artikel

8.0 Tips

Distributie Premium

Hier volgen een aantal tips voor het aanschaffen van douanemanagementsoftware.

 

  1. Onderzoek goed welke aanvullende adviesdiensten u nodig hebt en of uw leverancier die kan leveren. Waar wilt u naar toe als organisatie en welke vergunningen heeft u hiervoor nodig? Wellicht biedt uw softwareleverancier een helpende hand bij de aanvraag hiervan.
  2. Overweeg om een vergunning aan te vragen voor de opzet van een douane-depot als u goederen lang op voorraad hebt liggen. Dit is een door de douane gecontroleerd magazijn waardoor het mogelijk wordt om pas invoerrechten te betalen als de goederen het magazijn verlaten. De vrijheid van het zakelijk handelen wordt hierdoor vergroot. Het magazijn en de aangiftesoftware moet daarbij aan strenge (beveiligings)eisen voldoen. De kosten hiervan zullen moeten opwegen tegen het bedrijfsvoordeel dat u haalt uit de uitgestelde betaling. Benut eventueel de kennis van uw leverancier van douanemanagement-software, maar informeer wel vooraf naar de kosten voor deze diensten.
  3. Onderhandel met de douane om het proces van douane-aangifte zo nauw mogelijk te laten aansluiten bij uw bedrijfsproces en zoveel mogelijk vrijheid te behouden in het zakelijk handelen. Zo kunt u bijvoorbeeld met de douane afstemmen dat uw onderneming in een geladen situatie aangifte mag doen. Dit bespaart veel tijd ten opzichte van een melding in een nog te laden situatie, waarbij er een bericht naar de douane moet verzonden worden voordat er geladen is en er door de douane toestemming afgegeven moet worden om te mogen laden en te vertrekken. Bovendien kunt u in een geladen situatie direct het juiste gewicht doorgeven van de goederen. Bij een nog te laden situatie is dit altijd gebaseerd op een inschatting, welke zeker bij bulkgoederen flink kan afwijken van het uiteindelijk geladen gewicht. Benut bij deze onderhandelingen eventueel de kennis van uw leverancier van douanemanagement-software doen, maar informeer wel vooraf naar de kosten voor deze diensten.
  4. Eis van iedere leverancier binnen uw selectietraject om referenties, maar check ook daadwerkelijk de verhalen.
  5. Eis dat uw leverancier dezelfde mensen betrekt bij de demosessies en het verkoop/onderhandelingstraject en bij het uiteindelijke project. Er ontstaan vaak vertragingen en fouten doordat leveranciers projectmanagers inzetten die niet bij het complete voortraject betrokken waren.
  6. Eis dat uw leverancier van douanemanagement-software direct aan tafel gaat zitten met de leverancier van uw ERP- en/of WMS-pakket zodat zij samen een koppeling kunnen ontwerpen. Faciliteer dit contact om het vanaf het begin soepel te laten verlopen.
  7. Eis dat u niet teveel betaalt voor aangiftemodules van aangiftevormen waar u geen gebruik van maakt. Als u geen douanedepot hebt maar wel de software hiervoor in uw pakket hebt zitten kunt u wellicht een korting bedingen bij uw leverancier.
  8. Controleer of uw software continu wordt aangepast aan de douanewetgeving van de EU, die continu aan verandering onderhevig is. Vraag de softwareleverancier naar zijn wijzigingsbeleid.
  9. Controleer of uw leverancier actief lid is van het platformoverleg van softwareleveranciers dat in contact staat met de douane. Dit platform organiseert regelmatig kennissessies en workshops en houdt haar leden op de hoogte van het laatste nieuws.
  10. Controleer de contacten van uw leverancier met softwareleveranciers in het buitenland. Er bestaand diverse samenwerkingsverbanden die zorgen dat uw applicatie aangepast is aan de formaliteiten en eisen in specifieke landen. Laat u voorlichten over deze samenwerkingsverbanden.
  11. Controleer of leveranciers klaar zijn om het statistiekboek, de goederencode’s van de douane, in hun software te verwerken. Aan het eind van 2008 geeft de douane dit vrij, en niet alle leveranciers hebben er al een oplossing voor bedacht om de goederencodes in het systeem te verwerken.
  12. Let op de hulp die vanuit de software wordt gegeven bij de goederenclassificatie; een goed douanesysteem helpt bij de precieze classificatie van uw goederen, zodat onnodige controle door de douane of een boete voorkomen wordt.
  13. Let op de certificering door de douane. Een douane-aangifte moet voldoen aan de regels van de belastingdienst. Alleen als de douanesoftware gecertificeerd is door de belastingdienst dan weet u zeker dat het aangiftesysteem optimaal is ingericht om fouten te voorkomen.
  14. Bepaal van te voren op welk tijdstip na de implementatie (na een jaar, of pas na vijf jaar) wanneer u een nacalculatie gaat maken van de totale kosten en baten die met het systeem gemoeid zijn sinds de start van het project. Zorg er voor dat die nacalculatie er komt, het is een waardevol leermoment voor uw organisatie. 
Reageer op dit artikel