artikel

3.4 Documenten digitaal verwerken

Distributie

Een praktische toepassing voora als u uw TMS draaiende heeft, is het digitaal verwerken van uw documenten.

Denk aan de volgende mogelijkheden:

  • Een papieren opdrachtfax scannen of een digitale opdrachtfax koppelen aan een order en bij de order opslaan.
  • een fax voor een charter gelijk in een dossier opslaan.
  • De ondertekende CMR of laadlijst bij ontvangst scannen en opslaan.
  • De factuur digitaal opslaan.

 

Zo heeft u alle documenten niet meer in mappen, maar met een druk op de knop beschikbaar. Belangrijk hierbij is dat het TMS uw sleutel is: een ordernummer, klantreferentie, ritnummer, uitvoerende auto of chauffeur of factuurnummer zijn allemaal sleutels om snel de gewenste CMR, opdracht of factuur te vinden. Hoewel scanning vaak door een aanvullend softwarepakket wordt geïmplementeerd is de interactie met de transportsoftware van groot belang.

 

Nog interessanter wordt het als uw opdrachtgever direct de eigen documenten kan opvragen via internet. Vaak is deze functie beschikbaar en bent u verlost van het opnieuw sturen van kopieën van facturen of CMR’s.

Een belangrijke voorwaarde is wel dat u uw zaakjes op orde heeft. Een week achter lopen met CMR’s scannen zal direct leiden tot een telefoontje van uw opdrachtgevers: men is er gauw aan gewend dat de informatie snel te raadplegen is.

Reageer op dit artikel