In ERP-trajecten besteden we veel aandacht aan het bepalen van de projectdoelstellingen. Die zijn vaak lastig te formuleren: of het resulteert in een aantal vage algemene doelstellingen zoals: snellere beschikbaarheid van informatie, betere integratie, vermindering van administratief werk. Of we zien een uitgebreide lijst met doelstellingen die erg gedetailleerd zijn en sterk gericht zijn op kleine optimalisaties binnen bestaande processen.

De recessie als spiegel

Economische tegenwind noopt tot heroverweging van activiteiten: wat blijven we doen, waar stoppen we mee, welke prioriteiten stellen we met betrekking tot interne verbeteringsprojecten.

Dit helpt enorm in het bepalen van de werkelijke informatiebehoeften:

• Met welke klanten moeten we echt blij zijn;
• Welke bedrijfsonderdelen zijn nu werkelijk succesvol;
• Welke producten zijn aantrekkelijk en welke niet;
• Waar zit de sterkste terugval en waarom;
• Welke voorraden hebben we echt niet nodig.

Toetssteen voor het ERP-systeem

Wanneer je in dit traject merkt dat de informatie niet kan worden opgehoest, zegt dat veel over de ERP-implementatie:

• Er is te weinig nagedacht over welke informatie we nu echt uit het systeem willen kunnen halen;
• Blijkbaar registreren we niet de juiste gegevens;
• Of is er onvoldoende discipline om deze volledig en eenduidig vast te leggen: denk maar eens aan de definitie van een markt en hoe je een klant aan een markt toewijst, of misschien wel de order aan de markt toewijst;
• Of we hebben te weinig aandacht besteed aan de rapportages om al deze gegevens de juiste informatie om te zetten.

Dit is een kans

Ook al is de aanleiding niet wat we elkaar toewensen, het biedt wel kansen: dit is het moment op de prioriteiten met betrekking tot informatievoorziening opnieuw te bezien. Het helpt om door de berg aan ideeën en wensen heen te komen en vast te stellen waarom het nu echt gaat: een goede kostprijsbepaling voor standaardproducten, een goede voor- en nacalculatie voor klantorders en projecten, middelen om customer profitability te kunnen bepalen.

ERP- of BI-probleem

Er zullen mensen zijn die zeggen: dit is een Business INtelligence probleem en niet een ERP-probleem. Daarmee ben ik het niet eens. Met BI kun je fantastische dingen doen, maar het begint met de vraag: wat wil je weten, wat wil je dus registreren binnen ERP en hoe bied je het aan aan de gebruiker, in de vorm van één waarheid,

Kortom: de recessie kan een verhelderend antwoord geven op de vraag: heb ik mijn informatievoorziening wel echt op orde, of moeten we anders gaan aanpakken.