Verschenen in:   Transport&Opslag Foto / illustratie:   Ja Auteur:   Marcel te Lindert Publicatiedatum:   3 november 2004 Editie:   jaargang 28, nummer 11 Paginanummer:   42

Wat voor een datawarehouse vol digitale gegevens geldt, geldt echter ook voor een goederenmagazijn. Hoeveel energie er ook wordt gestoken in het optimaliseren van processen: als de leverancier te laat of niet conform de order levert, is het erg lastig om zelf een hoge servicegraad te halen. De meest voor de hand liggende manier om de leverprestaties te verbeteren, is ze te meten en de leveranciers aan te spreken op hun fouten.

Docdata, distributeur van onder meer cd’s en dvd’s, heeft te maken met twee soorten leveranciers. De eerste categorie bestaat uit de leveranciers van verbruiksartikelen zoals bijvoorbeeld verpakkingsmaterialen. Twee keer per jaar worden die door Docdata beoordeeld. “We meten de servicegraad, de leverbetrouwbaarheid en kijken of afspraken zijn nagekomen”, zegt Aart Hille Ris Lambers, directeur van Docdata. “In de praktijk weten we echter al eerder dat een leverancier slecht presteert. Dan nemen we natuurlijk meteen contact op.”

De tweede categorie wordt gevormd door de leveranciers van Docdata’s opdrachtgevers, de webwinkels waarvoor de distributie wordt verzorgd. “Voor onze opdrachtgevers controleren we wel de binnengekomen leveringen, maar we geven daar zelf geen opvolging aan. Als we een mismatch constateren tussen de elektronische pakbon en wat er is geleverd, sturen we automatisch een rapport naar de klant”, weet Hille Ris Lambers.

Crossdocking

Voor de branche waarin Docdata acteert, is leverbetrouwbaarheid cruciaal. Als een consument op internet een cd bestelt, geeft de webwinkel de verwachte levertijd af. Omdat het ondoenlijk is om alle titels op voorraad te houden, moet die cd vaak worden besteld bij de muziekuitgever. Als die vervolgens niet conform afspraak levert, is de kans groot dat de webwinkel de afgegeven levertijd niet kan waarmaken. “Er is een muziekleverancier die per titel aangeeft wat de gemiddelde levertijd is en of de laatste tien zendingen binnen die levertijd vielen. Vooral dat laatste is essentieel om te voorspellen wat de levertijd is”, zegt Hille Ris Lambers.

Ook in het magazijn van Docdata hebben foute leveringen vervelende consequenties, met name als het gaat om crossdocking. De meeste leveranciers sturen per EDI een ‘advanced shipment notice’ waarin staat dat er bijvoorbeeld tien cd’s onderweg zijn. Af en toe komt het voor dat er echter geen tien, maar negen cd’s arriveren. Dat kan betekenen dat Docdata één zending die al ligt te wachten bij een pakstation, niet compleet kan maken. Dat levert een boel rompslomp op, vooral als er al een factuur was uitgedraaid. Hille Ris Lambers: “Niet alleen onderleveringen, maar ook overleveringen zijn lastig als het gaat om crossdocking. Dat betekent dat een extra cd, die eerst weer op voorraad moet worden gelegd. Slechte leveringen kunnen de voordelen van crossdocking weer teniet doen.”

Afwijking van levertijd

Volgens Paul Durlinger hoeft het meten van leveranciers niet zo moeilijk te zijn. “De gegevens die je nodig hebt, zijn vaak wel aanwezig. De levertijd die door de leveranciers is afgegeven en de werkelijke aankomsttijd in het magazijn zijn bekend. Die twee getallen hoef je alleen nog maar van elkaar af te trekken om iets te kunnen zeggen over de leverbetrouwbaarheid”, zegt de docent aan de Technische Universiteit Eindhoven, die sinds kort ook supply chain architect is bij het bedrijf Red-Wire. Volgens hem is het wel zaak goed na te denken over de manier waarop de score wordt uitgedrukt. Een voorbeeld: van een order van 100 stuks, zijn er maar 80 binnengekomen. Dan zijn er twee mogelijkheden: of de score is 80 procent is omdat 80 procent van de artikelen is afgeleverd; of de score is 0 procent omdat deze ene order niet goed is uitgevoerd. Durlinger stelt voor om zowel het aantal complete orders als het aantal complete orderregels te meten. “Anders gaat de leverancier zich alleen op dat ene aspect richten dat wel wordt gemeten.”

Het meten van alleen de levertijd is in de ogen van Durlinger niet zo zinvol. “Interessanter is de afwijking van de levertijd. Als een bepaalde leverancier nooit op tijd is, maar altijd exact een week te laat, is hij eigenlijk helemaal niet onbetrouwbaar. Dat heb ik liever dan een bedrijf dat de ene keer twee weken te vroeg is en de andere keer drie weken te laat.”

Onzekerheid in levertijden heeft niet alleen gevolgen voor de planning - zoals bij de crossdockoperatie van Docdata - maar ook voor het voorraadbeheer. Om te zorgen dat er niet wordt misgegrepen, zijn bedrijven gedwongen om extra veiligheidsvoorraden aan te leggen.

Het meten van leveranciers is daarom een activiteit waarvan het belang door veel bedrijven wordt onderschat, stelt Durlinger. “Ik kom regelmatig bedrijven tegen die er helemaal niets aan doen.”

Kader bij artikel:

GENOEG INFORMATIE IN WMS

Leverdatum, productiedatum, hoeveelheid, gewicht, afwijking in hoeveelheid of gewicht, beschadigingen: in de meeste warehouse management systemen (WMS) bestaat de mogelijkheid om dit soort gegevens vast te leggen. Dat blijkt uit het WMS-onderzoek van IPL Consultants en Fraunhofer IML. De onderzoekers hebben vijftien aspecten benoemd die met betrekking tot de inkomende goederen kunnen worden vastgelegd. Maar liefst 24 van de 63 systemen halen een 100-procentscore. Slechts zeven systemen halen minder dan 70 procent, waarvan er één 0 procent scoort.

De meeste informatie die nodig is voor het beoordelen van leveranciers, zit dus in de systemen. Het tevoorschijn toveren van die informatie is echter iets lastiger. De helft van de systemen bevat standaard rapportages waarin de afwijking tussen de bestelde en geleverde aantallen (54 procent) en het nakomen van de levertijden (52 procent) wordt weergegeven. 46 procent van de systemen kent rapportages waarin informatie over schades aan de geleverde goederen is opgenomen. Naar de afwijking tussen de beloofde en de gerealiseerde levertijd - volgens Paul Durlinger interessanter dan de levertijd zelf - hebben de onderzoekers niet gevraagd. “Ik heb zelf ook nog nooit een pakket gezien die afwijking van de levertijd meeneemt”, aldus Durlinger.

Een project van Fraunhofer-IML, IPL Consultants en Transport+Opslag

www.warehouse-logistics.com

Leveranciers langs de meetlat.pdf