Is de digitale factuur in heel europa inmiddels al het wettige document dat vereist is of is de papieren factuur nog steeds benodigd?

Ik mag als eenpitter zelfs geen factuur per e-mail versturen naar een grote zorgorganisatie die wel alle facturen handmatig inscant en digitaal intern verwerkt. Ik begrijp daar niets van. Ik print mijn factuur toch ook eerst uit voor ik hem in een envelop stop? Onbegrijpelijke buroeaucratie :-)

Lees ook de bijdrage van GS1 op Managementsite over elektronische factureren.
http://www.managementsite.nl/4826/supply-chain/besparen-elektronisch-factureren.html

@ Frank:
Ik bedoel natuurlijk SERIEUS papierloos. Niet het vervangen van envelop en postzegel door een pdf, die je alsnog handmatig moet invoeren.
Het hele proces moet worden gestroomlijnd.

Eerlijk gezegd begrijp ik niet waarom al die ophef hierover. Komende week gaan wij (FranconiQue) "live" met digitaal factureren. Het is een kleine overgang vind ik. Je verstuurt de factur per e-mail en als de klant toch behoefte heeft aan een papieren factuur dan hij de factuur toch zelf printen?

Via delaatstemeter.nl kwamen nog suggesties binnen:
Voor ondernemers in het MKB en ZZP’ers zijn er online veel oplossingen voor digitale facturatie. Deze online oplossingen bieden de ondernemer naast kostenbesparing nog veel meer voordelen zoals het beheren van facturen, het verzenden van herinneringen, het geautomatiseerd versturen van periodieke facturen, en ga zo maar door.

Een overzicht van online aanbieders is te vinden op http://www.onlinefactureren.net

Bespaar ook op uw facturatiekosten en neem een kijkje bij http://www.factuursturen.nl, http://www.moneybird.nl of een van de andere aanbieders.

"Vreemd. Ik zou het begrijpen als klanten (nog) niet willen, maar ik begrijp er niets van als we dat niet durven eisen van de leveranciers. Wie is hier nu de klant? Vuist op tafel en zorgen dat die leverancier zijn gegevens aanlevert zoals jij dat wilt."

"Eisen" "Vuist op tafel" is naar mijn mening niet de manier om hier uit te komen. Volgens mij gaat het om samenwerking !!

Uit eindelijk zullen veel leveranciers het wel willen echter zijn nu misschien nog niet draadkrachtig genoeg.

Selfbilling kan absoluut functioneren. Als voorbeeld haal ik het E-Logistics platform aan van TRANSPOREON. Doordat de verlader communiceert en data uitwisselt met al zijn vervoerders via 1 platform op het gebied van transport is de verlader in staat selfbilling toe te passen. Dit leidt tot substantiele kostenbesparingen aan de kant van de verlader, maar ook aan de kant van de vervoerders

Wij bieden als bedrijf vrachtfactuurcontrole aan (manueel en geautomatiseerd), met daarbij ook innovatievere selfbilling-opties. Wat wij merken is dat bedrijven in eerste instantie wel willen self-billen, maar zeer zuinig voor de relatie met hun carriers, en dan wordt selfbilling meer gezien als iets dat hun keten belast, dan dat het voor iedereen meer oplevert. In dit geval is het dan vaak typisch een "to make an omelet, you have to break an egg"-geval. En wat zal die omelet dan later lekker smaken.

Daarnaast zijn sommige multinationals in sommige landen niet goed op de hoogte van of het legaal is of niet. Of het klinkt als een te grote stap van hun normale papieren-invoice-verwerking naar selfbilling.

Maar uiteindelijk: onze klanten zijn er bijzonder blij mee.

En toch is het volledig digitaliseren van de datastroom niet onmogelijk. Door een gebrek aan een definitieve standaard en de onmogelijkheden van ERP alsmede de eigenaardigheden van een branch is echter idd meestal een derde partij nodig voor de conversie. Dat is niet erg want om zelf koppelingen te maken én te onderhouden tussen alle leveranciers en klanten is niet te doen voor een gemiddeld bedrijf.

Branchorganisatie moeten dan ook hun verantoordelijkheid nemen voor centraal artikelmanagement en de definitie van de standarden.
Pas als de hele keten op één lijn zit zal het gaan werken.

Nog even terug naar de titel van deze blog: Self billing? Dat werkt bij ons niet! eOrders en eFacturen veranderen de bestaande processen niet echt. Bij Self-billing verandert het proces weldegelijk: de leverncier ontvangt de factuur van de afnemer en dient te controleren of hij het er mee eens is. Verandering van processen betekent meestal dat de implementatietijd en de drempelvrees toenemen. Dat betekent niet dat bedrijven er niet aan moeten beginnen. maar het wel iets waar we in de projectplanning rekening mee moeten houden.

Er zijn organisaties die de voordelen zien en ook realiseren en er zijn organisaties die alleen maar problemen zien, en daarmee argumenten denken te hebben om maar weer vooral niets te doen. Ik hoef u niet te vertellen wie uiteindelijk wint!

Onlangs verscheen een handig boek over elektronisch factureren:
http://www.delaatstemeter.nl/checklisten/e-invoicing-de-logistieke-keten-papierloos/

Diversiteit van systemen en processen is een gegeven en een van de belangrijkste drempels om tot een succesvolle ketenintegratie te komen.

De machtsverhoudingen in Retail/Automotive ketens hebben ervoor gezorgd dat de penetratie van elektronisch berichtenverkeer daar groter is, maar laten we dit vooral niet als voorbeeld zien van hoe het moet. Leveranciers dwingen zich aan te passen aan het eigen formaat (en op te draaien voor de kosten) kun je geen win/win noemen en werkt niet in de meeste andere gevallen.

Het antwoord wordt ook vaak gezocht in het reduceren van deze diversiteit door iedereen op dezelfde noemer te brengen. Streven naar standaarden is een prima doelstelling voor de lange termijn, maar het is utopisch dat we uiteindelijk allemaal eenzelfde standaard zullen gebruiken. Daarbij komt dat we nu willen samenwerken en niet pas over vele jaren. Waarom nemen we diversiteit niet gewoon mee als gegeven?

De huidige stand van de technologie maakt het mogelijk om met de diversiteit om te gaan! Er zijn (integratie) aanbieders/dienstverleners op de markt die aansluiten op elk gewenst formaat en de data netjes afleveren in uw eigen systemen.

Gecombineerd met de juiste cockpit krijgt u alle genoemde voordelen en nog belangrijker: transparantie en de mogelijkheid processen bij te sturen.

De bijbehorende business case kan alleen al op basis van verminderde order handling meer dan interessant zijn, daarbovenop komen de voordelen van alles wat niet meer fout gaat of vroegtijdig wordt opgemerkt.

Mijn ervaring leert dat ondanks een goede ROI slechts weinig bedrijven de kosten willen dragen voor een dergelijke benadering (aansluiten op de bestaande integratie mogelijkheden van leveranciers). Brancheorganisaties beperken zich vanuit hun objectiviteit tot het aanbevelen van standaarden en een lijst van mogelijke aanbieders, waardoor het probleem in stand wordt gehouden. Dit geldt in zeer grote mate ook voor de integratiehubs behorende bij de belangrijkste logistieke knooppunten in dit land(Portbase, Cargonaut, Florecom, etc).

Betekent dit dat het electronisch afhandelen van processen nooit in de gehele keten zal plaatsvinden?? Natuurlijk wel!! Het zal alleen nog wat langer kunnen duren.

PS. Voor inkopers die hun processen (en Spend) op orde willen krijgen is het pas echt een aanrader eens in deze materie te duiken.

De genoemde reden van 'verschillende systemen' wordt aan de verkoopkant redelijk netjes opgelost met bijvoorbeeld EDI / GS1 / GDSN. Dat is een plus, maar ook daar zitten weer de nodige nadelen aan (de standaard is te groot en per land weer wisselend, meestal voor mapping een thrd party nodig). Aan de inkoopzijde zijn ook ERP pakketten meestal nog niet zo ver als aan de verkoopzijde. Wij mailen bijvoorbeeld pas een klein jaar onze orders in plaats van via de fax.

Wat een reden zou kunnen zijn is de diversiteit van systemen die gebruikt worden in de markt. Als een leverancier voor ieder systeem of voor iedere klant een nieuwe integratie dient te starten is het einde (en het geld) snel zoek.

mee eens, te vaak blijkt dat tekortkomingen bij de leverancier eerder tekortkomingen blootleg bij de inkoop(organisatie)omdat doortastendheid ontbeert. De klant is koning is vaak (en soms teveel) alleen van toepassing voor onze klanten en vaak te weinig van toepassing op onszelf. Waarom lukt het in de retailkanalen wel en kan men reële wensen en eisen vragen die nagenoeg worden ingewilligd?