Artikel

Dynamiek in Europa’s grootste archief-dc
Doorsturen
Afdrukken

Verschenen in:   Logistiek
Foto / illustratie:   Ja
Auteur:   Bas Dijkhuizen
Publicatiedatum:   6 april 2007
Editie:   jaargang 2, nummer 6
Paginanummer:   8
 

Archiefbeheerder Iron Mountain beschikt sinds kort in Alphen aan den Rijn over de grootste opslagfaciliteit op het Europese vasteland. Binnen de muren van het zwaar beveiligde magazijn verzorgt de van origine Amerikaanse archief- en informatiebeheerder de opslag en de logistiek van de meest geheime en bedrijfkritische dossiers.

Het vak van archivaris heeft bij veel mensen een stoffig imago en op logistiek vlak valt er al helemaal geen eer aan te behalen. Volgens Coen van der Zalm, directeur van Iron Mountain, is dat stoffige predicaat er al lang vanaf. “We hebben per dag te maken met duizenden bewegingen in het archief. We beschouwen ons dan ook niet als archivaris omdat we te maken hebben met het beheer van zowel een statisch als dynamisch archief van data, met daaraan gekoppeld een omvangrijke logistieke en service organisatie.”

Uitbesteden archieven

De huidige trend is dat met name verzekeraars, banken, ziekenhuizen, advocatenkantoren en rechtbanken het beheer en opslag van zowel hun print als digitale informatie steeds vaker uitbesteden. Van der Zalm: “Prijstechnisch is het interessant omdat ze extra meters opslagruimte besparen binnen hun eigen panden. Bovendien realiseren bedrijven zich steeds vaker dat ze op het gebied van beveiliging, efficiënt beheer en strenge wet- en regelgeving hun archieven beter bij ons kunnen onderbrengen.”

Die uitbestedingstrend heeft er in geresulteerd dat Iron Mountain in Nederland, verspreid over acht vestigingen, rond de 2,5 miljoen archiefdozen heeft opgeslagen. “De data productie op papier van bedrijven neemt nog steeds enorm toe. De groei van het papier is jaarlijks gemiddeld per klant rond de tien procent”, aldus Van der Zalm.

De archieven blijven gemiddeld zeven tot tien jaar bewaard en worden dan versnipperd en verpulverd. Van der Zalm: “Uitzondering daarop vormen dossiers van bijvoorbeeld academische ziekenhuizen die worden meestal meer dan honderd jaar bewaard.”

Legbordstellingen

Het pand van Iron Mountain in Alphen aan den Rijn heeft op dit moment 350 kilometer aan legbordstellingen van stellingleverancier Constructor Dexion en wordt uitgebreid tot een maximale opslagcapaciteit van 700 kilometer. Binnenin het stenen gebouw, dat elf meter hoog is en een totaal vloeroppervlak heeft van 14.000 vierkante meter, is de opslag ruwweg opgedeeld in drie ruimtes: een gedeelte voor de overheidsarchieven en een voor particuliere bedrijven. Van der Zalm: “Die opdeling is nodig omdat voor de opslag van overheidsarchieven strenge regels uit de archiefwet van 1995 gelden. Zo moet de temperatuur in deze ruimte continu schommelen tussen de 16 en 20 graden Celsius en de relatieve luchtvochtigheid tussen de 35 en 55 procent.”

Ook is er nog een speciale kluis voor de opslag voor van digitale tapes. In deze kluis zijn honderdduizend tapelocaties, die weer opgedeeld zijn in een dynamisch en statisch archief.

Op het gebied van brandveiligheid zijn de meest uitgebreide voorzieningen aangebracht in de diverse ruimtes. Hoogstandje vormt de sprinklerinstallatie die in elke ruimte aanwezig is en strategisch tussen de stellingen is geplaatst. Van der Zalm: “Toen we het gebouw kochten, was er al een sprinklerinstallatie die prima voldoet aan onder andere de eisen van de archiefwet. Zo kan de sprinkler lokaal blussen als op een bepaalde locatie brand uitbreekt. Wat betreft brandveiligheid gaan we met deze sprinklerinstallatie nog verder dan de lokale wetgeving die alleen gericht is op de compartimentering.” In de digitale kluis wordt een speciaal gas gespoten, in plaats van water, mocht er brand uitbreken.

Slow en fast movers

Binnen het zwaar beveiligde pand werken, afhankelijk van pieken, tussen de zestig en tachtig mensen die zich bezighouden met recordsmanagement, digitale archivering en vernietiging van archieven. Van der Zalm: “We hebben hier ook echt te maken met een magazijnsituatie die je kunt vergelijken met die van een groothandel. Met andere woorden: een mix van slow movers en fast movers in de vorm van dynamisch en statisch archief. Meer dan de helft van de werkzaamheden van de orderpickers op een dag bestaat uit het verwerken van orderregels in de vorm van opgevraagde dossiers en het terugplaatsen van geretourneerde documenten.”

Als een klant een specifiek document nodig heeft dan kunnen de mensen van Iron Mountain deze in no time in het omvangrijke archief terugvinden. In totaal tachtig procent van de dossiers wordt in dozen opgeslagen. Daarnaast wordt twintig procent van de originele print archieven voor de klant gescand en vervolgens digitaal opgeslagen. Van der Zalm: “We bieden de klant ook een scan-on- demand mogelijkheid wat inhoudt dat we, indien gewenst, binnen een half uur digitaal de gevraagde informatie kunnen leveren, doordat we direct contact kunnen leggen met zijn systeem. Het voordeel van deze service is dat bedrijven de zekerheid hebben dat hun originele bestanden op locatie blijven.”

Data entry

De archieven die in een rolcontainer per vrachtwagen worden afgeleverd, maken eerst een tussenstop bij de data entry. Daar worden de archiefdozen ge-checkt of ze een barcode hebben en of de meegeleverde registratieformulieren kloppen. “De op-slag van alle dossier geschiedt om veiligheidsredenen ad random. Het lijkt dus alsof alles door elkaar ligt, maar we hebben onze systemen en barcodes daar zo op afgestemd dat dossiers eenvoudig zijn terug te vinden”, legt Van der Zalm uit.

Iron Mountain heeft een eigen WMS. Dit is wereldwijd gekoppeld met de hoofdkwartieren van de archiefbeheerder in Engeland en de VS. “Als basis maken we gebruik van een Oracle database met een Unix Interface. Daarnaast kan een klant via een webapplicatie real-time toegang krijgen tot zijn archieven.”

Iron Mountain is onder deze naam drieëneenhalf jaar actief op de Nederlandse markt en heeft rond de 1.500 klanten.

Iron Mountain was actief met overnames en kocht Archiefdepot Nederland, Rocall, Varekamp, Hays en EuroStorage.

De opslagfaciliteit in Alphen aan den Rijn is negen maanden in gebruik, maar Van der Zalm, verwacht dat de komende jaren uitbreiding noodzakelijk is.



Kader bij artikel:

TRANSPORT IN EIGEN BEHEER

Iron Mountain heeft in eigen beheer dertien bestelwagens, twee bakwagens en een aantal combo’s die het transport verzorgen van de dossiers van en naar de klanten. De auto’s zijn voorzien van een track & trace-

systeem dat precies laat zien waar de voertuigen zich in Nederland bevinden. “Met dit systeem zorgen we ervoor dat ook buiten de poorten van ons magazijn zorgvuldig wordt omgesprongen met de dossiers tijdens het transport”, aldus Van der Zalm.


Spotlight

Nederland koploper in duurzaam en veilig transport

Annemiek Jorritsma
Nieuws, Vandaag 11:04
Auteur: Annemiek Jorritsma

Nederland is op het gebied van duurzaam transport wereldwijd de nummer één als het gaat om tests en samenwerking tussen alle betrokken partijen, inclusief de overheid. Dat was de strekking van het Symposium Duurzaam Transport van het Platform Duurzame Mobiliteit woensdag tijdens de Carrosserie vakdagen.

Lees meer
 
  • Nieuws
  • Expertartikelen
  • Praktijk