Gerelateerde items

Wat is Sales & Operations Planning (S&OP)?(Dossier, 15 sep 2009)

 

S&OP: 'Samen voor ons eigen'(Blog, 14 okt 2011)

 

Koplopers in Sales & Operations Planning (S&OP)(Dossier, 25 okt 2011)

 

Een tijdje terug nam ik deel aan een groepsdiscussie over Sales & Operations Planning (S&OP). De deelnemers waren verdeeld over rondetafels die ieder een afdeling binnen een bedrijf representeerde. De ene tafel was de productieafdeling, de andere sales, en ook marketing, finance, en R&D waren vertegenwoordigd.

De spelleider schetste een situatie van een bedrijf in zwaar weer. De marges stonden onder druk, de vraag werd steeds onvoorspelbaarder en het eindproduct dat het bedrijf produceerde had weinig onderscheidend vermogen.  Aan de verschillende afdelingen de vraag wat ze aan deze situatie zouden doen om als bedrijf winstgevend te blijven.

Wat er zich daarna ontspinde, is denk ik illustratief voor wat een S&OP-meeting zo lastig maakt. Iedere tafel begon vanuit zichzelf te redeneren: de productietafel riep dat er minder variatie in eindproducten moest komen zodat ze efficiënter en dus goedkoper konden produceren, vanuit supply chain werd geopperd om voortaan alleen nog maar op order te produceren terwijl de salesafdeling juist vond dat er een breder aanbod van artikelen moest komen, alles uit voorraad leverbaar.

Stereotyperingen

De afdelingen gedroegen zich op basis hun tegengestelde belangen,  maar gaandeweg kwam hier een dimensie bij. De afdelingen begonnen elkaar stereotyperingen naar het hoofd te slingeren. Iemand aan de productietafel riep quasiboos: “Jullie van sales, jullie weigeren je gewoon te committen aan de eerder door jullie zelf afgegeven forecasts … en dan mogen wij het weer oplossen.” Hij kreeg hierop veel bijval van de R&D-tafel.

Aan de sales-tafel werd kwajongsachtig gelachen om de beschuldiging. “Wij willen best een forecast afgeven en we zullen ook altijd om vergiffenis vragen achteraf als we deze niet halen, ha ha. Maar als onverwacht die ene grote potentiele klant langskomt, ja sorry hoor, dan pakken we ‘m. Jullie van productie zouden niet zo moeilijk moeten doen maar blij moeten zijn dat wij de omzet binnen halen!”

De moraal van het verhaal was dat afdelingen die op tegenstrijdige targets worden afgerekend moeilijk tot een eenduidig S&OP-plan kunnen komen. Maar voor mij werd er ook iets anders duidelijk:  S&OP is een spel tussen verschillende typen mensen, tussen bokken en geiten, tussen alfa en beta, tussen ying en yang of hoe je het maar noemen wilt. Salesmensen zijn over het algemeen extrovert, amicaal en optimistisch terwijl productie- en logistieke mensen juist rationeel zijn en door salesmensen als behoudend en moeilijkdoenerig worden beschouwd. R&D-ers op hun beurt zijn creatief en worden vaak getypeerd als tegendraads en compromisloos.

Moppentapper 

Grappig om te zien was dat mensen die vanuit zichzelf helemaal niet zo zijn, in een bepaalde rol toch de bijbehorende karaktereigenschappen leken over te nemen. Een introverte deelnemer die in het dagelijks leven logistiek manager was, veranderde tijdens het spel aan de sales-tafel in een luidruchtige moppentapper die zijn tafelgenoten high fives gaf wanneer die een sneer richting een andere tafel plaatste.

Ik ben natuurlijk geen psycholoog en ik weet dat ik enorm generaliseer, maar toch denk ik dat ook dit een factor is waar je in een S&OP-proces rekening mee moet houden.  Hoe? Dat weet ik ook niet, maar één ding weet ik wel: zet tijdens een S&OP-meeting mensen vanuit dezelfde discipline nooit bij elkaar aan één tafel.