Bij het opstellen van de eisen en wensen, wordt vaak een overzicht gemaakt van wat men zou willen hebben. Optimalisatie en efficiencyverbetering zijn vaak nodig om de investering mee terug te verdienen. Meestal zijn bedrijven niet bescheiden met de eisen en wensen en leggen zij zichzelf op dat moment geen beperkingen op. Vaak wordt ook niet geëvalueerd of een en ander eenvoudig of moeilijk te realiseren is. Bij de beoordeling of de functionele eisen ingevuld kunnen worden, wordt namelijk vooral beoordeeld of het kan.

Een creatieve pakketleverancier, die graag wil laten zien wat het pakket allemaal in zich heeft, laat bij de demonstratie dan ook veel mogelijkheden zien. De impact die dit vervolgens heeft op de implementatie, wordt vaak onderschat. Soms wordt functionaliteit ingevuld door een complex samenspel van verschillende queries,  parameters en betrouwbare artikelstam gegevens. Bedrijven moeten zich dan ook afvragen of dit wel goed zal functioneren in de praktijk; ondanks dat het technisch kan.

Volumeberekeningen

Een bekend voorbeeld zijn de volumeberekeningen van pickorders of locaties. Als het volume van de locaties en als de afmetingen van de artikelen bekend zijn, kun je veel berekenen. Een probleem is echter om de artikelstam gegevens betrouwbaar te krijgen en te houden. En er is een groot verschil tussen de bruto en netto vullingsgraad van een locatie. Hoeveel kost het bijhouden van de gegevens niet aan arbeid? En vervolgens, welk capaciteitsbeslag leggen deze berekeningen op het systeem? Hoe zwaar worden de transacties en welke impact heeft dit op het systeem?

Je kunt het de leverancier van het pakket niet kwalijk nemen dat hij demonstreert wat het pakket allemaal kan. De klant vraagt er tenslotte zelf om; na de selectie wordt het pakket gekozen of valt het af op basis van de technische, functionele fit en een leverancier behoort trots te zijn op het product dat hij wil verkopen.

Niet doordraven

Zorg er daarom zelf voor dat je bij het opstellen van het eisen en wensen pakket niet doordraaft. Evalueer goed of de technisch aanwezige functionaliteit die wordt gedemonstreerd, in de praktijk ook werkt. Of probeer een fasering aan te brengen. Eerst eenvoudig starten en als het systeem goed functioneert, de complexe functies stapsgewijs invoeren. Dit helpt om de implementatie onder controle te houden.

Functionaliteit alleen is niet zalig makend.