10 mei 2012

Blog / Expertartikel

Freight Bill Audit & Pay: trend of hype?

logistieke dienstverleners

1142 7

Het aanbieden van 'freigh bill audit & pay diensten' is een trend die zich ook in Europa zal uitbreiden en een markt op zich zal vormen, meent Dick Dekker van Penske Logistics Europe. Hij legt in dit artikel uit waarom. De voor- en nadelen van freight bill audit & pay diensten volgens Dick Dekker...

In de afgelopen jaren is in het landschap van logistieke dienstverleners een groeiende groep ondernemingen gestart met het aanbieden van zogenaamde freight bill audit & pay werkzaamheden. Dit zijn werkzaamheden die zich niet direct richten op het registreren of uitvoeren van transport, maar die het administratieve controleproces aan het eind van de cyclus overnemen. Daarbij gaat het om het controleren van de facturen die door de vervoerder worden gestuurd aan de verladers. Controle van de volumedimensies, tarieven, serviceniveaus, maar ook extra opslagen tussen wat gefactureerd wordt versus wat de verlader verwacht op grond van wat hij denkt vervoerd te hebben.

Een controle uit wantrouwen of een controle uit onvermogen om goede inschattingen te maken? Geen van beiden. Het gaat om het bieden van een controlemethode die als doel heeft ervoor te zorgen dat aan beide kanten, dus zowel aan de vervoerders als de verladers kant, het proces geoptimaliseerd kan worden. Uiteindelijk is het altijd het doel om de kosten te verlagen en de efficiëntie te verhogen. Maar een lagere opbrengst voor een vervoerder betekent niet per definitie een lager rendement. Denk bijvoorbeeld aan wachturen, waarbij de vervoerder vaak maar een deel van zijn werkelijke kosten of gemiste opbrengsten door het rijtijdenbesluit mag doorbelasten aan de verlader. Het voorkomen van wachturen is derhalve een win-win situatie voor beide partijen.

Operationele inefficiënties aan het licht

Freight bill audit & pay activiteiten brengen operationele inefficiënties aan het licht en vaak leidt dat tot discussies in het begin. Maar naar de toekomst toe wordt het proces efficiënter en levert het derhalve het gewenste kostenvoordeel op. In de VS is freight bill audit & pay al ‘common practice' en is deze vorm van dienstverlening een ‘commodity service' geworden. Veel verladers geven de controlefunctie al over aan gespecialiseerde partijen. Door een combinatie van proces en software kunnen zij de activiteiten nu eenmaal een stuk efficiënter uitvoeren dan waartoe de verladers vaak zelf in staat zijn. Dat is dan ook overgewaaid naar Europa en ontwikkelt zich gestaag als specifieke service.

Toetreding van nieuwe dienstverleners leidt ertoe dat ook reeds bestaande logistieke dienstverleners, die zich voornamelijk bezighouden met de regiefunctie in de afhandeling van vervoersstromen, zich gaan richten op het specifiek aanbieden van diensten voor freight bill audit & pay. Aan de aanbiederkant ontstaat derhalve een groep van ondernemingen die zich kan onderscheiden door middel van proces en software, waar aan de vraagkant er een push is om processen kostenefficiënt uit te voeren, en financiële administratieve afdelingen in een brede zin te laten kijken naar waar kostenvoordelen kunnen worden gehaald.

Administratieve afdelingen moeten de analyse vaak maken zonder directe inzage in de uitvoering, waardoor ze niet in staat zijn om de directe link te leggen tussen de uitgevoerde transporten met de oorspronkelijke transportopdrachten. Laat staan dat ze kunnen inschatten in hoeverre aanvullende kosten al dan niet terecht zijn doorberekend. Het blijft daardoor vaak hangen op een tariefsvergelijking en als dat al mogelijk is een check op de volumedimensies. Soms blijft de controle op het niveau van steekproeven.

Voor een vervoerder is het vervelend als facturen met terechte opslagen worden afgewezen, of dat het erg lang duurt totdat zij hun facturen daadwerkelijk betaald krijgen door verladers. Duidelijkheid in dergelijke processen kan dus ook voor hen verregaande positieve voordelen hebben. Er wordt een structuur geschapen waarin het voor de vervoerders helder en duidelijk is dat wat zij in rekening brengen compleet wordt gevalideerd. Indien terecht wordt betaald, indien onterecht of wanneer niet de juiste procedures gevolgd zijn, dan wordt er niet betaald en moet er een creditnota volgen. Vanuit een freight bill audit & pay provider heeft ook de vervoerder echter een gedegen achtergrond waarom er een afwijzing van kosten heeft plaatsgevonden. Er kan vervolgens voor gezorgd worden dat dit intern bij de vervoerder wordt voorkomen door processen aan te scherpen en te zorgen dat aanvullende kosten op voorhand worden geaccordeerd door de verlader, dan wel dat de juiste tarieven of juiste conversies worden gehanteerd. Vanaf het installeren van de juiste processen aan beide zijden wordt dan ook gezorgd voor een optimaal verwerkingsproces, continue gemonitord door de freight bill audit & pay provider.

Goede indicatie hoeveel kosten er uitstaan

Ander bijkomend voordeel voor de verlader is dat op grond van de data die wordt verstrekt aan de freight bill audit & pay provider er veelal een goede indicatie kan worden afgegeven hoeveel kosten er nog uitstaan bij vervoerders waarvoor nog geen facturen/afrekeningen zijn ontvangen. Omdat de financiële systemen van de verlader vaak niet zijn ingericht om dergelijke overzichten te produceren, wordt er derhalve een kosteninschatting gemaakt die veel accurater is. Dat maakt verrassingen in financiële cijfers dan ook een stuk kleiner en leidt tot een hoge mate van betrouwbaarheid van maandcijfers omtrent transportkosten.

Last but not least heeft een serviceverlener die naast freight bill audit & pay ook nog in staat is om de regiefunctie uit te voeren vaak de systemen die ook andere mogelijkheden kan onderzoeken voor de verlader om zijn kosten te verlagen. Onderzoek naar bijvoorbeeld consolidatiemogelijkheden van verschillende vestigingen, het veranderen van leadtimes bijvoorbeeld. Deze kunnen aanzienlijke kostenvoordelen opleveren voor de verladers waarin zij zelf geen inzicht hebben. Door middel van samenwerking met een logistieke dienstverlener op het gebied van freight bill audit & pay en de daaraan verbonden dataverschaffing vanuit de systemen van de verlader, kan dat wel.

Kort gezegd kan worden gesteld dat freigh bill audit & pay diensten een trend zijn die zich ook in Europa zal uitbreiden en een markt op zich zullen vormen. Dus een trend naar een volwassen markt, zeker geen hype.

Freight Bill Audit & Pay: de voor- en nadelen

Voordelen voor de verlader:
- Inzich & control, inzicht in vrachtkosten, opslagen, bijzonderheden tot in detail, gebruikte vervoerder, distributie van volume tussen vervoerders.
- Voorkomen van kosten (cost avoidance), incorrecte facturen, dubbele facturatie en niet overeengekomen additionale kosten worden niet betaald.
- Verladers organisatie kan zich richten op zijn core business, Freight Bill Audit & Pay activiteiten kunnen worden overgelaten aan de expert. Dit leidt to t een verbeterde efficiency.
- Audit wordt uitgevoerd door medewerkers die tot in detail het logistieke proces kennen versus algemene financieel medewerkers die transportfacturen als een (klein) deel afhandelen naast alle andere voorkomende facturen.
- Verbeterde relatie met vervoerders, de FBAP dienstverlener handelt pijnpunten af welke zowel de verlader als de vervoerder helpen.
- Operationele afhandeling en administratie worden beter aan elkaar gekoppeld.
- Elimineren van het afhandelen van credit nota's, aangezien alleen correcte facturen goedgekeurd en betaald worden.
- Procesverbeteringen worden aan het licht gebracht, waardoor kosten kunnen worden gereduceerd.
Nadelen voor de verlader:
- Verlies van interne kennis omtrent vrachtkostenafhandeling.
Voordelen voor vervoerder:
- Elimineren van correctiefacturen, creditfacturen, aangezien verlader instructies en facturatie door vervoerder optimaal worden afgestemd.
- Inzicht in status van factuurafhandeling en verbeterde cash flow voorspellingen op grond van FBAP informatieverschaffing.
- Procesverbeteringen aan de kant van verlader leiden tot optimalisatie van transportproces (bijvoorbeeld verminderen van wachturen), efficiëntere uitvoering, dus lagere operationele kosten.
- Procesverbeteringen voor interne processen bij vervoerder, ter voorkoming van discussies achteraf, leiden tot procesoptimalisatie in administratieve processen.
Nadelen voor vervoerder:
- FBAP dienstverlener fungeert als intermediair, waardoor directe afhandeling tussen vervoerdersorganisatie en individuen in verladers organisatie niet meer mogelijk is.

Lees ook

Overleef de crisis met duurzaamheid (Nieuws, 11 jun 2009)

3-pl’er moet service levels verbeteren (Nieuws, 16 okt 2006)

door Dick Dekker 10 mei 2012 laatste update:26 mei 2012

7 reacties

Van den Meulenbroek 12 mei 2012

# 1

Een logistieke dienstverlener die zich bezig gaat houden met Freight Audit, is niet compliant bezig. Deze kan nooit of te nimmer een neutrale houding ten opzichte van zowel de vervoerder als de verlader innemen.
Freight Audit is dan ook alleen in te zetten als het freight audit bedrijf onafhankelijk is van vervoerder en opdrachtgever. Vervoerders zullen niet bereid zijn om hun tarieven aan een concurrerende logistieke dienstverlener te geven, omdat deze toevallig ook freight audit doet.
Bij een neutraal Freight audit bedrijf zijn er geen nadelen voor vervoerders zoals in dit artikel beweerd wordt.
De vervoerder blijft altijd de partij die met zijn eigen verlader blijft onderhandelen over de tarieven.

Dick Dekker 14 mei 2012

# 2

De mate van neutraliteit is afhankelijk van de werkzaamheden die een logistieke dienstverlener uitvoert. Penske Logistics is een logistiek dienstverlener die zich juist onderscheidt op grond van neutraliteit, omdat zij niet zelf transporteert.

Voor haar klanten voert zij Freight Bill Audit & Pay activiteiten uit als een separate service, maar ook als een geïntegreerde service voor freight management activiteiten waarbij vanaf order boeking tot vrachtbetaling namens de verlader wordt gewerkt.

Dus eens, het moet vanuit een neutrale positie plaatsvinden. Vervoerders tarieven worden te allen tijde vanuit de klant-vervoerders relatie behandeld. Dan dus ook zeker compliant.

Nadeel voor de vervoerder is niet vanuit tariefsonderhandeling, maar vanuit afhandeling van verschillen. Daar is de FBAP partij degene die de afhandeling voor zijn rekening neemt en als intermediair fungeert.

Van den Meulenbroek 16 mei 2012

# 3

geachte mijnheer Dekker,

Bent U nou reclame voor uw eigen bedrijf aan t maken, of een algemeen verhaal aan t houden over Freight Audit. u misbruikt op deze manier deze site voor uw eigen doeleinden, want U bent toch directeur bij Penske. Geeft dus al aan dat U nooit neutraal kunt zijn. Waarvan acte.

Storm Jansens 16 mei 2012

# 4

Mooie discussie. Bij dit soort externe artikelen van bedrijven moet je je natuurlijk altijd realiseren dat de auteur een doel heeft. Door jullie discussie is gelijk duidelijk hoe het zit en waar je als buitenstaander op attent moet zijn. Precies de aanvulling op de vraag die ik had! Goeie info, goeie aanvulling. Grappig.

Schimmelpenninck 16 mei 2012

# 5

Beste Mijnheer Dekker,

Het valt mij tegen dat een grote Amerikaanse organisatie als Penske zijn services kennelijk via de gratis ingezonden mededelingen moet uitventen. Verder is het stuitend dat u het daar niet bij laat en notabene op het vinkentouw zit om de commentaren van eigen repliek te dienen in de vorm van sluikreclame. U doet uw organisatie op deze manier geweld aan. Daarnaast vraag ik mij terdege af of dat uw vraag die u overigens zelf beantwoordt wel een antwoord heeft binnen uw organisatie als u zich genoodzaakt ziet tot het schrijven van budgetloze marketingartikelen. Bljkbaar weet Penske zich nog geen positive te verwerven binnen de industrie die u aanhaalt. Overigens wordt binnen die industrie in Europa het woord “bill” totaal niet gebezigd. Het woord “invoice” is hier gangbaar. Dit geeft voor mij aan dat Penske nog een lange weg te gaan heeft in de “Freight Bill Audit & Pay” in Europa en ik mag hopen dat u zich daarbij verder van een professionele attitude zult bedienen in plaats van zich te bedienen van een Cubaan uit eigen doos.

Kees den Oude 16 mei 2012

# 6

Mijnheer Dekker,
Hoezo vervoerders worden altijd compliant behandeld? Onlangs loopt U het tegendeel te beweren zie hiervoor uw eigen betoog op Logistiek.nl:

Na de filosifische inleiding van de EVO-directeur boog Dick Dekker, financieel directeur bij Penske Logistics zich over een praktischer vraagstuk: ‘Hoe kunnen verladers risico's reduceren met betrekking tot leveranciers?' Dekker heeft daarvoor binnen Penske een risico assessment tool ontwikkeld, waarmee de logistiek dienstverlener niet alleen voor zichzelf maar ook voor zijn klanten een inschatting kan maken wat de risico's zijn als met een bepaalde subcontractor in zee wordt gegaan. "Aan de hand van een lijst met 45 vragen checken we de gezondheid van de transporteurs die door ons worden ingezet. Ook checken we aan de hand van bijvoorbeeld de KvK gegevens hoe het bedrijf er financieel voor staat."

Kleurenschaal
Met behulp van een risicomatrix bepaalt Penske uiteindelijk de status van een transporteur. "We gebruiken daarvoor een schaal met drie kleuren: groen, het bedrijf is gezond, oranje het gaat goed maar er zijn verbeteringen mogelijk en rood, het bedrijf heeft een verhoogde faillissementskans." Volgens Dekker heeft deze risicoanalyse er in geresulteerd dat in totaal 15 procent van de transporteurs die voor Penske rijden op oranje staan. "We hebben een geval gehad waar de situatie donkerrood was. Daar hebben we ook per direct de business mee gestaakt."

Als U deze stelling handhaaft kunt U zich als Penske toch niet neutraal opstellen als u Freight Ausit gaat doen. Penske is gewoon levensgevaarlijk voor elke vervoerder.
Dit zijn echt Amerikaanse praktijken waar een Europese vervoerder niet aan meewerkt en ik zou dan ook alle vervoerders willen oproepen om niet aan Uw Freight Audit mee te werken.

Heeft U niet voldoende aan uw andere activiteiten of gaat het daar at minder mee, dat U andere markten aan het zoeken bent?

Adri van Houweling 16 mei 2012

# 7

Een beetje rare stelling van de heer Dekker. "Hype of Trend" Freight bill audit is in Amerina al sinds de jaren 50 in zwang, De heer Dekker is Financieel direkteur van een Amerikaans bedrijf, dan kan hij toch weten dat Freight Bill Audit geen hype is, maar gewoon al die jaren common business.
Dus wat wil hij nu met deze wel een beetje rare stelling bereiken?
In Europa is het ook al jaren gebruikelijk, of is de heer Dekker pas onlangs in aanraking gekomen met Freight Bill Audit. Dan moet hij er geen artikel over schrijven, maar zich eers beter informeren.

artikelen

secties

carrière & mensen

volg logistiek.nl

service

Van den Meulenbroek 12 mei 2012

# 1

Een logistieke dienstverlener die zich bezig gaat houden met Freight Audit, is niet compliant bezig. Deze kan nooit of te nimmer een neutrale houding ten opzichte van zowel de vervoerder als de verlader innemen.
Freight Audit is dan ook alleen in te zetten als het freight audit bedrijf onafhankelijk is van vervoerder en opdrachtgever. Vervoerders zullen niet bereid zijn om hun tarieven aan een concurrerende logistieke dienstverlener te geven, omdat deze toevallig ook freight audit doet.
Bij een neutraal Freight audit bedrijf zijn er geen nadelen voor vervoerders zoals in dit artikel beweerd wordt.
De vervoerder blijft altijd de partij die met zijn eigen verlader blijft onderhandelen over de tarieven.
Dick Dekker 14 mei 2012

# 2

De mate van neutraliteit is afhankelijk van de werkzaamheden die een logistieke dienstverlener uitvoert. Penske Logistics is een logistiek dienstverlener die zich juist onderscheidt op grond van neutraliteit, omdat zij niet zelf transporteert.

Voor haar klanten voert zij Freight Bill Audit & Pay activiteiten uit als een separate service, maar ook als een geïntegreerde service voor freight management activiteiten waarbij vanaf order boeking tot vrachtbetaling namens de verlader wordt gewerkt.

Dus eens, het moet vanuit een neutrale positie plaatsvinden. Vervoerders tarieven worden te allen tijde vanuit de klant-vervoerders relatie behandeld. Dan dus ook zeker compliant.

Nadeel voor de vervoerder is niet vanuit tariefsonderhandeling, maar vanuit afhandeling van verschillen. Daar is de FBAP partij degene die de afhandeling voor zijn rekening neemt en als intermediair fungeert.
Van den Meulenbroek 16 mei 2012

# 3

geachte mijnheer Dekker,

Bent U nou reclame voor uw eigen bedrijf aan t maken, of een algemeen verhaal aan t houden over Freight Audit. u misbruikt op deze manier deze site voor uw eigen doeleinden, want U bent toch directeur bij Penske. Geeft dus al aan dat U nooit neutraal kunt zijn. Waarvan acte.
Storm Jansens 16 mei 2012

# 4

Mooie discussie. Bij dit soort externe artikelen van bedrijven moet je je natuurlijk altijd realiseren dat de auteur een doel heeft. Door jullie discussie is gelijk duidelijk hoe het zit en waar je als buitenstaander op attent moet zijn. Precies de aanvulling op de vraag die ik had! Goeie info, goeie aanvulling. Grappig.
Schimmelpenninck 16 mei 2012

# 5

Beste Mijnheer Dekker,

Het valt mij tegen dat een grote Amerikaanse organisatie als Penske zijn services kennelijk via de gratis ingezonden mededelingen moet uitventen. Verder is het stuitend dat u het daar niet bij laat en notabene op het vinkentouw zit om de commentaren van eigen repliek te dienen in de vorm van sluikreclame. U doet uw organisatie op deze manier geweld aan. Daarnaast vraag ik mij terdege af of dat uw vraag die u overigens zelf beantwoordt wel een antwoord heeft binnen uw organisatie als u zich genoodzaakt ziet tot het schrijven van budgetloze marketingartikelen. Bljkbaar weet Penske zich nog geen positive te verwerven binnen de industrie die u aanhaalt. Overigens wordt binnen die industrie in Europa het woord “bill” totaal niet gebezigd. Het woord “invoice” is hier gangbaar. Dit geeft voor mij aan dat Penske nog een lange weg te gaan heeft in de “Freight Bill Audit & Pay” in Europa en ik mag hopen dat u zich daarbij verder van een professionele attitude zult bedienen in plaats van zich te bedienen van een Cubaan uit eigen doos.
Kees den Oude 16 mei 2012

# 6

Mijnheer Dekker,
Hoezo vervoerders worden altijd compliant behandeld? Onlangs loopt U het tegendeel te beweren zie hiervoor uw eigen betoog op Logistiek.nl:

Na de filosifische inleiding van de EVO-directeur boog Dick Dekker, financieel directeur bij Penske Logistics zich over een praktischer vraagstuk: ‘Hoe kunnen verladers risico's reduceren met betrekking tot leveranciers?' Dekker heeft daarvoor binnen Penske een risico assessment tool ontwikkeld, waarmee de logistiek dienstverlener niet alleen voor zichzelf maar ook voor zijn klanten een inschatting kan maken wat de risico's zijn als met een bepaalde subcontractor in zee wordt gegaan. "Aan de hand van een lijst met 45 vragen checken we de gezondheid van de transporteurs die door ons worden ingezet. Ook checken we aan de hand van bijvoorbeeld de KvK gegevens hoe het bedrijf er financieel voor staat."

Kleurenschaal
Met behulp van een risicomatrix bepaalt Penske uiteindelijk de status van een transporteur. "We gebruiken daarvoor een schaal met drie kleuren: groen, het bedrijf is gezond, oranje het gaat goed maar er zijn verbeteringen mogelijk en rood, het bedrijf heeft een verhoogde faillissementskans." Volgens Dekker heeft deze risicoanalyse er in geresulteerd dat in totaal 15 procent van de transporteurs die voor Penske rijden op oranje staan. "We hebben een geval gehad waar de situatie donkerrood was. Daar hebben we ook per direct de business mee gestaakt."

Als U deze stelling handhaaft kunt U zich als Penske toch niet neutraal opstellen als u Freight Ausit gaat doen. Penske is gewoon levensgevaarlijk voor elke vervoerder.
Dit zijn echt Amerikaanse praktijken waar een Europese vervoerder niet aan meewerkt en ik zou dan ook alle vervoerders willen oproepen om niet aan Uw Freight Audit mee te werken.

Heeft U niet voldoende aan uw andere activiteiten of gaat het daar at minder mee, dat U andere markten aan het zoeken bent?
Adri van Houweling 16 mei 2012

# 7

Een beetje rare stelling van de heer Dekker. "Hype of Trend" Freight bill audit is in Amerina al sinds de jaren 50 in zwang, De heer Dekker is Financieel direkteur van een Amerikaans bedrijf, dan kan hij toch weten dat Freight Bill Audit geen hype is, maar gewoon al die jaren common business.
Dus wat wil hij nu met deze wel een beetje rare stelling bereiken?
In Europa is het ook al jaren gebruikelijk, of is de heer Dekker pas onlangs in aanraking gekomen met Freight Bill Audit. Dan moet hij er geen artikel over schrijven, maar zich eers beter informeren.