artikel

3.1 Management informatie

Distributie Premium

Een TMS kan aangevuld worden met verschillende praktische functies. Vaak implementeert u die niet bij de eerste stap, maar voegt die later toe als het systeem goed werkt en de medewerkers ermee vertrouwd zijn.

Uw TMS bevat een schat aan operationele informatie. Deze informatie kunt u vaak prima gebruiken. Veel leveranciers bieden een rapportgenerator aan waarmee zij de gewenste resultaten kunnen presenteren.

Diverse moderne TMS stellen hun database ook open en trainen gebruikers om met externe hulpmiddelen zelf rapporten te maken. Populair zijn Excel, Acces, Crystal Reports en sinds kort ook business intelligencetools zoals Hyperion en Business Objects.

 

Het zelf maken van rapporten is niet eenvoudig. U moet het tool leren beheersen en vervolgens leren hoe de data is opgeslagen. Vaak is dit een traject waar u intern nog geen mensen voor beschikbaar hebt. Ook het kennisniveau is veelal een probleem. Soms is het een goed idee dit als stageproject voor een student aan te bieden.

 

Het lastige aan managementinformatie is dat het een iteratief proces is. Hiermee bedoelen we dat de informatie niet in één keer bedacht wordt, maar in stapjes. Het eerste rapport biedt informatie maar stelt gelijk nieuwe vragen. Vaak blijken 10 of meer stappen noodzakelijk om tot een rapport te komen waar u echt iets uit kunt concluderen.

Het maken van van 10 of meer iteraties (over langere tijd vaak nog meer) is geen weggegooide moeite. Het is een denkproces waarbij steeds nieuwe aspecten in de analyse betrokken worden. Tenslotte komt er een samenstelling waar u echt iets uit kunt concluderen.

 

Managementinformatie kan bestaan uit enkelvoudige presentaties. Denk aan het aantal orders per dag/week, het aantal laadmeters per dag/week, het aantal orders per klant, de gemiddelde omzet per order.

Samengestelde presentaties bevatten meerdere elementen, bijvoorbeeld het rendement per auto per week. Een groeiend aantal TMS biedt een ‘dashboard’ waarmee de bij elkaar gevoegde parameters gepresenteerd worden. Let op dat ook een weergave in de tijd noodzakelijk is: loopt het aantal orders op of juist af? Hoe ontwikkelt het rendement zich of het aantal laadmeters per regio? Valide vragen die in de tijd veel informatie geven over een soms onmerkbaar veranderende situatie.

Diverse TMS genereren bovendien periodiek een rapportage die naar de juiste personen gemaild wordt, in een actielijst wordt gezet of als service performance rapportage naar de opdrachtgever wordt verstuurd. Ook zaken als een lijst met incomplete orders of niet afgeronde orders zijn op deze manier op te stellen.

Reageer op dit artikel