnen.