Rotterdam - Museum Boijmans Van Beuningen voorziet de gehele tekeningencollectie van ‘talking tags’. Elke RF-tag legt een verbinding met relevante informatie over het kunstwerk, evenals een foto. Het museum loopt hiermee voorop in de kunstwereld. De tags zijn op dit moment vooral bedoeld voor het inventariseren en in kaart brengen van de collectie.
Het gaat in totaal om 15.000 tekeningen, waaronder kunstenaars als Rembrandt, Van Gogh, Van Dijck, da Vinci, Bosch en Breughel. Het invoeren is eind 2001 begonnen en geschiedt door Sandra Tatsakis, de deelprojectleider fysieke controle tekeningen, en Jennifer Sanders, die als projectmedewerker namens softwareleverancier Helicon in het museum is gedetacheerd.
De RF-tag verwijst naar velden waarop informatie te vinden is, zoals bijvoorbeeld de naam van de kunstenaar, de gebruikte techniek, het jaar, enzovoorts. Ook wordt de tekening digitaal gefotografeerd om mee op te slaan.
Een tag heeft als voordeel boven een barcode dat je een tag niet hoeft te zien om uit te kunnen lezen. Het kan zelfs door een doos of houten kist heen. Bij een barcode moet elke keer de passe-partout met tekening gepakt worden.
Standplaats toewijzen
Helicon Conservation Support zorgde als softwareleverancier voor het totale systeem van chips, uitleesapparatuur en schrijverssoftware. “Kunstwerken zijn extra gevoelige producten”, stelt Sanders. “Het systeem is dan ook uitvoerig getest op schadelijkheid voor bijvoorbeeld papier.”
Het programma is ontwikkeld samen met het museum Boijmans Van Beuningen en Vepon automatisering. Naast RF-tags voor tekeningen kunnen ook tags gemaakt worden voor dozen (waarin maximaal twintig tekeningen worden opgeborgen). Verder zijn er lijsten mee uit te draaien en kan het aan planken, stellingen en ruimten worden toegewezen. Tags aan passe-partouts en aan dozen met meerdere tekeningen zorgen voor een hiërarchie. Later is dan direct te zien waar een werk zich bevindt: in welk depot, op welke plank en in welke stelling. Ook kan het systeem melden dat het werk is uitgeleend of gerestaureerd wordt.
“Bij Helicon werken we nu aan handheld readers”, zegt Sanders, “die ongeveer het formaat van een barcodelezer hebben.” “Qua gebruiksgemak zitten we daar erg om te springen”, vult Tatsakis aan.
Logistieke lijnen
Het museum heeft in totaal bijna 140.000 kunstwerken. Schilderijen toewijzen aan een tag moet op een andere manier dan bij tekeningen, omdat schilderijen minder handzaam zijn. Tatsakis: “Daarvoor willen we een poortje ontwikkelen. We gaan nog kijken hoe de logistieke lijnen lopen en waar we dus het best een poortje kunnen plaatsen. Poortjes bij publieksruimtes ogen niet fraai, dus is de vraag of het ook anders kan. Zo zou ik me voor kunnen stellen dat een bepaalde zaal een tag krijgt. Komt een schilderij in een bepaalde
zaal dan worden de RF-tag van het schilderij en van de zaal gekoppeld.”
Het sprekende deel van de talking tag is activeerbaar, bijvoorbeeld als alarm of om te piepen als een bepaald schilderij wordt uitgekozen. “Ook zou je er publiek mee kunnen informeren, maar dat is allemaal nog toekomstmuziek”, vertelt Tatsakis. “Nu is de tag nog niet meer dan een veredelde barcode. Global positioning is ook mogelijk. Zo hebben we eens een proef gedaan waarbij we op elk moment konden zien waar de uitgeleende werken zich bevonden. Dat is echter vooral voor transporteurs interessant.”
Niet goedkoop
Volgens Helicon is Boijmans Van Beuningen het eerste museum dat de collectie op deze wijze in kaart brengt. Andere musea hebben ook belangstelling.
Goedkoop is het aanbrengen niet, juist omdat er voor de invoer mensen nodig zijn. Voor de tekeningen alleen al moet gedacht worden aan ruim 150.000 euro. Naast eigen museum-budget, wordt het project mede gesponsord door de gemeente Rotterdam. De RF-tags zijn overigens niet zo duur meer. Een tag komt op zo’n twee euro.
Op dit moment is ongeveer een derde van de tekeningencollectie ingevoerd. Aan het eind van dit jaar zullen alle tekeningen geregistreerd zijn. Tatsakis: “Tegen die tijd hopen we de complete collectie ook op internet gezet te hebben. En dat is een mooie afsluiting van deze operatie, want daardoor worden uiterst kwetsbare en andere niet tentoongestelde werken toch zichtbaar.”
