De huidige crisis noopt bedrijven tot een efficiënte planning van de beschikbare capaciteit en middelen. Een goede vraagvoorspelling is daarbij essentieel. Echter, bij het opzetten van de forecastfunctie stellen veel bedrijven een verkeerde prioriteit, zegt Seijer Troost.
Voor drie cruciale elementen wordt er een verkeerde prioriteit opgezet: mensen, proces en software. Bedrijven zijn te zeer gefocust op software als de oplossing voor het verbeteren van het bedrijfsresultaat. Ze vergeten dat software hoogstens zo goed is als de persoon die de software gebruikt. Daarentegen is een goed forecasting-proces een vereiste om de forecast betrouwbaarheid te kunnen optimaliseren. Investeren in mensen en in het proces kost relatief weinig, maar levert veel op. Software dient het proces te ondersteunen en is zeker niet de enige voorwaarde voor een beter bedrijfsresultaat.
Management belang onderkennen
Een efficiënte logistiek staat of valt met een goede forecasting. Hoe accurater de vraagvoorspelling, hoe beter de omvang van de voorraden is te optimaliseren en hoe kleiner de veiligheidsvoorraden hoeven te zijn. Verder leidt een goede vraagvoorspelling tot minder out-of-stocks, dus tot betrouwbare levertijden. Daarmee heeft dit direct een positief effect op de orderafhandeling.
Het managementteam moet het belang van forecasting onderkennen en het forecasting-proces ondersteunen. Zij dient hierbij het initiatief te nemen en het forecasting-proces te bewaken. Zonder haar betrokkenheid en steun is forecasting gedoemd om te mislukken.
Bij forecasting spelen tegenstrijdige belangen altijd een rol. Zo zal de afdeling Verkoop hoge voorraden willen om een zo groot mogelijke leverbetrouwbaarheid te garanderen, terwijl de Financiële afdeling streeft naar lage voorraden om minder beslag op het kapitaal te leggen. Gezien dit gegeven is de positionering van de forecast-functie zeer belangrijk. In principe moet er een objectieve, onafhankelijke prognose opgeleverd worden zonder onderworpen te zijn aan beperkende afdelingsinstructies.
Forecasters bepalen succes
De forecasters bepalen het uiteindelijke succes. Van hun capaciteit, inzet en ervaring hangt het af of zij in staat zijn om de processen en software naar hun hand te zetten. Realistische taakstellingen ten aanzien van forecast betrouwbaarheid zullen hun motivatie verhogen. Het uiteindelijke doel van forecasting is om gedurende een langere periode een betrouwbare prognose te genereren en dit vervolgens te vertalen naar het verlagen van de kosten. Onder meer door de voorraden terug te brengen zonder daarbij extra out-of-stocks te riskeren.
Forecasting essentieel proces
Forecasting is een essentieel proces, waarbij velen zijn betrokken. De benodigde informatie voor een goede prognose is vaak verspreid over verschillende afdelingen. Een uitgebalanceerd forecasting-proces zorgt ervoor dat al deze informatie op een efficiënte wijze beschikbaar komt en gedeeld kan worden met alle betrokkenen. Voor dit proces moeten taken en verantwoordelijkheden worden vastgelegd. De forecasters zullen hierbij een initiërende rol moeten vervullen en mede verantwoordelijk zijn voor de juiste uitvoering.
Het doel van het forecasting-proces is om ervoor te zorgen dat er uiteindelijk één, voor iedere afdeling aanvaardbare, betrouwbare prognose ontstaat. Deze prognose is de basis voor de verdere bedrijfsvoering. Het forecasting-proces verschilt per bedrijf, onder meer afhankelijk van de structuur van het bedrijf, eventuele samenwerking met klanten, noodzakelijke detailinformatie of hoeveelheid Stock-Keeping-Units (SKU's).
Een nieuwe forecast-cyclus begint met de registratie van een aantal Key Performance Indicators (KPI's) en het verzamelen van relevante informatie. Zijn er exceptionele verschillen tussen werkelijkheid en forecast of budget en kunnen ze verklaard worden? In hoeverre zijn deze verschillen van belang voor de nieuwe prognose? Zijn de veronderstellingen waarop een vorige prognose gebaseerd was, nog geldig? Is er nieuwe informatie beschikbaar, bijvoorbeeld over promoties, prijzen en introducties? Hebben klanten een nieuwe prognose aangeleverd?
Op basis van al deze informatie wordt er een nieuwe prognose gegenereerd. Hoe gedetailleerd deze uitgesplitst is naar SKU, klant of regio, zal per bedrijf verschillen. Deze prognose wordt voorgelegd aan andere afdelingen, zoals Verkoop, Marketing en de Financiële afdeling. Deze voegen hun verwachtingen, bijvoorbeeld ten aanzien van promoties, er aan toe.
Vervolgens moet de forecast besproken en geaccordeerd worden. Een Sales en Operationeel Planning (S&OP) vergadering is hiervoor bij uitstek geschikt. Vertegenwoordigers van diverse afdelingen zijn hierbij aanwezig. Het doel van deze vergadering is om de onderlinge afstemming binnen het bedrijf te verbeteren om zo tot betere resultaten te komen. De afwijkingen met de bedrijfsdoelstellingen worden besproken en de daaruit voortvloeiende acties worden goedgekeurd. Mogelijke geschilpunten worden opgelost en de prioriteiten worden vastgesteld. De prognose wordt eventueel aangepast en vervolgens geaccordeerd. Een S&OP-vergadering komt maximaal eenmaal per maand bij elkaar.
De forecast wordt regelmatig maar zeker niet dagelijks herzien. De planning van inkoop en distributie daarentegen geschiedt wel dagelijks. De relatie tussen de definitieve forecast en de dagelijkse planning moet duidelijk omschreven zijn.
Eisen aan software
Een forecasting-proces vereist een gestructureerde werkwijze. Het implementeren hiervan is niet zo eenvoudig omdat veel mensen in het bedrijf hun werkzaamheden moeten aanpassen en er meer overleg plaats vindt. Het omgaan met nieuwe software zal minder moeite kosten, vooral omdat dit doorgaans slechts de activiteit van een enkeling betreft.
De gekozen software dient het forecasting-proces te ondersteunen. De voorwaarden waaraan de software moet voldoen, zijn afhankelijk van het proces. Mogelijke eisen zijn:
- Automatische rapportage van de belangrijkste KPI's, zoals forecast betrouwbaarheid en afwijking van het budget;
- Genereren van prognoses op diverse productniveaus, per klant of per regio;
- Toevoegen van prognoses gemaakt door sommige klanten;
- Aanpassen van of toevoegen aan de prognose door diverse afdelingen, zoals extra verkoop als gevolg van een promotie;
- Externe variabelen, bijvoorbeeld prijs en temperatuur, kunnen meenemen bij het voorspellen;
- Aparte voorspellingstechnieken toepassen voor slow movers en seizoensgebonden producten.
Het is aan te raden om de verschillende versies van de prognose te bewaren, zoals basisprognose, voorstel aan de S&OP-vergadering en de definitieve prognose. Het is dan na te gaan of het forecasting-proces bijdraagt tot een verbetering van de forecast betrouwbaarheid. Verder is dan te zien of bepaalde afdelingen systematisch te hoog of te laag voorspellen.
Volgorde cruciaal
Deze volgorde, eerst mensen, dan het proces en tot slot de software, is cruciaal bij het succesvol implementeren van de forecast functie. Mensen moeten in staat zijn om het proces en de software optimaal te benutten om de uiteindelijke doelstelling, een efficiënte bedrijfsvoering, te realiseren. Een goed forecasting-proces is daarbij een eerste vereiste om een betrouwbare prognose te creëren en te continueren. Dit is met een relatief kleine investering te verwezenlijken. Software is slechts een tool om het proces te ondersteunen. Zo mogelijk kan de reeds aanwezige software hierin voorzien.