artikel

Meer dan eventjes een TMS invoeren

Distributie Premium

Even een TMS’je invoeren is niet de omschrijving die je mag gebruiken voor de implementatie van Infodis bij de Philips DAP-divisie. Daarvoor is datgene dat Philips DAP met het transport management systeem wil managen te omvangrijk en het Infodis systeem te uitgebreid. Tjalling Schakel was verantwoordelijk voor de invoering van het TMS bij de fabrikant van consumentenproducten.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in Logistiek op 28 april 2006.

Even een TMS’je invoeren is niet de omschrijving die je mag gebruiken voor de implementatie van Infodis bij de Philips DAP-divisie. Daarvoor is datgene dat Philips DAP met het transport management systeem wil managen te omvangrijk en het Infodis systeem te uitgebreid. Tjalling Schakel was verantwoordelijk voor de invoering van het TMS bij de fabrikant van consumentenproducten.

De Infodis-oplossing die inmiddels volledig in gebruik is bij Philips Domestic Appliances and Personal Care in Drachten was hard nodig nadat Philips had besloten over te stappen op ERP-software van SAP. De in eigen huis ontwikkelde mainframe-applicatie voor onder andere transportbeheer was niet meer toereikend door de keuze voor SAP en door de wensen die Philips had rond -onder andere- het transportmanagement.

Opvallend is dat de fabrikant dus kiest voor een apart ERP en TMS, op een moment dat er juist veel discussie is over de toereikendheid van een TMS-functie binnen enterprise resource systemen. Het lijkt erop dat Philips van mening is dat de eigen activiteiten dusdanig specialistisch zijn dat een geïntegreerd TMS niet toereikend is. Maar Philips DAP heeft ook voor Infodis gekozen omdat het een webportal is waar iedereen bij kan, dus de stand van zaken kan zien, maar vooral ook dat leveranciers zelf het transport kunnen afroepen.

Inzichtelijkheid

Tjalling Schakel: “We waren hier toe aan een moderner systeem. De oude applicatie was niet in staat om voldoende inzichtelijkheid te geven. En zeker nu we veel meer stromen willen bundelen, op weg zijn naar een wereldwijde planning, was dat een vereiste.”

De implementatie van het Infodis-systeem was niet eenvoudig, want de transportmodaliteiten lucht- en zeevracht en vervoer over de weg, wereldwijd, dienden alle te worden ingebed in het nieuwe TMS. Vandaar dat de keus werd gemaakt de implementatie in delen te verrichten, waarbij werd afgetrapt met wegvracht. Inmiddels loopt de uitrol van zeevracht.

Centraal in het Infodis-systeem staat de factuurcontrole, een onderdeel van het transportmanagement waar Philips DAP erg veel grip op wilde hebben. En hoewel de planningtool omvangrijk is, moest hij aan de gebruikerskant wel eenvoudig zijn. Integratie van OEM-partners (original equipment manufacturer), minimale implementatie-inspanning en kostenbesparing waren steekwoorden die eveneens op het wensenlijstje stonden.

Het infodis-systeem wordt door Philips DAP op verschillende locaties gebruikt zoals op de vestigingen in Oostenrijk, Polen, Singpore, de Verenigde Staten, Hongkong en Brazilië.

De OEM-partners boeken een transportopdracht in het Infodis-systeem. Deze boeking wordt naar de vervoerder gestuurd. Philips DAP ontvangt daarvan een EDI-kopie waarmee de informatie in de eigen systemen wordt bijgewerkt. Bij aflevering van de zending ontvangt Philips een afleverbericht, waarmee de zending in het systeem van de fabrikant is afgesloten. De ontvangende partij krijgt eveneens een bevestiging wanneer de truck wordt geladen.

Er wordt niet alleen via EDI gewerkt. Tjalling: “Carriers kunnen nu ook via mail werken. Dat was voorheen niet mogelijk. Overigens werken veel van de partijen, waarmee we samenwerken, via Infodis. En in het geval ze er op zijn overgestapt of onvoldoende mee bekend waren, hebben we ze geïnstrueerd hoe een en ander werkt.” Tjalling benadrukt dat Philips DAP het gebruik van het nieuwe systeem als voorwaarde stelt aan zijn carriers.

Philips DAP onderscheidt in het systeem drie stappen rond de boeking. Eerst is er de prebooking, daarna de boeking en dan pas geeft het systeem een definitieve transportorder af. Infodis verwerkt echter alleen het definitieve document. Tjalling: “Wij eisen dat een binnenkomende factuur is gekoppeld aan een kooporder. Infodis doet dat voor ons. Het systeem heeft immers geregistreerd of iets wel of niet is besteld. Je kunt zeg maar geen pen bestellen zonder een purchase order.”

Waar in de keten?

Transparantie in de keten is een groot goed voor ketenregisseurs. Philips DAP is zo’n ketenregisseur en het nieuwe systeem geeft het inzicht dat het bedrijf wil hebben. Philips DAP wil in dit geval weten waar de vele typen huishoudelijke artikelen en artikelen voor persoonlijke verzorging (Sonicare, Satinelle Massage, Philishave, Senseo, Perfect Draft, etc) zich in de keten bevinden. Dat houdt zoveel in als weten of ze zijn afgeleverd bij de betreffende transporteur of dat ze misschien al aan boord zijn van het schip, het vliegtuig of de oplegger en of ze binnen het systeem zijn doorgezet naar het SAP ERP. “Klanten hebben zo inzicht in de locatie van de producten en op basis van de gegevens in Infodis kun je orders toewijzen. Transporttijden zijn ook zichtbaar. Zo doet een schip er bijvoorbeeld vijf weken over om producten van A naar B te brengen.”

De software van Infodis was tot voor kort niet uitgerust om ook zeevracht af te handelen. Philips DAP had daar wel behoefte aan en dus werd hierop door de softwareontwikkelaar ingespeeld. Nu deze functie is toegevoegd kan Philips DAP ook de performance van deze carriers beoordelen. Bij het transport over de weg was dit al het geval. Tjalling: “We zien nu wat de reden is van bijvoorbeeld vertraging. Is de pick-up performance van carriers goed, of reageert de klant te laat? Dat weten we nu en aan de hand van die gegevens kunnen we conclusies trekken. Carriers kunnen op internet overigens zelf ook zien hoe hun performance is. Vervolgens overleggen we ieder kwartaal met de carriers.”

Carriers worden verzocht een actieplan in te dienen als ze niet voldoen aan de gestelde eisen.

Verschil

Ultieme transparantie zou onder meer betekenen dat de performance bij zeevracht en wegvervoer één op één te vergelijken is. Dat kan nog niet, maar de oorzaak is ligt niet in het gebruik van het nieuwe systeem. “In het geval van zeevracht heb je te maken met een heel ander capaciteitsverhaal. Dan komt er weer veel uit China, dan weer weinig. Daarnaast zijn er veel meer factoren van invloed, zoals het laden en lossen en het cross-border karakter van zeevracht. Vandaar ook dat we eventuele matige of wisselende prestaties van de zeecarriers minder zwaar aanrekenen”, aldus Tjalling.

De eisen die Philips DAP stelt aan wegtransporteurs die het onder contract heeft zijn sowieso hoger wat betreft aflevertijden. Dat uit zich onder meer in het aantal transporteurs dat aan de wensen van de fabrikant voldoet. Tot voor kort maakte de fabrikant gebruik van ongeveer dertig carriers, nu zijn dat er nog vijf. “Zo hoeven we niet elke week een nieuwe carrier te selecteren.”

Afronding traject

In 2004 werd al begonnen met de implementatie van Infodis. Twintig transporten per week was in het begin een voorzichtige stap om het systeem te testen. Eind 2005 was dit aantal al gestegen naar 1.500 per maand. Ongeveer de helft van het volume van de DAP-divisie werd toen via Infodis verscheept.

“We verwachten dat medio 2006 honderd procent van de transporten via het systeem loopt. Maar nu al hebben we een dusdanig overzicht dat we in staat zijn om de goederenstromen te bundelen en de lead-times naar de klant toe te verkleinen.”

Op de planning staat verder nog de invoering van voice-control, zodat dubbele facturering tot het verleden behoort.

Kader bij artikel:

Bedrijfsprofiel

Bedrijf: Philips DAP

Omzet Philips DAP: xx

Aantal medewerkers bij Philips DAP: xx

Aantal transportopdrachten via Infodis:xx

Bekendste producten Philips DAP: Senseo, Perfect Draft, Philishave

Implementatie: Infodis

ERP : SAP

 

Reageer op dit artikel