artikel

Personeelsplanning Vervoersmanagement Noord-Nederland op orde

Distributie

Waar voorheen één planner bij Vervoersmanagement Noord-Nederland (VMNN) het werk niet aankon omdat de werkdruk te groot werd, doet nu één planner fluitend het werk. De planner heeft zelfs tijd over voor andere werkzaamheden naast de dagelijkse planning van 300 chauffeurs. Dit komt allemaal door het personeelsplanningssysteem van ORTEC, een bedrijf dat gespecialiseerd is in plannings- en optimalisatievraagstukken.

Personeelsplanning Vervoersmanagement Noord-Nederland op orde

– Tekst van leverancier –

Martin Vis, vestigingsmanager van VMNN Assen, zegt: “Voorheen werkten we met een zelfgebouwd roosterpakketje in Excel. Met als gevolg dat de planner alles moest bijhouden, niet alleen in Excel, maar tussen de oren. Dat doet ORTEC’s personeelsplanningsoplossing nu voor ons.” Het systeem tackelt bij VMNN heel wat planningsuitdagingen. “We hebben variabele diensten, we hebben veel parttimers en uitzendkrachten en nog een vaste groep chauffeurs. Kortom, het werd gewoon te ingewikkeld om dit manueel en uit het hoofd te doen.”

Voldoende uren

Naast verlichting van de werkdruk zorgt het systeem bij Vervoersmanagement Noord-Nederland ook voor beter overzicht en goede rapportages. “Met het systeem hebben we direct een betere bewaking en kunnen we zien of een chauffeur bijvoorbeeld voldoende uren heeft gemaakt in een maand tijd. Ook worden er minder fouten gemaakt en komt het eigenlijk niet meer voor dat er geen chauffeur is ingepland of twee chauffeurs, waar dat er een had moeten zijn.” Volgens Martin Vis werkt de stabilisering van het roosterproces en daarmee de rust op de planningsafdeling goed door in de hele organisatie. “Dat is niet meetbaar, maar je merkt het wel degelijk.”

Planning centraal

VMNN heeft dankzij het systeem al op verschillende zaken kunnen besparen. Zo kan de planner er andere werkzaamheden bij doen. Daarnaast is het een groot voordeel dat de planning veel centraler kan. Momenteel werkt alleen vestiging Assen nog met het systeem. Het is echter de bedoeling dat het wordt uitgerold. Het mooie is dan dat de planner direct kan ingrijpen. Stel, een chauffeur meldt zich ziek om 6 uur ’s ochtends, dan kan hij eerst zelf in het systeem kijken wie die chauffeur kan vervangen, zonder dat daarvoor de vestigingsleider uit bed gebeld hoeft te worden.”

De volgende stap is een koppeling met het salarisadministratiesysteem, waarbij er live data gestuurd moet worden, direct naar het agenda-pakket van de organisatie. “Zo zouden afspraken direct in de agenda gepland moeten kunnen worden. Hier werken we op het moment nog aan.” Martin Vis is erg te spreken over de samenwerking. “Ik ken ORTEC al jaren. Bij een ander taxibedrijf had ik het personeelsplanningssysteem al eens voorbij zien komen. Toen was het al een pakket, waarbij de uitgangspunten gewoon kloppen. Op het moment dat we dan ook op zoek gingen naar een pakket, hebben we niet getwijfeld, maar direct gekozen voor ORTEC. Voor zover ik weet is dit het enige pakket dat zo nauw aansluit bij het taxibedrijf.

Drie tips van VMNN om de werkdruk te verlichten:  
1. Zorg voor een goed overzicht en een evenredige verdeling van taken onder personeel.
2. Een eerlijke planning is goud waard: is de planning niet objectief dan kan dat zorgen voor scheve ogen onder medewerkers: zeker wanneer het steeds dezelfde mensen zijn, van wie verlofaanvragen direct worden goed gekeurd.
3. Rust in de tent? Zorg voor rust op de planningsafdeling. Bij VMNN werkt het zichtbaar door in de hele organisatie.

Resultaten

Met de nieuwe planningsoplossing is de planning van het personenvervoerbedrijf stabieler geworden.
Andere resultaten zijn:
• Beter overzicht en goede rapportages
• Een eenvoudige planning
• Minder tijd kwijt aan plannen
• Verlichting werkdruk
• Rust op de planningsafdeling
• Minder fouten

Reageer op dit artikel