Gerelateerde items

De organisatie bepaalt het succes in dc(Expertartikel, 8 nov 2010)

 

Wat is de 5S-methode?(Dossierartikelen, 6 jun 2008)

 

Bij het toepassen van 5S zijn er vijf stappen te onderkennen:

1. scheiden,
2. sorteren,
3. schoonmaken,
4. standaardiseren en
5. stimuleren. 

Zie deze handige samenvatting over 5S en 7+1W.

Stimuleren en stabiliseren
Het starten met een verbeterproces is meestal niet zo moeilijk. Door eenvoudige instructies is een goed begin simpelweg uit te voeren. Het gebruik van foto's om de oude situatie in kaart te brengen werkt daarbij nog steeds heel effectief.

Invoering van een dergelijk 5S-systeem blijkt vaak goed te lukken. Het probleem zit echter in de staart van het verbeterproces: stimuleren en stabiliseren.

Houd vol!
Lean-processen zijn te vergelijken met lijnen. De eerste kilo's vliegen er af, maar er ontstaat gauw weer een jojo-effect. Bij 5S zien we vaak na verloop van de tijd de rommel weer ontstaan. Wat is nu hier meestal de oorzaak van?

In eerste instantie zien we de verbeterprocessen vaak uitgevoerd worden door externe partijen. Als die uit het zicht van de organisatie zijn verdwenen verdwijnt ook vaak de druk om het schoonmaken vol te houden. Langzaam aan verdwijnt dan de discipline om de werkomgeving schoon te houden. Jammer van al die investeringen.

Verwildering
Een hele andere oorzaak van het afzakken is het voorbeeldgedrag. Giuliani, de oud-burgemeester van New-York had een brokenwindow approach.  Dat komt er kortweg op neer dat het eerste kapotte raam een uitnodiging is voor een tweede. Er moet dus voorbeeldgedrag zijn in de goede zin. We dienen op te passen voor verwildering.

In de huidige Tweede Kamer zien we personen die het, volgens hun politieke programma, goed voor hebben met het verbeteren van de moraal in de samenleving. Hun voorbeeldgedrag laat echter zien dat ze zelf hun zaakjes niet voor elkaar hebben. Dat is ongeloofwaardig. Dit lokt verkeerd gedrag uit. De kranten staan er vol van.

Rustig tempo
In een 5S-omgeving speelt dit ook. De leidinggevenden zullen het goede voorbeeld moeten blijven geven, hoe lastig dit ook vaak is. 5S is een zaak van lange adem. Jojo-effecten kunnen desastreus zijn. Het is dan ook beter in een rustig tempo te werken aan verbeterprocessen. Houd echter wel de lange termijn in de gaten. Laat zelf zien hoe het schoner kan en beter blijft.

Vreemde ogen
Blijvende aandacht voor 5S kan gedaan worden bereikt door anderen uit te nodigen de werkomgeving eens te beoordelen. Bij de werkgroep Lean van de vLm doen we dit door bij elkaar op bezoek te gaan en door foto-audits te houden. Van elkaar kun je leren en de ander ziet vaak meer. Er ontstaat vaak weer een blindheid voor punten die als gewoon beschouwd worden.

Laat de organisatie regelmatig eens voor de spiegel gaan staan en beoordeel samen wat er weer beter kan. Nu we weer naar het eind van het jaar gaan is het moment voor goede voornemens weer aangebroken. Wat gaat u aanpakken de komende tijd?