artikel

Stappen in de implementatie

Distributie Premium

Stel dat u de software en de bijbehorende leverancier gekozen heeft. Dan bent u pas halverwege, het echte werk gaat nu beginnen.

Hou er rekening mee dat u uw planning van hoogwaardig gereedschap gaat voorzien. Bereid alles goed voor, en reserveer tijd. Zorg ervoor dat uw mensen niet met een half oog hun lopende werk in de gaten moeten houden: maak ze op de goede momenten vrij om alle aandacht te kunnen geven aan het implementeren. Alleen dan zal het resultaat goed zijn.

 

Stap 1: levering

Na ondertekening van het contract gaat de leverancier leveren. Zorg dat u goede afspraken maakt over data: wanneer wordt wat geleverd. Zorg ook dat u afspraken maakt over downtime: uw operatie mag niet te veel gehinderd worden omdat de leverancier bijvoorbeeld overdag uw TMS plat gooit.

 

Stap 2: configuratie

Als de leverancier door de basis installatie heen is gegaan zullen een aantal parameters goed moeten worden gezet. Spreek vooraf af welke gegevens uw leverancier nodig heeft en wanneer. U moet er dan voor zorgen dat de gegevens volledig en tijdig aangeleverd worden. Controleer dit vooraf! Vele correcties later maken de configuratie tijdrovend en soms zelfs foutief.

 

In de laatste stappen van de configuratie is het soms nodig dat de planning relevante details levert. Spreek dit goed af met de leverancier. Zorg ook dat u zelf periodiek contact houdt en kijkt of alles naar redelijkheid wordt ingericht conform uw wensen.

 

Stap 3: koppelingen

Dit is een optionele stap. Als uw planpakket gekoppeld wordt aan bijvoorbeeld een TMS, test dan vooraf alles goed uit: gaat alle informatie goed heen en weer. Controleer met name op bijzondere situaties. Vaak is de test gebaseerd op de standaard operatie. Ook bijzondere situaties moeten goed doorkomen. Hou rekening met enkele bijzonderheden en enkele verbeterslagen.

 

Stap 4: instructie en training

Het is nu tijd dat uw planners leren werken met de software. Maak hiervoor een goede planning en zorg dat u ondersteuning heeft als uw planners aan het trainen zijn. Maak het ook duidelijk aan uw medewerkers en geef vooraf nog eens aan hoe belangrijk het is. Goed gereedschap voor de helft gebruiken is eveneens een verspilling.

 

Zorg na de instructie dat uw mensen het ook daadwerkelijk gaan gebruiken. Dat is een drempel: meestal gaat de planning weer gauw verder zoals ze normaal werkten: ‘dat gaat sneller en is zonder problemen’. Rust een aandacht en zo mogelijk de leverancier op de achtergrond beschikbaar voor vragen is hier erg belangrijk.

 

Stap 5: nazorg

Na enige tijd worden uw planners comfortabel met de software. Besteed tijd aan een korte evaluatie:

  • Loopt alles zoals vooraf gedacht?
  • Welke zaken zijn nog niet afgerond?
  • Kan iedereen de software goed gebruiken?
  • Zijn er gevolgen die vooraf niet bedacht waren?
  • Zijn er nieuwe inzichten of wensen ontstaan?

 

Verzamel alle punten en overleg eventueel met uw leverancier. Vaak is wenselijk de trainers nog 1 of 2 keer terug te laten komen om ter plaatse nog de laatste vragen te beantwoorden. Vanzelfsprekend is het ook een mogelijkheid om dit online te doen als het maar kleine puntjes betreft.

 

Stap 6: evaluatie

Neem de tijd voor uzelf om te kijken of de vooraf opgestelde doelstellingen ook daadwerkelijk gerealiseerd zijn. Hoewel veel bedrijven al lang blij zijn dat het project zonder te veel kleerscheuren is afgrond is dit niet genoeg. U moet zeker weten dat de investering ook daadwerkelijk rendement op gaat leveren.

Reageer op dit artikel