Daarom dient uw onderneming óf uw expediteur aangifte in het Sagitta systeem te doen voor al deze goederen. Ongeacht of u de goederen alleen uitvoert, invoert of ook doorvoert onder douaneverband. De wijze van aangifte verschilt wel naar gelang de bestemming van de goederen, ook kan er na aangifte door de douane verzocht worden om aanvullende informatie of een fysieke controle plaatsvinden. Pas als de belastingdienst toestemming geeft tot wegvoering dan worden de goederen vrijgegeven voor het handelsverkeer.

Bedrijven die goederen uitvoeren die moeten dit sinds juni 2007 ook doorgeven aan het ECS, het zogenaamde export control system. Op dit moment doen veel bedrijven achteraf aangifte aan de douane voor de goederen die ze hebben uitgevoerd, en archiveren ze daarvoor de exportfactuur in hun eigen administratie of slaan ze een zogenaamd Enig Document op in de administratie. Dit is vanaf 1 juli 2009 niet meer toegestaan. Dan zullen alle aangiftes ten uitvoer elektronisch moeten worden gedaan via het ECS. Alleen via deze elektronische aangifte kunt u vervolgens een Confirmation of Exit ontvangen, een bericht waarmee u kunt bewijzen dat uw goederen daadwerkelijk de EU hebben verlaten en u dus geen BTW verschuldigd bent. Indien u nog geen geautomatiseerd systeem gebruikt voor aangifte van de uitvoer, en nog via de factuurmanier werkt, kunt u dit niet bewijzen en kunnen er problemen ontstaan zoals een onverwachte BTW-aanslag of boete.

Een goed douanesysteem geeft uw medewerkers een gebruiksvriendelijk dashboard waarin de diverse meldingen kunnen worden afgelezen en verwerkt. Ook maakt het elektronische aangifte binnen het Sagitta-systeem mogelijk doordat het de complete en juiste Sagitta-codes bevat die worden gehanteerd door de douane. Eind 2008 gaat de douane het codeboek voor goederencode's vrijgeven, en moeten leveranciers hun software hierop aanpassen. Ronald Rodts, process manager van 4PL dienstverlener Meerendonk en verantwoordelijk voor de selectie van een nieuw douane systeem: Controleer of leveranciers klaar zijn om het statistiekboek, de goederencode's van de douane, in hun software te verwerken. Aan het eind van 2008 geeft de douane dit vrij, en niet alle leveranciers hebben er al een oplossing voor bedacht om de goederencodes in het systeem te verwerken."