Vijf successtrategieën voor een WMS-implementatie

WMS-oplossingen worden steeds populairder, veel bedrijven, van producenten tot retailers en logistiek dienstverleners maken er gebruik van. Een directe kostenverlaging is vaak zichtbaar na de implementatie, een ROI is duidelijker te geven dan bij een ERP-systeem. Toch is het in veel gevallen nog een hele klus om het management te overtuigen om in de buidel te tasten voor de implementatie van een warehousemanagement systeem.
 
Daarnaast is het zaak goede werknemers met verschillende functies uit uiteenlopende teams in het implementatieteam te krijgen. Het voortraject voor een implementatie is zogezegd niet eenvoudig. HighJump deed hiernaar onderzoek en kwam tot vijf strategieën die het de initiatiefnemers van een WMS-project eenvoudiger moeten maken om binnen het bedrijf de handen op elkaar te krijgen voor een implementatie.

Hieronder de vijf tips voor de verantwoordelijke van een WMS-project:

1 - Begrijp de strategische initiatieven van je eigen bedrijf

Voordat je gaat zoeken naar een geschikt WMS-pakket zul je een presentatie moeten geven aan het management team / directie. Het is zaak dan al exact de doelen en strategieën te kennen van je bedrijf. Het WMS moet immers direct bijdragen aan een of meer van de doelen / strategieën van je bedrijf. Je zult bijvoorbeeld moeten kunnen aantonen hoe het bedrijf via een flexibel WMS snel en kosteneffectief aan klantverzoeken kan voldoen. Aan kunnen tonen hoe via het WMS besparingen kunnen worden behaald is ook een pré.

2 - Identificeer de sleutelpersonen met invloed op het gebied van IT, operations en financiën en probeer jezelf in dat rijtje te plaatsen

Tijdens het proces van goedkeuring zul je zaken moeten afstemmen met de sleutelfiguren. Leg ze onder andere uit wat de voordelen zijn van het WMS-project binnen elk deel van het bedrijf en voor elke leverancier en klant. Om consensus te kweken zul je goed moeten bepalen welke sleutelfiguur je op welk moment bij je planning betrekt. Hou je superieuren via rapportages op de hoogte van de voortgang van het project.

3 - Onderzoeksgebied nummer 1: specifieke informatie is noodzaak voor de sleutelfiguren

Tot in detail zal duidelijk zijn welke berichten IT, operations en finance willen horen in de loop van het project. Onderzoek is dus noodzaak.

• IT wil weten hoeveel tijd en geld er gemoeid is met het implementeren en onderhouden van het systeem en wat hun daadwerkelijke inbreng zal zijn.
• Operations wil weten hoe de set van functionaliteiten matcht met strategische beslissingen. Dat alles uiteraard in het licht van specifieke zaken rond het uitvoeren van dagelijkse processen.
• Financiën wil weten hoe het zit met de link tussen het systeem en bottom-line prestaties en daarnaast willen ze alles weten over Return on Investment (ROI) en Total Cost of Ownership (TCO).
• Daarnaast zul je je ook moeten voorbereiden op de vraag waarom je voor best-of-breed of juist een module van je ERP-leverancier kiest.

4 - Onderzoeksgebied nummer 2: sleutelfiguren moeten over dezelfde info beschikken

Er zijn hierbij drie punten waar het om gaat. Ten eerste de ROI, daarnaast de TCO en tenslotte de levensvatbaarheid en de referenties van je leverancier.

• - ROI: De meeste WMS-implementaties hebben een ROI van maximaal 18 maanden. Er zijn verschillende manieren om de ROI te berekenen. Dat kan via een online ROI calculator. Het is misschien ook verstandig om na te gaan in hoeverre de ROI van een eerder project binnen je bedrijf is gehaald. Werk bij het berekenen van de ROi met actuele data. En kies ervoor zelf goed beslagen ten ijs te komen, want de ROI die door leveranciers wordt gegeven klopt niet altijd.
• - TCO: TCO wordt steeds belangrijker. Het betekent niet alleen dat je rekening houdt met de kosten van softwarelicenties en die van een implementatie, maar ook met de langlopende onderhoudskosten. Veel bedrijven kijken niet zo heel veel verder dan de directe eerste kosten van de implementatie. Updates en onderhoud zijn een factor die absoluut niet mag worden vergeten, omdat het onontkoombare kosten zijn.
• - Levensvatbaarheid en referenties leverancier: Een WMS-implementatie is een project waar je langdurig met een leverancier te maken hebt. Het is geen korte termijn sales contact. Steek een project ook zo in en selecteer een leverancier die levensvatbaar is en voldoende referenties heeft.

5 - Zorg dat je groen licht hebt van de directie / raad van bestuur: hou ze op de hoogte van de ontwikkelingen

Als je toestemming hebt van de verschillende afdelingen binnen je bedrijf voor het WMS-project. Koppel het uiteindelijke plan dan terug naar de ceo, de directie of de raad van bestuur. Zorg dat je antwoord hebt op alle bovenstaande vragen en alleen dan sta je sterk en maak je een goede kans dat het project er daadwerkelijk komt.