Gerelateerde items

Blog zorglogistiek veelbelovend van start(Nieuws, 1 okt 2009)

 

Nog meer ellende in ziekenhuizen door de kabinetsplannen?(Blog, 16 sep 2009)

 

Six Sigma steeds populairder in ziekenhuizen(Dossierartikelen, 26 jun 2008)

 

Uitbesteden logistiek bespaart zorg miljoenen(Nieuws, 22 jan 2007)

 

Toen ik drie jaar geleden een hernieuwde kennismaking met de zorgsector maakte, overviel mij een sterk gevoel van déjà vu. In opdracht van de vereniging voor logistiek management (VLM) en de Nederlandse vereniging voor ziekenhuizen (NVZ) hield ik mij bezig met het opzetten van een opleiding logistiek. De beoogde doelgroep bestond uit mensen die werkzaam waren in ziekenhuizen en direct of indirect te maken hadden met procesverbetering en bij wie een theoretisch basis van logistieke kennis ontbrak.

Nou had ik in mijn lange carrière als ‘logistieker' al diverse malen te maken gehad met logistiek in de zorgsector, met name met goederenlogistiek: de bevoorrading en opslag van medicijnen en overige verbruiks- en gebruiksmiddelen. Maar steeds bleken de ervaringen met verbeterprojecten in de zorg nogal moeizaam. Niet zozeer omdat er geen substantiële verbeteringen te behalen vielen door een beter voorraadbeheer, maar meer doordat de winst in het niet viel bij de andere ‘bedrijfskosten'. Daarbij komt dan nog de  geringe mate van interesse van de organisatie om de aandacht en de prioriteit te geven die nodig zijn om deze voordelen te behalen.

Rapport Peter Bakker

Met enige scepsis begon ik dus aan oriënterende gesprekken met direct betrokkenen in de pilotprojecten van Sneller Beter, een programma dat gestart was naar aanleiding van het rapport van Peter Bakker naar de wachtlijsten in de ziekenhuizen.

Wat mij al snel opviel in mijn ‘rondje langs de velden' waren de vele parallellen met de automobiel-assemblage industrie in de tijd dat ik aan mijn eerst baan begon, nu zo'n 30 jaar geleden. Het voordeel als je wat ouder bent is dat je al veel bedrijven hebt gezien en dus gemakkelijk situaties en ontwikkelingen kunt vergelijken. De situatie waarin de assemblage-industrie zich in die tijd bevond is vergelijkbaar met de zorgsector nu. Logistiek werd toen ook als een soort toverwoord gelanceerd om de mismatch in het proces, die door een Tayloriaanse aanpak ontstaan was, te lijf te gaan.

Taylor heeft in de periode van de vorige eeuw met zijn Scientific Management een hele goede bijdrage geleverd aan het professionaliseren van processen door specialisatie in functies. Er ontstonden specialisten op elk (deel-)vlak, wat er toe heeft geleid dat de processen en de producten technisch veel beter werden.

Coördinatie gierend uit de klauwen

Echter, de keerzijde hiervan was dat er ‘eigen' gebieden ontstonden met muren eromheen om deze af te bakenen danwel af te schermen. De aaneenschakeling van die deelprocessen tot een gestroomlijnde voortbrenging van het primaire product ondervond grote hinder van al die ‘grensovergangen'. Het was dan ook niet verwonderlijk dat, toen de processen en de producten allengs complexer werden, de coördinatie tussen de functionele afdelingen gierend uit de klauw liep. Doorlooptijden van orders namen hand-over-hand toe onder het motto: als het te laat komt, moeten we er eerder aan beginnen.

Meer werk onderhanden in de fabriek levert 1-op-1 meer wachttijd op voor de bewerkingsplekken. En  meer wachttijden vraagt om meer prioriteitsregels en meer besturing. Daardoor weer meer afwijkingen en speciale behandelingen en meer orders die het predicaat Spoed, Super Spoed of Flash kregen. Doorlooptijden liepen op tot maanden, waar de bewerkingstijden slechts enkele uren bedroeg.

Regelaars en ritselaars

Kortom een El Dorado voor regelaars en ritselaars. En die functie werd dan ook formeel ingesteld: de chasseur. Hiervoor waren creatieve en flexibele mensen nodig die de weg kenden in het proces en die met allerlei middelen de orders door het bedrijf heen ‘sleurden'. Het was een dankbare functie die in hoog aanzien stond, want aan het eind van de dag zag je direct de resultaten van jouw inspanningen en kon je de betreffende klant blij maken met een geslaagde levering.

Zorg heeft zelfde verschijnselen

Iets soortgelijks is in de zorgsector aan de hand. Hoewel ik de laatste zal zijn die een assemblagefabriek wil vergelijken met een ziekenhuis en een patiënt met een assemblage-order of een behandelafdeling als een workcenter, zie ik toch de zelfde verschijnselen: veel uiterst gespecialiseerde afdelingen, veel patiënten (onderhanden werk) in het systeem, lange wachttijden en veel prioriteitsregels en uitzonderingen. Ook de functie van chasseur is hier aanwezig om de order (lees: patiënten) door het systeem te sleuren. Alleen heten ze hier geen chasseur maar zorgmakelaar of patiëntcoördinators of zorgcoördinator, maar allen met hetzelfde doel: de patiënt of cliënt zo snel mogelijk de juiste zorg te geven. Een zeer bewonderenswaardige functie, maar eentje die net als in de assemblage-industrie van 30 jaar geleden een manier van symptoombestrijding is die snel uitgeroeid moet worden. Immers, we moeten het proces weer stoomlijnen, de hindernissen tussen de afdelingen weghalen en de fouten aan de basis oplossen. Wij noemden dat vroeger JIT, maar met die term kun je in de zorgsector niet meer aankomen.

Kernboodschap: vereenvoudig processen

Maar hoe je het ook noemt, de kernboodschap blijft hetzelfde: investeer niet in complexe besturingssystemen om complexe processen te besturen maar investeer in de vereenvoudiging van de processen. Op die manier wordt het besturen meteen ook veel eenvoudiger. Met het project LogiZ, logistieke kennis in de zorgsector, een initiatief van vLm, NVZ, ActiZ en VWS, beogen we om de mensen in de zorg een hulpmiddel te geven om de processen te vereenvoudigen. We maken daarbij gebruik van de logistieke kennis en ervaring die we in de afgelopen decennia hebben opgedaan in de industrie en de retail. Daar werden doorlooptijden gedecimeerd, werkvoorraden verlaagd tot enkele dagen danwel uren en de customer service verhoogd naar boven de 95 procent. Waarom zouden we ons dit ook in de zorgsector niet als doel kunnen stellen, want is het daar nou echt zo anders...?