Blog - ERP

De RFI-lengte verraadt uw zelfvertrouwen

Guus Krabbenborg
Auteur: Guus Krabbenborg
Geplaatst: 2 feb 2011
Aan welke eisen en wensen moet uw nieuwe ERP-systeem voldoen? Het definiëren van de Request for Information (RFI) vormt in elk selectieproces een cruciale fase die mede bepalend is voor uw projectsucces. Mijn stelling luidt: hoe kleiner uw zelfvertrouwen, hoe langer uw RFI's!
Request for Information RFI ERP
Gerelateerde items
Hoe selecteer ik een ERP-pakket?(Dossier)

 

Onlangs sprak ik een ERP-aanbieder voor woningcorporaties. Hij had een RFI met 3.600 vragen ontvangen. Of dat niet wat aan de ruime kant is? Ach, dat hangt vooral van uw zelfvertrouwen af. "Kan uw systeem ook met hoofdletters en kleine letters werken?" Tja, hoe onzeker kun je zijn... ?

 

Nederland telt zo'n 400 woningcorporaties die allen dezelfde wet- en regelgeving moeten uitvoeren. En dus ook een tamelijk vergelijkbaar dienstenpakket aanbieden. Is uw organisatie uniek in z'n bedrijfsprocessen? Of gaat u voor een compleet maatwerktraject? Dan lijkt extra aandacht voor de functionele match me zeker op z'n plaats. Maar als honderden vergelijkbare organisaties dagelijks aantonen met de beschikbare standaard pakketten uit de voeten kunnen is het toch echt een ander verhaal.

 

Monsterlijke RFI's

Opmerkelijk in deze trajecten is de rol van de externe adviseur. Zeker in specifieke sectoren zijn dat vaak partijen die zich op hun branchekennis beroepen. Is het dan niet wonderlijk dat uitgerekend deze goed betaalde insiders voor hun klanten dergelijke monsterlijke RFI's samenstellen? Nota bene voor pakketten die zij zelf van haver tot gort (dienen te) kennen? Hier lijkt sprake van een dubbele uiting van onzekerheid bij de kandidaat koper - naast een lange RFI ook nog ‘ns een onzekere adviseur!

 

Ik hoop dat u begrijpt dat zo'n ellenlange lijst van eisen en wensen niet direct aan projectsucces bijdraagt. Hoe uitgebreider en vooral ook exotischer immers uw wensen, hoe meer maatwerk. Hoe meer maatwerk, hoe langer de implementatie duurt. En hoe vlotter u door uw budget heen bent. En wilt u later nog ‘ns naar een nieuwe versie migreren, dan blijkt uw maatwerk een blok aan uw been.

 

Put uw vertrouwen dus niet uit ellenlange RFI's. Selecteer alleen die vragen die voor uw bedrijf werkelijk het verschil maken.  En zorg dat het er niet meer dan 200 zijn. Nou vooruit  - 300 dan! En is uw adviseur gewend om altijd beduidend meer vragen te stellen dan is dat voor u waarschijnlijk het signaal om nog even verder te zoeken... Hoe lang zijn uw RFI's?


Deel dit artikel via:
Reageer
Doorsturen
Afdrukken
15 Reacties
Reacties (15)
Door: Guus Krabbenborg | 14 feb 2011
Dank voor jouw reactie Kasim. Tja, uit een soort van knagende onzekerheid graven veel klanten zich steeds dieper in de details van vooral het pakket in. Waardoor ze het zicht op 'the big picture' kwijt raken. Intussen blijkt dat hun eigen organisatie tijdens implementaties zowel faalfactor als succesfactor nummer 1 is! Het zou goed zijn als potentiele kopers zich zouden bekwamen in het juist uitvoeren van selectie- en implementatieprocessen.
Door: Kasim El Bastani | 13 feb 2011
De laatste tijd merken wij dat de klanten meer en meer eisen van de leverancier. Ze nodigen een hoger aantal aanbieders uit, schrijven inderdaad ellelange RFI´s, brengen daarna een grote RFP uit en vragen meestal nog voor aandepaste demo´s van de software. Dit terwijl volgens mij een goed partnership tussen klant en partner essentieel is. Mij lijkt het beter om daar meer aandacht op te vestigen ipv uiteindelijk een partner te selecteren die simpelweg het meeste tijd in het dossier heeft gestoken ...
Door: Guus Krabbenborg | 7 feb 2011
@ Richard - prima als je een RFI inzet om interesse te wekken. Maar het slaat wat mij betreft 'n beetje door als je van 5 of zelfs meer aanbieders verlangt dat zij zo enorm veel vragen kostenloos van een professioneel antwoord voorzien. Zeker als je je realiseert dat de meest gemaakte beslissing 'uitstel' heet.
Door: Richard Fransen | 7 feb 2011
Bijna volledig eens met de stelling. Maar ook een kanttekening: (de reacties op) een RFI vormen voor de klant een hulpmiddel om enerzijds de interesse te wekken van potentiele leveranciers maar ook van de zogenaamde 'long list' te komen tot een 'short list'. 3600 vragen schieten dan ook hun doel ver voorbij: veel - zo niet alle - van de potentiele leveranciers zullen al in de RFI afhaken. En ... wat moet je als klant nou in hemelsnaam nog vragen tijdens de RFP fase?
Door: Guus Krabbenborg | 6 feb 2011
Ik kan jouw reactie zeker plaatsen Peter. Ik denk echter niet dat het totale budget groter wordt als er voor een grote RFI gekozen wordt. Dit betekent dus dat de meerkosten voor het advies ten koste gaat van de budgetten voor consultancy en het trainen van gebruikers. De vraag is of dat verstandig is...
Door: Peter | 6 feb 2011
Op zich is het vanuit het standpunt van de adviseur geredeneerd niet eens vreemd om een groot RFI te produceren. Hoe groter het project hoe meer uren de fabriek kan draaien. Interessanter is de vraag waarom iemand die vanuit zijn functie verantwoordelijk is voor ICT/I&A een dergelijk RFI, waarin je door het bos de bomen niet meer ziet, beantwoord wil hebben en op basis van welke criteria dan uiteindelijk de keuze wordt gemaakt? En wie wordt uiteindelijk verantwoordelijk gehouden als de keuze dan toch nog geen match oplevert? Waarschijnlijk zal dus ook een stukje indekgedrag een rol spelen? Maar we houden elkaar in ieder geval van de straat, dat is zeker.
Door: Guus Krabbenborg | 6 feb 2011
@ Jan - da's een hele mooie aanvulling op deze discussie! Eerst open communiceren, inzichten opdoen of juist toetsen en pas DAN de formele RFI fase ingaan voorkomt onder meer overbodige vragen, onnodige tijdsbesteding en vooral heel veel frustratie.
Door: Jan Stalman | 6 feb 2011
Eens met de opmerking dat als je als woningcorporatie in een brede sector met relatief weinig aanbieders van software verkeert, je iets verkeerd doet met een ellenlang RFI.

Hoewel Europese Aanbestedingen ook vaak monsterlijke gedrochten kunnen zijn, doet men in dat proces soms wel iets goeds: een marktconsultatie. Het uitnodigen van partijen om op bepaalde dilemma's alvast een oplossingsrichting aan te geven.
Met de verkregen kennis wordt een kwalitatief betere RFI opgebouwd.
Door: Nieuwsgierig | 4 feb 2011
Ik vraag me even af waar nou de reacties blijven van de adviseurs en de mensen uit de corporatiewereld. Lezen zij geen blogs? Of beraden zij zich wellicht nog op een reactie?
Door: Guus Krabbenborg | 3 feb 2011
@ Jack - jouw reactie doet me denken aan het bekende gezegde 'zoals de waard is vertrouwt hij z'n gasten'! ;-)
Door: Guus Krabbenborg | 3 feb 2011
@ Peter - dank voor jouw bijval en gedurfde aanvulling! :-) Ik ben het met jou eens dat het veranderingsproces bij de implementatie van een nieuw systeem onvermijdelijk is. Maar ja, de meeste mensen zijn nou eenmal niet zo dol op veranderingen. Zo'n lange RFI is vaak ook krampachtige een poging om de mate van verandering te beperken.
Door: Guus Krabbenborg | 3 feb 2011
@ Fred - Natuurlijk zijn aannames altijd gevaarlijk! Mijn punt is dat je juist die aannames moet checken die voor jouw bedrijf en processen echt relevant zijn. Overigens is de RFI daar niet de enige mogelijkheid voor. De demonstratie of workshop en de contacten met referenties kunnen in dit kader ook uiterst waardevol zijn!
Door: Jack van der Veen | 3 feb 2011
Goede stelling. Maar misschien is het nog beter om te zeggen "de RFI lengte verraad uw vertrouwen in de leverancier". Ik kom dat vaak tegen bij contracten in de bouw. Hoe meer wantrouwen, hoe dikker het contract. Een contract is dus "gestold wantrouwen". Voor een RFI geldt hetzelfde?
Door: Peter Zacht | 2 feb 2011
Dag Guus,
Ik kan me helemaal vinden in jouw stelling. Hoe langer de RFI des te groter is de kans dat er uiteindelijk van de standaardoplossing afgeweken moet gaan worden, dus veel onnodig maatwerk om de hoek komt kijken.
Ik durf het zelfs aan jouw stelling ietwat aan te vullen :
Hoe meer (detail) vragen in de RFI zijn opgenomen, hoe meer moeilijkheden de aanvrager verwacht in het kader van het onvermijdelijke veranderingsproces binnen zijn of haar organisatie.
Door: Fred van IJzendoorn | 2 feb 2011
Toch heb ik meegemaakt dat te veel vertrouwen (het pakket zal het wel ondersteunen) op de standaard ook kan leiden tot een teleurstelling, en dus maatwerk achteraf, en dus tot onvoorziene uitgaven. Wat is er mis mee om al je wensen expliciet te maken? Als het pakket het toch ondersteund leidt dit automatisch niet tot meerwerk maar tot slechts afvinken en je voorkomt daarmee wel teleurstellingen achteraf.
Plaats een reactie

  • Naam:

    Reactie:
  •   Om spam te voorkomen vragen wij u onderstaande woorden over te tikken voordat u opslaat
  • Opslaan
Over dit blog

In deze ERP-blog gaan de bloggers Guus Krabbenborg, Alex Baumgardt, John Schouw en Gerrit Vixseboxse graag de discussie aan over ERP-issues. 

RSS feed

Eerdere blogposts
Meer blogposts
Laatste reacties op blogs