Bedrijven die hun Sales & Operations Planning (S&OP) goed hebben ingericht, zijn beter in staat om met roerige marktomstandigheden om te gaan. Tjarko Bouman en Marc van de Rakt (IG&H Consulting) stellen de gezamenlijke vraagvoorspelling, ketenflexibiliteit en veiligheidsvoorraad aan de orde, met als algemene noemer een betere samenwerking tussen Sales en Operations.
Hoe hoger de volatiliteit in de marktvraag, des te meer voordelen een goed ingericht Sales & Operations Planning-proces levert. Bedrijven met een effectief S&OP-proces schakelen sneller om voorraden te controleren en capaciteiten bij te sturen, om zodoende het werkkapitaal te verlagen en extra ketenkosten te beperken. Bovendien zijn zij in staat om in een aantrekkende markt marktaandeel te vergroten door sneller en beter te anticiperen.
In dit artikel zullen wij verder ingaan op de vragen: Welke impact heeft de huidige economische crisis op de inrichting van het S&OP proces en waarom moet juist nu extra aandacht worden besteed aan S&OP?
S&OP in de basis
S&OP gaat in essentie om het bepalen van een eenduidige en gedeelde visie op de toekomst tussen de Sales en Operations functie binnen een bedrijf. Belangrijke onderwerpen hierbij zijn:
- Continu afstemmen van vraag en aanbod met behulp van goede planning & forecasting methodieken
- Bepalen, monitoren en verfijnen van merk en product familie plannen (lange termijn) en het vertalen ervan naar behoefte aan individuele producten en onderdelen/materialen op de korte termijn
- Integratie van operationele en financiële planning om zeker te stellen dat de gehele capaciteitsplanning overeenkomt met het financiële budget
Een vaste structuur in de S&OP-cyclus zorgt voor een gedeelde visie op basis van transparantie, objectiviteit en discipline. Discussies worden ineens fact-based in plaats van emotie-gedreven. Hierdoor is een organisatie in staat efficiënter te werken, helderdere afwegingen te maken en effectiever te opereren.
Gezamenlijke, goed doordachte vraagvoorspelling en planning is belangrijk voor succes
Nadenken over vraagontwikkeling
Consciëntieus en collectief nadenken over vraagontwikkeling loont. Zeker in deze tijd, als het voorspellen van vraag moeilijker wordt en de impact van afwijkingen groter is. In de huishoudelijke apparatenbranche bijvoorbeeld, wordt tegen de verwachtingen in nauwelijks een afname en soms zelfs een toename van de vraag geconstateerd. Consumenten blijken eerst op vakantie en mobiliteit te bezuinigen en zijn daardoor meer thuis. Als goedkoper en ‘troostend' alternatief wordt het geld in huis besteed.
Vraagvoorspelling breder trekken
Was de ontwikkeling in het voorbeeld te voorzien? Achteraf een oordeel vellen is natuurlijk eenvoudig. Maar door de participatie in de vraagvoorspelling breder te trekken over de organisatiedisciplines heen en te streven naar een extra denkslag over de in te plannen vraag is de kans absoluut groter dat deze dichter bij de werkelijkheid ligt.
Delen van inzichten heeft positief effect op vraagvoorspelling
In het voorbeeld had Sales de vraagontwikkeling kunnen signaleren door nauw contact te houden met retailers. Marketing had indicaties kunnen opvangen door een snel consumentenonderzoek en trend analyses. Operations had het wellicht kunnen weten door vraagontwikkeling uit voorgaande crises te analyseren. Door de bevindingen te delen wordt de conclusie sneller, zekerder en eenduidiger getrokken. Dit heeft een positief effect op de besluitvorming.
Rollen van de verschillende organisatie disciplines
Zoals geïllustreerd in het voorbeeld kan iedere organisatiediscipline daarbij zijn eigen kennis en invalshoek gebruiken, met de anderen als kritisch geweten:
- Marketing: begrijpen wat en waarom er gekocht wordt
- Operations: over de regio's heen te kijken en data uit het verleden te analyseren
- Sales: goed contact met klanten te onderhouden over vraagontwikkeling
- Design: timing nieuwe productintroducties af te stemmen op voorraadontwikkeling
Naast samenwerking ook collectieve besluitvorming noodzakelijk
Daarnaast wordt door collectieve besluitvorming (‘handshake') voorkomen dat er een ‘wij en zij' gevoel heerst. Sales en Operations scharen zich beiden achter het plan. Samen staan ze sterk. Dit verhoogt de toewijding voor de totstandkoming en de uitvoering van het plan. Het vermijdt ook het onproductieve beschuldigingen en vingerwijzen achteraf, de basis voor een niet wenselijke afrekencultuur. Basis voor vruchtbare samenwerking is het bouwen van vertrouwen door inzicht en begrip in de mogelijkheden en de onmogelijkheden van elkaars situatie. Deze basis zal worden ondersteund door een hoge mate van organisatorische gelijkwaardigheid, afspraken nakomen en gezamenlijke successen boeken.
Meer tips voor verbetering vraagvoorspelling
Verder verdienen de volgende verbeteringspotentiëlen specifieke aandacht:
- Kijk een paar stappen verder stroomafwaarts in de keten, zeker als je ver van de eindconsument afzit. Opslingereffecten worden juist in deze periode groter door gebrek aan inzicht in voorraden stroomafwaarts in de keten
- Pas zo nodig timing en frequenties van de forecast cyclus aan om korter op de bal te kunnen spelen. Maak ook onderscheid in kritisch en niet kritisch in de klant- en productportfolio als het tijdsbeslag te groot wordt
- Maak afspraken tussen Sales/Marketing en Operations over vraagbeïnvloeding om overtollige voorraad weg te werken door bijvoorbeeld verkoopacties tijdens een phase out, advertenties op product combinaties en het aanbieden van een alternatief product in het orderproces.
S&OP werkt twee kanten op
Ook in deze aandachtspunten ligt weer het accent op een intensievere, bredere samenwerking met een collectieve besluitvorming. S&OP werkt twee kanten op; van vraag naar aanbod en van aanbod naar vraag. Dus niet alleen samenwerking in de totstandkoming van de vraagvoorspelling, maar ook in de uitvoering van het plan. De werkelijkheid is altijd anders, lessen moeten in de volgende S&OP-cycli worden meegenomen om continue verbetering te waarborgen. Beide partijen dienen zich daarin flexibel op te stellen om kosten en voorraden te verlagen en service niveaus te behouden, een interessant gegeven waarop we nader ingaan.
Vergroot flexibiliteit in je keten
Recente positieve ontwikkeling in flexibiliteit
Veel organisaties hebben flexibeler gereageerd op de downturn dan in vergelijkbare situaties uit het verleden. Er zijn flinke stappen gemaakt in de laatste jaren om het productieapparaat flexibeler te krijgen. Een goed teken aangezien ketenflexibilisering meer en meer een voorwaarde is voor continuïteit. Echter, des te groter zijn de klappen van het opslingereffect voor bedrijven die de flexibiliseringslag niet hebben kunnen volbrengen of weinig invloed hebben op alle schakels in hun keten vanwege hun grootte of hun beïnvloedingssfeer. Ruimte voor verbetering is er zeker.
Goed moment voor verdere flexibilisering leveranciers en productie
Doordat de collectieve druk hoog is in de huidige economische omstandigheden, is het een goed moment om eigen productiefaciliteiten flexibeler in te richten de leveranciersafspraken te heroverwegen. Denk bij de eerste aan flexibilisering van het personeelsbestand en productielijnen door bijvoorbeeld lean technieken toe te passen. Overweeg bij de tweede het heronderhandelen van leverancierscontracten; niet zozeer op prijs maar meer op afnameflexibiliteit, leverbetrouwbaarheid, levertijd en collaboratie. Dit heeft een positief effect op de voorraden en de capaciteitsbenutting. Let wel: De toeleveranciers moeten er ook nog zijn om continuïteit te waarborgen als de economie weer aantrekt, of zich op een ander niveau stabiliseert. Lange termijn samenwerking geniet de voorkeur.
Andere manieren om de aanbodkant te flexibiliseren zijn het verplaatsen van het klantontkoppelpunt samen met product standaardisatie; elementen die ook nu beter bespreekbaar zijn vanwege de continuïteitsdruk.
Rol van S&OP in vergroten flexibiliteit
De rol van S&OP ligt erin, dat flexibilisering effectief wordt ingezet door te anticiperen en te coördineren, en daar wordt toegepast waar de kosten van de aanpassing opwegen tegen de opbrengsten. Ook hier geldt weer net als in de vorige paragraaf dat de flexibiliteit door samenwerking twee kanten op moet werken. Sales zal zich dus ook flexibel moeten opstellen naar Operations toe.
Als voorbeeld: Vanwege een halverende maandvraag kan Operations kosten beperken door productie te clusteren in twee weken in plaats van de gehele maand, zodat de fabriek de resterende tijd volledig kan worden stilgelegd, een goedkopere optie dan productie uitsmeren over vier weken waarbij de fabriek op halve kracht draait. Sales zal zich daaraan kunnen conformeren met Operations door overleg en verkregen inzicht in het grotere goed. Doordat Sales op de hoogte is van de situatie kan er rekening mee worden gehouden in de verkoop. Deze wetenschap is zeer welkom gezien de extra verkoopdruk vanwege aangescherpte veiligheidsvoorraden; een onderwerp voor het volgende onderdeel.
Heroverweeg keuzes met betrekking tot veiligheids voorraden
Vraagpatronen zijn de laatste maanden aan flinke veranderingen onderhevig; dit heeft een direct effect op de hoogte en de dynamiek van de veiligheidsvoorraad. Veiligheidsvoorraden kunnen op een aanzienlijk deel van het werkkapitaal beslag leggen. Vaak blijkt dat veiligheidsvoorraden op een te hoog niveau zijn vastgelegd onder het motto; ‘one size fits all'. En vaak staan ze al jaren vast en wordt er nauwelijks meer naar gekeken.
Door specifieker en vaker de hoogte van de veiligheidsvoorraad te bepalen kan aanzienlijk worden gekort op werkkapitaal. Maak hierbij onderscheid in kritische en niet kritische producten, bijvoorbeeld op basis van klantenprioriteit, winstpotentieel of kapitaalbeslag. Maak tevens expliciete keuzes in waar meer en minder risico kan worden genomen. Als bijvoorbeeld moet worden ingekocht voor een grote, onzekere order, kan dit risico bewust worden gecombineerd met een lagere veiligheidsvoorraad.
Conclusie: betere samenwerking met S&OP voor snelle kostenbesparingen met de recessie als vliegwiel
Als de urgentie hoog is, veranderen mensen en processen sneller. S&OP is typisch een mensenproces; het draait om samenwerking, afstemming en kiezen voor het hogere doel. Er moet een juiste balans worden gevonden tussen scherp aan de wind varen zonder elkaar in de haren te vliegen. S&OP biedt anticipatie en coördinatie door integratie en samenwerking om vraag en aanbod fluctuaties op te vangen.
Samen sta je sterk. In combinatie met een snelle realisatie van kostenbesparingen door betere vraagvoorspelling, hogere flexibiliteit en efficiëntere veiligheidsvoorraden maakt de implementatie van S&OP relevanter dan ooit! Vanwege het multidisciplinaire karakter is S&OP implementeren is echter niet gemakkelijk maar kan je op ‘pole position' brengen wanneer de economie weer aantrekt. Een gedegen stappenplan voor implementatie met de juiste focus en begeleiding is cruciaal voor succes.