Veel kopers van ERP-systemen hebben slechte ervaringen met de financiële kant van projecten. Mede daardoor zien zij hun ideaal in het aanbesteden op basis van ‘fixed price’. Bij voorkeur met alle risico’s op het bordje van de leverancier. De vraag is echter of dat wel zo verstandig is.
Veel kopers hebben een ééndimensionale gedachte over de aanschafprijs van hun nieuwe systeem: zo laag mogelijk en bij voorkeur in een vast bedrag. Belangrijk is echter te bedenken dat de continuïteit van uw informatievoorziening samenhang heeft met de continuïteit van uw leverancier. Als uw verlangen naar maximale korting bijdraagt aan het faillissement van uw leverancier schiet u in uw eigen rug. Goedkoop wordt dan zeker duurkoop!
Uw financiële risico’s schuilen met name in de diensten; implementatie en maatwerk. Als u de implementatie op basis van fixed price aanbesteedt zal de uitverkoren leverancier z’n team strikt instrueren slechts het afgesproken werk uit te voeren. Zo blijft zijn kans op onbetaald werk immers minimaal. Mogelijke verbeterpunten die u zelf niet had voorzien blijven zo dus geheim. En is dat wel in uw belang?
Het verstrekken van een blanco cheque daarentegen is natuurlijk het andere uiterste. Een combinatie van beide scenario’s vormt een waardig alternatief. Voorzie het berekende budget van een zekere risico opslag. Reken vervolgens af op basis van het werkelijke verbruik met de berekende bovengrens als plafond.
Een dergelijke aanpak doet recht aan de belangen van beide partijen en vormt daarmee de basis voor een succesvolle implementatie.