artikel

Wanneer is een TMS interessant?

Distributie Premium

Kostenbeheersing en een hogere servicegraad zijn de belangrijkste redenen om te investeren in een TMS. Zo vermindert de inzet van een TMS het aantal routinematige handelingen en zorgt voor een uniforme werkwijze binnen een bedrijf.

Alle relaties, offertes, order- en tariefafspraken worden eenmalig vastgelegd in het TMS. Het systeem houdt hier vervolgens automatisch rekening mee op plaatsen waar van deze gegevens gebruik wordt gemaakt. Dit voorkomt fouten en versnelt de administratieve afhandeling. In een TMS wordt verder een deel van de kennis van medewerkers vastgelegd. Dit maakt een onderneming minder afhankelijk van één of enkele personen die deze kennis anders alleen in hun hoofd hebben.

 

Centraal systeem

Als een TMS wordt ingezet als centraal IT-systeem voor de hele onderneming leidt dit tot een betere onderlinge afstemming omdat iedereen werkt met gegevens uit dezelfde database. Dit laatste zorgt er ook voor dat informatie snel is op te vragen en beschikbaar te stellen aan opdrachtgevers of andere partijen waarmee wordt samengewerkt.

 

Omvang wagenpark

In de praktijk wordt vaak genoemd dat de investering in een TMS rendabel wordt vanaf een wagenpark met circa 10 trekkende eenheden. Deze vuistregel gaat echter niet altijd op. De inzet van een TMS hangt weliswaar nauw samen met de omvang van een bedrijf, maar niet zozeer qua wagenpark als wel wat betreft de functies op kantoor. Als er meerdere functies zijn waarbij mensen onderling met elkaar moeten communiceren, wordt de inzet van een TMS interessant. Ook wanneer er complexe administratieve handelingen moeten worden verricht, is de aanschaf van een TMS meestal lonender dan het aantrekken van extra personeel. Dit gaat ook op voor een transportonderneming met een klein wagenpark en één of twee mensen op kantoor.

 

Een TMS als ASP

Een recente ontwikkeling die ook op de TMS-markt zichtbaar is, is Application Service Providing (ASP). Kort samengevat is dit het verhuren van de TMS-software door de aanbieder. Bij ASP draait het TMS niet op een computer bij de transporteur/logistiek dienstverlener maar op een server die wordt beheerd door de leverancier. De transporteur/logistiek dienstverlener maakt via internet gebruik van de software en betaalt hiervoor een vast bedrag per maand.

Het voordeel van deze manier van werken is dat een transporteur/logistiek dienstverlener zelf geen server hoeft aan te schaffen en de hard- en software niet hoeft te onderhouden. Dit laatste verzorgt de TMS-leverancier. Het enige dat een gebruiker nodig heeft, is een PC met een snelle internetverbinding.

Het beheer van de server besteden TMS-leveranciers steeds vaker uit aan gespecialiseerde IT-bedrijven, die zorgen voor de beveiliging en de backup van het systeem, zodat de continuïteit is gegarandeerd. Overigens kunnen ook transporteurs/logistiek dienstverleners die momenteel zelf een complex (internationaal) netwerk beheren, dit desgewenst uitbesteden aan een gespecialiseerd IT-bedrijf.

 

Auteur: Sandra Waenink

Reageer op dit artikel