Gerelateerde items

Vijf symptomen van lage voorraadbetrouwbaarheid(Expertartikel, 23 nov 2009)

 

Stappenplan voor nauwkeurige voorraadcijfers(Expertartikel, 26 feb 2009)

 

‘Eind jaar' betekent voor veel ondernemingen dat deze omzet-rustige periode wordt gebruikt om de voorraden te inventariseren. Niet alleen om de voorraadadministratie op orde te brengen maar ook omdat boekhouders en accountants in hun jaarafsluitingen de waarde van de voorraad moeten opnemen en dat moet kloppen! En dat betekent de formatie van telteams, en tellen (of wegen), hertellen (bij afwijking), nog eens hertellen en uiteindelijk vaststellen van de juiste voorraadhoogte per artikel.

De financiële organisatie maakt hier uiteindelijk een verslag van en concludeert dat de voorraadhoogte aansluit bij de boeken en dat er slechts een miniem financieel voorraadverschil is gevonden. Iedereen tevreden en daarmee wordt de jaarlijkse exercitie snel afgesloten, klaar.

Dat het minieme financiële voorraadverschil resultaat is van de som van vele negatieve en positieve uitschieters vinden accountants niet zo belangrijk. Zij kijken naar de relatieve som en denken niet in absolute waarden. En welke oorzaken voor deze uitschieters gezorgd hebben dat is lastig uitzoeken en, gezien het geconstateerd miniem financieel verschil, niet de moeite waard.

Voorraden ontstaan als resultante van onzekerheden waarvan  vraag en aanbod bij iedereen bekend is. Dat wordt ook duidelijk zichtbaar in de formule van de veiligheidsvoorraad waar gerekend wordt met vraagafwijking en levertijdafwijking. Merkwaardig is dat er totaal geen component is opgenomen voor de onzekerheid in de voorraadhoogte, er wordt uitgegaan dat de voorraad altijd klopt! Dat deze aanname mank gaat in de praktijk weten we allemaal. Zo ontstaat een raar beeld: veel ondernemingen focussen zich primair op het reduceren van vraagonzekerheid, doen al veel minder aan het reduceren van de levertijd onzekerheid en laten de onzekerheid in voorraad vaak geheel links liggen. Dat terwijl  bijvoorbeeld het reduceren van levertijd onzekerheid een veel eenvoudiger proces is dan dat van vraag onzekerheid. Juist omdat de onzekerheid in voorraad niet voorzien is in de voorraadmodellen is juist de noodzaak aanwezig om een 100% score na te jagen voor de betrouwbaarheid van de voorraad!

Voorraadbetrouwbaarheid?

Bij vrijwel iedere onderneming waar ik een ‘intake' verricht vraag ik de score van de voorraadbetrouwbaarheid. Niet zelden zie ik vragende blikken aan tafel en als het wel herkend wordt, dan wordt dit niet gemeten. Het is wel in orde, wordt er dan gezegd.  Dat zegt genoeg: dit zijn de ondernemingen waar de jaarlijkse inventarisatie nog steeds wordt uitgevoerd en men nog niet bekend is met het cyclische telproces. Dit proces is juist in het leven geroepen om de resultaten te gebruiken voor structurele procesverbeteringen om de betrouwbaarheid van de voorraad structureel te verhogen. En dat is broodnodig om de laatste paar procenten te stijgen in de customer service. En deze stijging is veel gemakkelijker dan het reduceren van een voorspelfout of ziet u dit anders?