artikel

6.1 Overige aspecten en vervolgstappen bij de aanschaf van een boordcomputer

Distributie

Met de gegeven informatie heeft u een basis om een implementatie te starten. Toch zijn er altijd nog punten die naar voren kunnen komen.

6.1 Overige aspecten en vervolgstappen bij de aanschaf van een boordcomputer
Investeringshandleiding boordcomputers

We noemen er nog enkele, om vooraf over na te denken.

  • Kijk vooraf naar de betrouwbaarheid van uw leverancier. Een leverancier die een hoog verloop heeft van personeel kan moeilijk de laatste stappen van de techniek volgen: steeds nieuwe programmeurs geeft na enkele jaren een complex stuk software dat niet goed te onderhouden is.
     
  • Kijk of uw leverancier meerdere versies hard- en software heeft. Het mooiste is een zeer beperkt aantal versies hardware en 1 versie software. Software moet instelbaar zijn. Veel versies betekent feitelijk dat het voor uw leverancier niet goed onderhoudbaar is en veel tijd verloren gaat aan overhead;
     
  • Kijk naar de serviceprocedures van uw leverancier. Slechts zelden gaat een systeem precies om 10 uur ’s ochtends defect. Vaak is dat ’s avonds of in het weekend. Kunt u uw leverancier dan bereiken? Hoe complex is de hard- en software en wat kunnen uw eigen ICT-medewerkers dan zelf oplossen? 
     
  • Wat is het release-beleid van uw leverancier. Lift u mee met de innovaties die collega’s aanvragen? Hoe vaak is er een nieuwe release? Wat kost dat dan? Wie voert die update uit?
  • Is er een gebruikersvereniging en wat zijn de activiteiten? In een goede situatie krijgt u informatie over nieuwe mogelijkheden maar kunt u ook leren van uw collega’s door hun toepassingen te beluisteren.
     
  • Wat zijn de plannen voor de toekomst van uw leverancier? Welke gedachten spelen er en in hoeverre kunt u daar uw rendement mee doen? Door niet alles zelf te hoeven aandragen kunt u meeliften zonder alles zelf te trekken.
     
  • Is uw leverancier zelfstandig of een onderdeel van een groter geheel? Is uw leverancier financieel gezond en in staat om de komende jaren als een goede partner te blijven draaien?
     
  • Zijn uw medegebruikers gelijksoortige bedrijven of (qua activiteit of omvang) juist heel anders?
     
  • Werkt uw leverancier met standaard hardware van derden of hebben zij juist geïnvesteerd in eigen (kostbare) ontwikkeltrajecten? Zolang de volumes laag zijn werkt dit kostenverhogend en de drempel om nieuwe versies te ontwikkelen is hoog;
     
  • In hoeverre zijn er bij uw eigen merk truckleverancier ontwikkelingen die af-fabriek bij uw wensen aansluiten? Wat zijn de specifieke beperkingen die de meest gangbare typen auto’s in uw bedrijf met zich meebrengen?
     
  • Indien u veel met charters werkt zal dit een blinde vlek kunnen zijn: zij hebben geen (vaste) boordcomputer. Wat zijn de mogelijkheden met bijvoorbeeld bruikleen units of mobiele telefoons? Wat heeft uw leverancier voor charters ontwikkeld zodat uw planners een charter kunnen inzetten als een eigen auto?
     
  • Als u een update ontvangt, betekent dit dat u alle auto’s naar de thuisbasis moet terugroepen? Of kunt u de update ‘door de lucht’ naar de auto sturen? Zeker voor buitenlandse auto’s scheelt dit veel werk.
     
  • Kunt u de taal op de boordcomputer ook in andere talen laten zien? Dit is makkelijk voor niet-Nederlandse chauffeurs;
     
  • Heeft uw leverancier ook support in het buitenland?
     
  • Biedt uw leverancier keuze uit verschillende soorten navigatie?
     
  • Wat zijn de kosten van onderhoud (ook navigatie) per jaar en wat krijgt u daarvoor?
     
  • Hoeveel tijd moet u stoppen in het opleiden van een nieuwe chauffeur om met het systeem te werken? Heeft u hiervoor een standaard procedure?
     
  • Indien uw chauffeurs ook ander werk doen (bijvoorbeeld in de loods) kunnen zij dan deze tijd ook gemakkelijk via hetzelfde systeem registreren zodat u een sluitende loonadministratie heeft?
  • Hoe open is de software van uw leverancier? Kunt u bijvoorbeeld standaardrapporten naar eigen inzicht aan laten passen (door een slimme medewerker) om voor u specifieke gegevens boven tafel te halen of zelfs te koppelen met andere bronnen voor verdere analyse? In het slechtste geval moet u voor iedere stap een verzoek indienen bij de leverancier hetgeen kostbaar en tijdrovend is.
     
  • Welke houding heeft uw leverancier en ‘klikt’ het, zowel met de verkoper als met de projectleider bij uw leverancier? Moeizame samenwerkingen zijn een bron van veel problemen.
     
  • Tenslotte: na alle voorbereidingen, bent u enthousiast over de nieuwe mogelijkheden en ziet u kansen om uw kwaliteit en rendement te verbeteren of heeft u klamme handen gekregen? Zorg dat u uw kansen niet verspeelt. Zonder zicht op verbeteringen moet u de investeringen niet doen.
     
  • Zorg zelf voor voldoende aandacht en mankracht. De investering (vaak vele tonnen) in geld en tijd van uw medewerkers is te groot om zomaar even te nemen.
     
  • Denk ook aan uw chauffeurs. Een goede chauffeur kan op tien plaatsen met evenveel plezier werken. De aanvullende faciliteiten kunnen echter net de reden zijn dat hij kiest voor uw organisatie en de boordcomputer kan daarvan één zijn. Denk aan het contact met het thuisfront, navigatie of een goede urenverantwoording. Dat zijn zaken die zijn dagelijks leven bepalen.

 

Vervolgstappen.

Bedenk eerst wanneer u uw aanzet voor een projectplan gaat maken. Planning is belangrijk, zeker rondom lastige periodes als einde-jaar en vakanties. Een goede voorbereiding is het halve werk.

Reageer op dit artikel