artikel

Het selecteren van een planpakket

Distributie Premium

Het is onmogelijk een lijstje te maken met typen bedrijven en de planpakketten die hierbij het best presteren. Er zijn veel voorwaarden, waaronder: De omvang van het bedrijf; De hoeveelheid randvoorwaarden bij het transport (tijdvensters, ADR, kooiapen etc); Het samenwerken met partners, charters etcetera; De mate van gewenste ondersteuning; De gewenste integratie met het huidige […]

Het is onmogelijk een lijstje te maken met typen bedrijven en de planpakketten die hierbij het best presteren. Er zijn veel voorwaarden, waaronder:

  • De omvang van het bedrijf;
  • De hoeveelheid randvoorwaarden bij het transport (tijdvensters, ADR, kooiapen etc);
  • Het samenwerken met partners, charters etcetera;
  • De mate van gewenste ondersteuning;
  • De gewenste integratie met het huidige TMS;
  • Het kennisniveau van de planners en de organisatie;
  • Het beschikbare budget.

 

De twee uitersten zijn het aanschaffen van een standaardversie voor 1 werkplek en hiermee beginnen (de basis) tot het uitwerken van een programma van eisen en hoge mate van ondersteuning voor een complexe situatie en meerdere planlocaties (uitgebreid).

 

In de volgende paragrafen wordt een voorbeeld gegeven van een gedegen selectieproject. Vanzelfsprekend kunt u hier naar believen van afwijken.

 

Stap 0: stel een projectteam samen

Hoewel het heel gewoon lijkt moet u vooraf een team samenstellen. Doe dit serieus: kom bij elkaar, vertel welke doelstellingen u heeft en stel het team daar in zijn geheel voor verantwoordelijk. Vanzelfsprekend zitten er 1 of 2 goede planners in het team, maar maak het breder: ook degenen die orders registreren krijgen met het planpakket te maken. Zorg dat u voldoende scherpte hebt in het team: een keuze voor een ritplanningspakket is intensief en een verkeerde investering (met het nodige tijdverlies) kunt u zich waarschijnlijk maar moeilijk veroorloven.

 


Stap 1: eisen en wensen

U investeert niet voor niets in planningssoftware. U heeft bepaalde doelstellingen: meer efficiency, een betere ondersteuning van de planning, minder foutvrachten etcera. Leg vooraf uw wensen en eisen vast. Beschrijf wat u wilt bereiken en benoem de gewenste resultaten in harde cijfers: procenten, euro’s. Dit is nodig om later te valideren of uw doelstellingen realistisch zijn en opwegen tegen de investeringen.

 

Overleg uw eisen en wensen met de planning, maar ook customer service en de mensen die regelmatig uw klantcontact onderhouden. Direct of indirect krijgt iedereen in uw organisatie te maken met het invoeren van een ritplanningssysteem.

 

Stap 2: verkenning

Maak een lijst met leveranciers die u mogelijk van toepassing acht (de long-list). Zie ook appendix 1 waarin de meest voorkomende leveranciers genoemd zijn.

 

Praat ook over uw ideeën met uw bestaande leveranciers van uw TMS, WMS of boordcomputer. Vaak leveren zij ook delen van de software of hebben specifieke samenwerkingen. Het aanhoren van hun adviezen zal u helpen het beeld scherper te krijgen.

 

Stap 3: maak een business case

Als u een leverancier uitnodigt krijgt u een demonstratie met prachtige voorbeelden waarbij de software schitterende routes maakt met een onvoorstelbare rendementsverbetering. Draai dit om: zet in Excel de orders die u op een lastige dag moet plannen. Vermeld zeker ook kenmerken zoals venstertijden en aanvullende eisen. Vermeld op een ander tabblad de trekkers. Besef ook goed waarom deze planning onder normale situaties lastig is: te veel werk, te veel tijdvensters, andere conflicten.

 

Deze business case is het uitgangspunt voor demonstraties. Door te kijken naar een demonstratie met uw data weet u ook zeker dat u uw  planprobleem gaat bekijken. U weet immers als geen ander waar de problemen in de planning zitten, en waar uw planners normaliter tegenaan lopen.

 

Vermeld ook uw wensen: wilt u maut-tarieven meegenomen hebben? Heeft u adressen met extra laad- of lostijd? Zijn er adressen waar u met bepaald materiaal niet kunt of mag komen? Is de administratieve verwerking te lang? Noteer dit vooraf, net als uw ideeën om dit op te lossen.

 

Stap 4: doe onderzoek en maak een shortlist

Het is niet realistisch meer dan 5 leveranciers tegelijkertijd te beoordelen.  Selecteer vooraf enkele leveranciers op gegevens die u ter beschikking staan of laat u hierbij ondersteunen. Ideaal is 2 of 3 leveranciers.

 

Stap 5: nodig de leveranciers uit

Nodig de geselecteerde leveranciers uit en doe dit bij voorkeur dicht bij elkaar. Bijvoorbeeld een in de ochtend en een in de middag. U heeft dan alle gedachten nog helder. Ook bij het kijken naar de software zult u op ideeën komen die u in uw pakket van wensen en eisen wilt opnemen.  Het selecteren van software is een traject van voortschrijdend inzicht.

 

Bel vooraf met de leveranciers en geef hen ook op tijd de business case. Bespreek wat u graag wilt zien en welke problemen u wilt oplossen. Een goede leverancier gaat hierop in en kan ook de goede voorbereidingen treffen.

 

Stap 6: demonstratie

Zorg dat u de demonstratie krijgt op uw locatie. Zorg ook dat er 3-4 relevante betrokkenen bij zijn, in ieder geval 1 of 2 planners. Geef hen vooraf goed aan wat u wilt bereiken. Sommige planners willen alleen het oude en zijn niet geschikt om verder te denken, laat staan een demonstratie bij te wonen.

 

Tijdens de demonstratie moet u uw case bespreken. Deze cijfers kent u. De ritten die eruit komen moeten u bekend voorkomen. Praktische vragen over de software kunt u het beste koppelen aan de praktijk die u elke dag meemaakt.

 

Tijdens de demonstraties zoals beschreven gebeuren er drie dingen:

  • U krijgt meer inzichten door de punten die de leveranciers noemen;
  • U krijgt inzicht hoe de leverancier zich op uw case heeft voorbereid: flexabiliteit, inzicht, contact etcetera;
  • U krijgt inzicht in de werking van de software.

 

Na de demonstraties gaat u bij elkaar zitten en vraagt u aan alle betrokkenen hun mening:

  • Hoe presteerde iedere leverancier?
  • Was er een ‘klik’?
  • In welke mate zullen de vooraf bepaalde doelstellingen behaald worden met deze software?
  • Is de demonstratie voldoende geweest?

 

Als er een duidelijke winnaar naar voren komt kunt na ongeveer 2 weken een nieuwe afspraak prikken. Hierbij is alles bezonken en kunt u de dingen die u zijn opgevallen bespreken. Betrek ook de belangrijkste leden van het team bij.

 

Heeft nog geen keuze kunnen maken, bedenk dan goed wat het onderscheid is tussen beide leveranciers. Is het onderscheid zodanig klein, trek dan met beide leveranciers op. Wellicht is er een verschil in kosten of implementatie zodat alsnog een keuze gemaakt kan worden.

 

Stap 7: richting aanschaf

Op enig moment bent u er voldoend van overtuigd wat u aan een leverancier en de software heeft. Ga nu met de leverancier bespreken wat nodig is om dit bij u te implementeren: aanpassingen, configuratie, levering hard- en software, koppelingen, training, begeleiding, helpdesk en jaarlijks onderhoud. Vraag dit samen te vatten in een bondig plan met concept tarieven.

 

Zorg ervoor dat de leverancier alle punten in de offerte opneemt. Ook meerwerk of aanpassingen als dat nu al voorzien is. Bespreek met de leverancier dat u op enig moment één bedrag onderaan de streep wilt zien waarvoor de leverancier het product oplevert zoals u dat in gedachten heeft. Mede daarom is het wel noodzakelijk uw idee vooraf uit te schrijven. Het is een leverancier niet kwalijk te nemen de software zo efficiënt mogelijk te implementeren. Leg dus alles vooraf goed vast, met name met betrekking tot de functionaliteit en wensen.

 

Stap 8: offerte

Als u alles duidelijk hebt moet u de prijzen opvragen. Specificeer aanschafprijs, prijs van eventuele aanpassingen, koppeling, add-ons, configuratie, support en jaarlijks onderhoud. Mocht er een fase uitlopen dan kunt u achteraf zien welke component dit betreft. Laat de leverancier zo mogelijk geheel verantwoordelijk zijn voor koppelingen: dit is vaak een lastige fase met veel afstemming. Als u dat zelf doet kost u dat veel tijd en de partijen wijzen vaak naar elkaar bij problemen.

 

Laat de leverancier ook goedkeuring geven voor de al aanwezige hardware en software (juiste Windows versies etcetera). Eventuele aanschaffingen in het kader van de software en hardware moeten ook vooraf benoemd worden. De leverancier moet garanderen dat het binnen de aanwezige kaders mogelijk is de software op een goede manier te laten functioneren.

 

Zorg ook voor voldoende tijd voor training en instructie. Dat kan bij de leverancier maar zorg ook voor nazorg: uw planners moeten na enige gewenning hun vragen ter plaatse nog kunnen stellen. Alleen dan haalt u het maximale uit de software.

Reageer op dit artikel