Waarom je door ERP-systemen (niet) kunt samenwerken

Samenwerken met andere partijen is van doorslaggevend belang om concurrentieel te blijven. De tijden dat binnen één bedrijf het hele proces van ‘van zand tot klant' werd afgedekt liggen ver achter ons. In een ‘netwerkomgeving' moet men efficiënt informatie kunnen uitwisselen en elkaar continu op de hoogte houden van eventuele verstoringen.
    

Basis is vertrouwen
Laten we beginnen bij het begin: de basis voor samenwerking is (bijna) altijd het vertrouwen tussen partijen en zeker niet de (informatie)technische uitwerking. De voordelen op het gebied van voorraadverlaging en reductie van omsteltijden kunnen nog zo duidelijk zijn maar als partijen elkaar niet vertrouwen en de voordelen niet op een eerlijke manier worden verdeeld, gaat het niet gebeuren.
 

In dit artikel wil ik ingaan in welke mate ERP-pakketten bedrijven kunnen ondersteunen bij het samenwerken. Ik heb daarvoor onze database gebruikt waarin de functionele (on)mogelijkheden van de belangrijkste spelers in de Nederlandse markt zijn vastgelegd.
 

Vier aspecten

Logistieke samenwerking tussen bedrijven vind plaats op verschillende niveaus. Binnen de reikwijdte van dit artikel is gekozen voor de volgende vier aspecten:
1. Interfacing van operationele gegevens
2. Klant- en leveranciersportalen
3. Voorraadbeheer (VMI & Consignatie)
4. Collaborative Planning (dit aspect wordt niet in dit artikel behandeld)

1. Interfacing van operationele gegevens
Voor het communiceren van operationele gegevens tussen systemen is nog steeds de EDIFACT standaard. 88 procent van de onderzochte pakketten biedt EDI-ondersteuning. Het gaat daarbij om standaard EDI-berichten zoals bestellingen, orderbevestigingen, facturen, pakbonnen...
 

Pakketten zijn in het bijzonder goed in het uitwisselen van berichten die bedrijven zeer frequent met elkaar uitwisselen. Minder frequente informatie zoals verpakkingsinstructies worden door ongeveer 65 procent van de pakketten ondersteund. Het is dus van belang dat u doorvraagt en een goed inzicht hebt in de specifieke berichten die u met uw leveranciers en klanten wilt uitwisselen.

Van de andere berichttypen wordt voornamelijk XML (58 procent), ANSI X12 (46 procent) en XBRL (46 procent) ondersteund. De overige berichttypen worden aanmerkelijk minder ondersteund. Wijkt u in uw branche vaak af van de EDI-standaard dan is het dus verstandig om dit expliciet als onderwerp mee te nemen in de afweging voor een nieuw pakket. Zo voorkomt u kostbaar maatwerk.

2. Klant- en leveranciersportalen
Klant- en leveranciersportalen lijken in sommige gevallen een goede manier om (relatief complexe) interfacing met een groot aantal klanten te omzeilen. U geeft een inlogcode aan de andere partij en hij/zij kan dan die informatie van de portal ‘plukken' die nodig is voor de bedrijfsvoering.
 
Dit heeft als voordeel dat er slechts één brede portal gerealiseerd moet worden en u informatie ter beschikking kunt stellen die ‘rijker' is dan u kwijt kunt in een standaard bericht. Denk hierbij aan voorraadgegevens, point of sales gegevens, etc. Een nadeel van een dergelijke portal is wel dat de betrouwbaarheid van het berichtenverkeer lager is dan bij gestandaardiseerde interfacing omdat er een handmatige actie door de ontvanger van de gegevens nodig is.

Enigszins bevreemdend is het dat portals in ERP-systemen vooral worden ingericht richting klanten. Ongeveer 71 procent van de onderzochte pakketten heeft ondersteuning in de vorm van een customer portal. Slechts 29 procent biedt gelijkaardige functionaliteit richting leveranciers. Wat de precieze achtergrond van dit verschil is moet nog worden onderzocht maar het lijkt erop dat een op klanten gerichte portal beter aanslaat dan een portal waarmee het aanleverproces kan worden geoptimaliseerd.

3. Voorraadbeheer (VMI & Consignatie)
Het verschil tussen VMI en consignatievoorraad wordt uitgelegd in een aanpalend artikel op Logistiek.nl. In grote lijnen: VMI gaat over de aansturing, Consignatie gaat over de eigendomsoverdracht.
   
Ongeveer 60 procent van de leveranciers geeft aan dat hun pakket specifieke ondersteuning biedt bij VMI. De focus ligt daarop op VMI met de afnemer. Als specifiek gekeken wordt naar hoe deze ondersteuning is ingevuld zijn er echter duidelijke verschillen. Zo kan men bij 42 procent van de onderzochte pakketten de voorraadgrenzen vastleggen en is het bij (slechts) 29 procent van de pakketten mogelijk om goederen uit te leveren zonder dat er sprake is van een expliciete order van de klant. De overige pakketten moeten dus met een work-around werken om de goederen richting de klant te krijgen.
    

Bij consignatie komt het moment van eigendomsoverdracht niet overeen met de fysieke levering. U kunt dus nog een tijdje eigenaar van het product zijn terwijl het niet meer in uw magazijn ligt; en u de goederen ook niet meer kunt alloceren aan andere verkooporders! Het vastleggen van de eigendomsrechten wordt door ongeveer de helft van de leveranciers afgedekt. Facturatie na verbruik van de goederen door de klant wordt, afhankelijk van de methode, door 20 tot 40 procent van de pakketten ondersteund.

Door specialisatie wordt het voor veel bedrijven steeds belangrijker om met andere partijen samen te werken en op die manier de klant een totaal product te bieden. ERP systemen zijn van oudsher vooral gericht op het ondersteunen van interne transacties en (gestandaardiseerde) externe transacties. Lossere en meer complexere samenwerking in de vorm van "portals" of voorraadbeheer worden door de minderheid van de pakketten afgedekt.

Het is verstandig om in de demofase de behoeftes specifiek te maken en te toetsen aangezien er duidelijke verschillen zijn hoe de verschillende leveranciers samenwerking en coördinatie hebben ingevuld. Natuurlijk zult u dan eerst scherp moeten hebben hoe u eigenlijk wilt werken.