Nog geen abonnee? Nu een jaarabonnement met 25% korting bestel hier

Blog / Expertartikel

Supply Chain Control Tower: zes tips voor goed ontwerp

1 1740 Supply Chain

Joris de Bruin

Functie:
Joris de Bruin is senior advisor supply chain & operations bij Ernst & Young Advisory

Expert supply chain management

De focus bij control towers ligt vaak vooral op het ICT-element: het verkrijgen van volledige (end-to-end) supply chain visibility. End-to-end visibility stelt u in staat om weloverwogen beslissingen te kunnen maken, maar is het een kwestie van ‘simpelweg’ een software applicatie installeren? Of is een control tower meer dan dat? Joris de Bruin geeft tips voor het ontwerp.
control tower supply chain

In de luchtvaartindustrie is een control tower een begrip; de verkeerstoren met luchtverkeersleiding die vanuit een centrale positie de regie over de luchthaven voert. Niet alleen luchthavens hebben baat bij een control tower. Productie, logistiek, planning en order fulfillment zijn allemaal activiteiten waarbij een goede onderlinge afstemming cruciaal is.

Een supply chain control tower kan als centrale entiteit de rol van ketenregisseur oppakken door te voorzien in deze onderlinge afstemming en een effectieve coördinatie van werkzaamheden.

 

Supply chain visibility is een belangrijke voorwaarde om een control tower te kunnen laten functioneren; om activiteiten te kunnen coördineren en optimaliseren moet u immers exact weten wat er op de werkvloer gebeurt. Echter, met alleen inzicht in de supply chain is een bedrijf er nog niet. Om de control tower in staat de stellen daadwerkelijk de regie over (delen van) de supply chain te kunnen voeren, is de inrichting van het organisatiemodel (ook wel ‘operating model’ genoemd) minstens zo belangrijk.

 

Dit artikel gaat verder in op het ontwerpen van een organisatiemodel voor een supply chain control tower. Het organisatiemodel beschrijft in detail hoe de control tower daadwerkelijk gaat functioneren. Belangrijke aspecten van dit model zijn:

 

  • Processen – beschrijving van (gedetailleerde) activiteiten die de control tower uitvoert en de relaties met andere onderdelen van de organisatie;
  • Rollen en verantwoordelijkheden – beschrijving van de rollen en bijpassende verantwoordelijkheden die geborgd dienen te worden;
  • Besturing – definitie van wie uiteindelijk de control tower bestuurt, welke informatie hiervoor noodzakelijk is en welke besturingsmechanismen worden toegepast;
  • Technologie – definitie van de benodigde technologie om de functies van de control tower te ondersteunen, zoals supply chain visibility software;
  • Personeel – beschrijving van welke specifieke kennis en vaardigheden noodzakelijk zijn;
  • KPI’s & management informatie – beschrijving van de manier waarop de prestaties van de control tower gemeten worden.

 

De volgende zes tips hebben als doel handvatten te bieden bij het ontwerpen van een supply chain control tower binnen een organisatie.

Tip 1: Volg uw bedrijfsstrategie en vertaal deze door in ontwerp criteria

Het is belangrijk dat het ontwerp van de control tower wordt gedreven door uw bedrijfsstrategie en dat u deze doorvertaald naar ontwerp criteria. Vaak ontwikkelen bedrijven een control tower op basis van de technologische mogelijkheden (“we willen alle mogelijke functies”) of puur vanuit een supply chain gedachte en verliezen hierbij de strategie uit het oog, waardoor de control tower onvoldoende gedragen wordt door het hoger management.

 

Is uw strategie bijvoorbeeld omzetverhoging door het penetreren van nieuwe markten? Dan moet de control tower ondersteunen in het realiseren van deze groei, door bijvoorbeeld de flexibiliteit te leveren om snel op te kunnen schalen naar leveringen in nieuwe markten.

 

Naast het volgen van de bedrijfsstrategie moet ook de aanleiding voor het opzetten van een control tower expliciet worden gedefinieerd (de zogeheten ‘case for change’), evenals de beoogde voordelen. Dit kan bijvoorbeeld het reduceren van logistieke kosten zijn of het reduceren van uw supply chain risico’s. Zorg ervoor dat deze aanleiding aansluit bij de strategie, wat u kunt helpen de organisatie in uiteindelijk in ‘beweging’ te krijgen.

Tip 2: Bepaal waar de supply chain control tower het beste in de organisatie kan worden ingebed

De positie van de control tower binnen uw organisatie is van groot belang voor het functioneren ervan. Deze keuze bepaalt grotendeels het draagvlak en beslissingsbevoegdheid die een control tower heeft bij het nemen van meer complexe, of strategische keuzes.

 

Bedrijven die hun control tower op (hoger) management niveau inrichten kunnen vaak rekenen op meer steun van het management of bestuur en meer invloed uitoefenen als het gaat om beslissingen waarbij ook andere bedrijfsonderdelen betrokken zijn of die van een meer tactisch-/strategische aard zijn. Wanneer een control tower lager binnen de organisatie wordt ingericht, bijvoorbeeld binnen de afdeling logistiek, heeft deze mogelijk minder macht en draagvlak om dergelijke beslissingen te nemen. Bovendien is er een verhoogde kans op weerstand vanuit andere onderdelen van de organisatie.

 

De ideale positie van de control tower verschilt daarom per geval en is sterk afhankelijk van zowel de geografische- als functionele scope en bijbehorende beslissingsbevoegdheden.

Tip 3: Werk nauw samen met betrokkenen bij het ontwerpen van uw control tower

Omdat de supply chain afdeling van nature afhankelijk is van de samenwerking met andere bedrijfsonderdelen is het belangrijk alle stakeholders vanaf het begin bij het ontwerp te betrekken. Op deze manier kunt u een control tower ontwerpen die beter aansluit bij de daadwerkelijke behoefte vanuit de organisatie. Ook heeft dit in de praktijk vaak een positieve invloed op de optimalisatie en afstemming van bedrijfsprocessen over de verschillende functionele gebieden heen.

 

U kunt de samenwerking met andere afdelingen borgen door bijvoorbeeld structurele meetings op te zetten of gebruik te maken van workshops.

Tip 4: Zorg voor de juiste mensen, op de juiste plek

Het klinkt misschien vanzelfsprekend, maar gezien de aard van een control tower is het belangrijk de juiste mensen op de juiste plek te krijgen. Het voeren van de regie over de supply chain(s) is vaak zeer complex, vereist diepgaande supply chain kennis en ervaren personeel. Een control tower bestaat uit meerdere schakels en ook hier geldt dat het geheel net zo goed presteert als de zwakste schakel.

Wanneer hier tijdens het ontwerpen geen rekening mee wordt gehouden, kan het voorkomen dat één of meerdere schakels een succes in de weg staan (ken uw beperkingen!). Andersom kan het ook voorkomen dat (potentiële) talenten onvoldoende kans krijgen zich te ontwikkelen omdat ze simpelweg niet op de juiste plek zitten.

 

Vraag uzelf daarom continue af of het ontwerp aansluit bij de sterke en zwakke punten van uw personeel en houd waar mogelijk rekening met hun persoonlijke ambities en carrière ontwikkeling.

Tip 5: Review uw ontwerp op regelmatige basis

Wees niet bang uw eigen assumpties/spelregels opnieuw te toetsen en daar waar nodig aan te passen. U hebt te maken met verscheidene interne- en externe factoren die continu veranderen. Sommige kunt u zelf beïnvloeden, anderen niet en juist daarom is het belangrijk uw ontwerp als dynamisch te beschouwen en deze regelmatig aan te passen aan uw omgeving.

 

Door het inrichten van specifieke review processen en het definiëren van de juiste KPI’s voorkomt u dat er alleen maar ad-hoc wordt gereageerd op problemen en veranderingen, waarin emoties soms de overhand hebben.

Tip 6: Definieer uw informatiebehoefte op basis van het control tower ontwerp

Een veel voorkomend gevaar is dat bedrijven vaak zoveel mogelijk data willen verzamelen voor de besturing van de control tower en daarmee als het ware een data ‘overload’ creëren. Dit houdt in dat er teveel data verwerkt moet worden, waardoor de echt belangrijke informatie onopgemerkt kan blijven (‘speld in een hooiberg’) of de verwerking/interpretatie simpelweg teveel tijd in beslag neemt. Dit geldt ook voor de informatiestromen van en naar externe partijen (bijv. Logistiek dienstverleners/contract manufacturers).

 

Het is daarom aan te raden om uw informatie behoefte te definiëren op basis van het control tower ontwerp en te focussen op de informatie die u echt nodig heeft om de control tower zo efficiënt mogelijk te laten werken. Ook hier geldt dat uw informatie behoefte dynamisch is en u deze regelmatig dient te herzien / aan te passen aan de situatie.

door Joris de Bruin

één reactie

  • # 1

    Roel van de Vrande

    Naar aanleiding van de Control Tower events, georganiseerd door Logixperience, hebben we een LinkedIn groep opgezet die een platform beoogt te zijn voor de discussies rondom dit thema.

    Kijk in de LinkedIn group directory naar 'SCM Control Towers'

reageer

Of registreer u om te kunnen reageren.