IPL Advies heeft een beknopt onderzoek gedaan bij zestien Nederlandse bedrijven met buitenlandse vestigingen naar de specifieke ontwikkelingen bij die (MKB) bedrijven en de gevolgen op het gebied van de bedrijfsvoering en de inzet van informatietechnologie (ERP). Willem de Jager zet de belangrijkste uitkomsten op een rij.
De bedrijfseconomische ontwikkelingen bij veel productiebedrijven stagneren de afgelopen jaren. Dit in tegenstelling tot de jaren ervoor. Toen was groei en expansie aan de orde van de dag: uitbreiding naar de grote Europese landen en naar de U.S. Dit begon vaak met het opzetten van een netwerk van lokale agenten, servicecentra en verkoopkantoren. Als de lokale verkoop aansloeg dan ging men door met het zelf opzetten of kopen van lokale distributiecentra en productiefaciliteiten. Dit betekent dat de bedrijfsvoering van deze bedrijven door deze ontwikkelingen ook behoorlijk complexer is geworden.
De eerste stappen
Als een ondernemer kansen ziet om zijn bedrijf te laten groeien door activiteiten in het buitenland te gaan ontplooien, dan zal hij deze zeker grijpen. In eerste instantie door het aanstellen van lokale dealers en agenten die de producten op de lokale markt bij potentiële klanten onder de aandacht brengen. Meestal gebeurt dit op basis van afspraken met de dealers omtrent de commerciële activiteiten bij de verkoop van de producten en de beloning hiervoor in de vorm van commissies en bonussen. De dealer is meestal bekend in de branche en verzorgt daarom naast de Verkoop soms ook serviceactiviteiten.
Als het product of dienst in de lokale markt aanslaat en het volume toeneemt, zien we dat de moederorganisatie zelf een lokaal verkoopkantoor (dochterorganisatie) opzet en de verkoop en distributie overneemt. Voor de complexere producten zoals machines, wordt dan ook de service door hen lokaal verleend.
Dagelijkse praktijk
Het besluit om voor de lokale activiteiten eigen organisaties op te richten roept direct ook een groot aantal strategische en operationele vragen op die een concreet antwoord vragen over:
- De organisatiestructuur: relatie moeder met de dochterorganisatie. Hoe afhankelijk kan / moet de dochter functioneren?
- De lokale wetgeving: stelt de overheid eisen om producten aan klanten te mogen leveren?
- De inrichting van de activiteiten: lokaal beheer van de producten, klanten en leveranciers?
- De aansturing en rapportage van de activiteiten: strikt vanuit de moederorganisatie voorgeschreven of door de lokale organisatie ontwikkeld op basis van de lokale situatie?
- De logistieke structuur: waar distributiepunten en productiefaciliteiten?
- De lokale cultuur: aanpassing personeel- en salarisbeleid?
Hoewel theoretisch de supply chain management-oplossingen veel voordelen kennen zoals de uniformering en samenwerking van producten, processen en bestanden, blijken deze in de praktijk echter moeilijk te realiseren om een aantal redenen:
1. De te maken keuzen in de processen en oplossingen in de multi-site en multi-company situaties zijn complex:
- Waar vindt voor welke artikelen de ontwikkeling en het artikelbeheer plaats?
- Wie houdt voor welke artikelen hoeveel voorraad en hoe verplaatsen we de voorraden tussen de sites (transfers)?
- Waar komen de klantorders binnen en wie is verantwoordelijk voor de afgifte van de levertijd en het beheer ervan?
- Waar laten we wat produceren?
- Hoe wordt het transport tussen de sites geregeld?
- Tegen welke kosten wordt onderling geleverd (intercompany prijs)?
- Waar valt welk rendement en hoe wordt geconsolideerd?
2. Het opleidingsniveau dat lokaal aanwezig is ligt onder het gewenste niveau en moet vanuit de moederorganisatie aangevuld worden.
3. De taalbarrière en het cultuurverschil dat groter is dan verwacht. Hierdoor lopen geplande veranderingen vaak langzamer dan gewenst.
In de praktijk zien we dat het realiseren van een centrale of supply chain management oplossing veel inspanning en tijd kost en dat men daarom nog relatief lang met een decentrale en suboptimale oplossing blijft werken!
Normaal gesproken adviseren wij bedrijven altijd eerst de bedrijfsvoering op orde te hebben en daarna een nieuw systeem te implementeren. Gelet op bovenstaande problemen hebben we gezien dat er echter situaties te bedenken zijn waarin een nieuw ERP-systeem ook als "breekijzer" ingezet wordt.
ERP
Er zijn veel ERP-oplossingen die de multi-company en multi-site situatie goed kunnen ondersteunen. Bij de geïnterviewde bedrijven werd onder andere gebruik gemaakt van: Baan / ERP LN, Epicor Vantage, Exact Globe, Glovia, Microsoft Dynamics en SAP.
Opmerkelijk was de situatie bij een bedrijf waar de buitenlandse vestiging met SAP werkt en de hoofdvestiging zelf met Cash!
Advies
Indien U ook internationale activiteiten of ambities daartoe hebt en hierbij advies wenst omtrent de optimale operationele inrichting en het best passende ondersteunende informatiesysteem, wil IPL Advies U hierbij graag adviseren.