Nee-verkoop kost een bedrijf omzet en dus geld. Om nee-verkoop te voorkomen, houden bedrijven een veiligheidsvoorraad aan. Maar het aanhouden van een veiligheidsvoorraad kost ook geld. Seijer Troost van Troost Forecasting Consulting over het berekenen van de veiligheidsvoorraad.
Vrijwel altijd wordt de hoogte van de veiligheidsvoorraad bepaald door het serviceniveau wat een bedrijf wenst te verlenen. Hoe hoger het serviceniveau hoe hoger deze voorraad.
Een ander criterium voor het vaststellen van de veiligheidsvoorraad kan zijn: kosten van nee-verkoop en veiligheidsvoorraad tezamen. In "Foresight" (Issue 7) toont Peter Catt aan dat u dan kunt volstaan met veel lagere veiligheidsvoorraden. Besparingen tot bijna 25% zijn mogelijk!
Onderstaand wordt beschreven hoe deze kosten berekend kunnen worden, wat de optimale voorraad is en hoe u uw kosten kunt minimaliseren.
Kosten
Hoe hoger de veiligheidsvoorraad is des te lager is de kans op nee-verkoop. Maar voorraden kosten geld. Er zijn onder meer opslagkosten, verzekeringskosten en gederfde rente over het geïnvesteerde vermogen. Verder zijn er risico's op beschadiging of diefstal en op voor- of nadelen bij prijsverandering. In de literatuur worden de voorraadkosten per jaar geschat op 20% tot 27.5% van de kostprijs.
Ondanks de veiligheidsvoorraad kan het toch voorkomen dat een product niet voorradig is. Aan de klant moet dan nee worden verkocht. Het aantal nee-verkopen kan berekend worden met behulp van de normale verliesfunctie. Deze functie geeft de kans op een nee-verkoop en is afhankelijk van het serviceniveau. In onderstaande tabel wordt de relatie tussen serviceniveau en normale verliesfunctie gegeven. De veiligheidsfactor wordt gehanteerd voor de berekening van de benodigde veiligheidsvoorraad.
Overigens is het niet reëel om te veronderstellen dat het niet voorradig zijn van een product in alle gevallen zal leiden tot nee-verkoop. Uit onderzoek (bron: ECR Europe) blijkt dat retailers in slechts 36% van een out-of-stock situatie omzet verliezen. De klant gaat dan naar een andere leverancier of ziet af van koop. In de overige gevallen koopt de klant een ander product. Deze 36% wordt hoger indien men rekening houdt met toekomstig omzetverlies als gevolg van een dalende loyaliteit van de klant.
Om de kosten van nee-verkoop te bepalen moet het aantal nee-verkopen vermenigvuldigd worden met de productmarge.
Voorbeeld berekening
De berekening zal worden geïllustreerd aan de hand van de volgende aannames:
- Er wordt maandelijks besteld (R=1) en de doorlooptijd is twee maanden (L=2)
- De standaarddeviatie (σ) van de afwijking tussen voorspelling en werkelijkheid is 15 eenheden
- Het serviceniveau is 98.5%; dit komt overeen met een veiligheidsfactor k van 2.170
- De kostprijs is € 7,50 en de productmarge is € 3,00
- De voorraadkosten bedragen 27.5% van de kostprijs, ofwel € 2,06 per jaar
- Het niet voorradig zijn van een product leidt in slechts 50% van de gevallen tot een nee-verkoop (β=0.5)
De formule voor het berekenen van de benodigde veiligheidsvoorraad is als volgt:
k * σ * √ (R + L)
Met de gegevens uit ons voorbeeld wordt de veiligheidsvoorraad:
2.170 * 15 * √3 = 57 eenheden
De voorraadkosten van deze 57 eenheden bedragen 57 * 2,06 = € 117,42 per jaar.
Het aantal nee-verkopen per bestelperiode, in dit geval één maand, kan berekend worden met de volgende formule:
( √(R+L ))/R*σ*G_u (k)* β
waarbij G_u (k) de normale verliesfunctie voorstelt.
Met de gegevens uit ons voorbeeld wordt het aantal nee-verkopen:
√3 * 15 * 0.0053 * 0.5 = 0.069 eenheden per maand, ofwel 0.828 eenheden per jaar.
Met een productmarge van € 3,00 bedragen de kosten van nee-verkoop 0.828 * 3,00 = € 2,48 per jaar.
De voorraadkosten plus de kosten van nee-verkoop bedragen in totaal € 119,90 per jaar. Van de totale kosten komen dus verreweg de meeste op rekening van het aanhouden van veiligheidsvoorraden.
Optimale veiligheidsvoorraad
In het voorbeeld is uitgegaan van een serviceniveau van 98.5%. De berekening kan ook uitgevoerd worden voor andere serviceniveaus. Hoe hoger het serviceniveau, hoe hoger de voorraadkosten en hoe lager de kosten van nee-verkoop. De totale kosten zullen variëren. Zie onderstaande grafiek, waarin voorraadkosten en kosten van nee-verkoop berekend zijn voor verschillende serviceniveaus:
De totale kosten, kosten nee-verkoop en veiligheidsvoorraden tezamen, zijn het laagst bij een serviceniveau van rond de 88.5%, namelijk € 90,41. Vergeleken met de kosten van € 119,90 bij een serviceniveau van 98.5% is dit een besparing van bijna 25%!
Conclusie
Criterium voor het vaststellen van de veiligheidsvoorraden is vaak het gewenste serviceniveau. Kosten van nee-verkoop spelen in deze afweging geen rol. Worden de kosten van nee-verkoop wel betrokken bij het bepalen van de grootte van de veiligheidsvoorraden, dan komt u wellicht tot een andere keuze. De totale kosten van nee-verkoop en veiligheidsvoorraad tezamen zijn namelijk minimaal bij een veel lager serviceniveau dan gebruikelijk! De veiligheidsvoorraden kunnen dan verminderd worden en besparingen tot bijna 25% zijn mogelijk.
Uiteraard zal voor de belangrijkste of strategische producten mogelijk een andere afweging gemaakt worden. In dergelijke gevallen kunt u het voorkomen van nee-verkopen laten prevaleren boven het minimaliseren van uw kosten.