Het uitbesteden van logistiek materieelbeheer

Welke producten/ diensten komen
in aanmerking voor uitbesteden?

Herkenbaar bij installatiebedrijven of breder nog binnen de hele aannemerij, is dat deze bedrijven de laatste tien jaar groot zijn geworden door het overnemen en samengaan met andere bedrijven. De focus lag ten tijde van de samenvoegingen voornamelijk op het inrichten van het primaire proces: het maken van projecten. Ondersteunende processen zoals bijvoorbeeld het beheer van gereedschap, delven al snel het onderspit op het moment dat prioriteiten gesteld worden.

Inzicht in kosten

Hebt u inzichtelijk hoeveel geld uitgegeven wordt aan materieel- /gereedschap(beheer) om in de operatie productief te kunnen zijn? Velen van u zullen dit antwoord schuldig moeten blijven. Degene die dit wel inzichtelijk hebben, zullen beamen dat gereedschapkosten (selectie, aanschaf, keuring, onderhoud, voorraadbeheer, vervanging, etc.) veel hoger zijn dan doorgaans wordt aangenomen. Daarnaast is nog minder inzichtelijk wat de ‘verborgen’ kosten zijn om te zorgen (en afhandelen) dat het juiste gereedschap op het juiste moment in de juiste kwaliteit op de juiste plek komt. In welke verhouding zullen deze verborgen kosten in relatie tot de aanwijsbare kosten staan?

Voordelen

In de literatuur over uitbesteding (outsourcing) worden steevast vier belangrijke voordelen benoemd: kostenverlaging, kwaliteitsverhoging, minder zorgen en meer flexibiliteit. Naast deze vier vaak genoemde voordelen kan outsourcing nog meer bijkomende voordelen hebben zoals het voorkomen van investeringen, het oplossen van capaciteitsproblemen en het inhuren van specialistische kennis.

Nadelen

Het zal niet als een verrassing komen dat outsourcing ook de nodige nadelen met zich meebrengt. Het behoeft zeker niet zaligmakend te zijn, zeker wanneer vooraf geen goede afweging is gemaakt voor de strategische keuze van wel of niet uitbesteden. Belangrijke nadelen van outsourcing zijn afhankelijkheid van de leverancier, verlies van expertise, minder greep op de kosten en minder greep op kwaliteit.

Diverse voorbeelden uit de praktijk zijn te benoemen waarbij de nadelen in de praktijk groter blijken te zijn dan vooraf was verwacht. Het zal niet de eerste keer zijn dat de nadelen zo groot zijn dat bedrijven bepaalde activiteiten na verloop van tijd toch weer in eigen huis halen. De belangrijkste reden die in de praktijk wordt aangehaald om een uitbesteding terug te nemen, is kostenbesparing. In deze gevallen is vooraf vaak onvoldoende gespecificeerd wat het pakket van eisen is. Hierdoor worden in de praktijk meer kosten gemaakt dan oorspronkelijk is ingeschat.

Logistieke proces

Het herinrichten van je logistieke proces van materieelbeheer; waar moet ik aan denken? Als gesteld gaat de management aandacht met name uit naar het primaire proces waarbij het ‘managen’ van de ondersteunende processen vaak naar achteren wordt geschoven of als niet belangrijk wordt gezien. Tegelijkertijd krijgt het management meer en meer te maken met vragen over juist deze ondersteunende processen. Waarom hebben we deze? En kunnen we dat niet anders inrichten? In onderstaande alinea’s worden een aantal onderwerpen toegelicht welke betrekking hebben op het logistieke proces van gereedschap(beheer) binnen een installatiebedrijf.

Eigen huis op orde?

Met het eigen huis op orde brengen worden zowel de kwalitatieve als kwantitatieve aspecten bedoeld. Kwalitatieve aspecten: in hoeverre hebben we onze processen goed in kaart gebracht? Zijn spelregels voldoende geborgd (en in hoeverre worden deze  gehandhaafd)? Binnen kwantitatieve aspecten wordt gekeken naar: wat is de omvang van de vloot, wat is de inzetbaarheid en de doorloopsnelheid van een stuk gereedschap en waar bevindt zich al het gereedschap? Op het moment dat onvoldoende duidelijk gespecificeerd is welke eisen /wensen gesteld worden bij een uitbesteding, is de kans dat een uitbesteding tot een succes wordt nihil. Randvoorwaarde welke ‘dus’ gesteld kan worden, is dat het ‘eigen huis op orde moet zijn’: garbage in is garbage out.

Scope van uitbesteding?

Bij de scope van uitbesteding kan onderscheidt gemaakt worden tussen de scope met berekening tot het productassortiment en de scope met betrekking tot de activiteiten. Bepaald dient te worden welke producten uit het assortiment in aanmerking komen voor uitbesteding. Betreft het alleen elektrisch materieel of ook lasapparatuur en handgereedschap? Anderzijds dient vastgesteld te worden welke activiteiten (processen) in aanmerking komen voor uitbesteding. Binnen het gereedschap(-beheer) kunnen diverse deelactiviteiten onderscheiden worden zoals baliewerkzaamheden, onderhoud en reparatie, keuring, kalibratie, opslag, transport, inkoop en uitgifte van verbruiksartikelen (boren, slijpschijven, gasflessen). Bij al deze activiteiten dient nagegaan te worden in hoeverre deze wel (en in welke mate) of niet meegenomen dienen te worden.

Typering gebruiker

Binnen installatietechnische activiteiten is een grote diversiteit in typering van gebruikers te onderscheiden, met name als gevolg van de diversiteit in projecten. Te denken valt hierbij aan de nieuwbouw- en renovatieprojecten in de utiliteitsbouw en onderhoudsklussen vs. grote ‘stops’ bij (chemische) plants in de industriële sector. Deze diversiteit heeft natuurlijk direct invloed op het gebruik van materieel. In uiteenlopende situaties wordt vaak gebruik gemaakt van ‘hetzelfde’ gereedschap waarbij gebruiksintensiteit van het gereedschap en de omgeving waarin dit gebruikt wordt (ziekenhuis vs. industrie) sterk uiteen kunnen lopen.

Gesteld kan worden dat de typering van de gebruiker direct relatie heeft met de technische levensduur van een gereedschap en dus(!) in de kosten van het gereedschap. Om het gezegde ‘de vervuiler betaald’ recht aan te doen, dienen er verschillende pricing-systematieken door elkaar heen gebruikt te worden. Te denken valt hierbij aan, korte termijn huur, lange termijn huur en leasing. Deze manier van pricing is overigens ook nieuw in de verhuurmarkt. Tot op heden wordt in de verhuurmarkt van gereedschap met name gewerkt met korte termijn huur, tot maximaal één maand, terwijl de looptijd van een bouwproject in de utiliteitsbouw vaak één of meerder jaren in beslag neemt.

Vertrouwen en bedrijfscultuur

Het logistieke proces welke met het gereedschap te maken heeft, raakt het primaire proces van een installatiebedrijf op vele plekken. De projectleider, werkvoorbereider, en het gehele personeel op de bouwplaats staat er namelijk mee in contact. Indien de samenwerking zo nauw is, is het raadzaam een leverancier te hebben die snapt wat belangrijk is en waarbij de bedrijfscultuur enigszins gelijkenissen vertoond. Vertrouwen in de leverancier is in ieder geval onontbeerlijk maar hoe maak je zoiets meetbaar? In hoeverre kunnen of willen we dit soort subjectieve zaken objectiveren?

Communicatie intern: draagvlak

Het uitbesteden van de materieeldienst is een nieuwe ontwikkeling binnen de installatiebranche en gebruikers vinden het vaak lastig zich voor te stellen wat dat nu betekent. Moeten we nu, per direct, anders gaan werken? Het ‘huren’ van materieel is toch veel duurder dan het zelf beheren: dat kost toch niets? Vroegtijdig duidelijkheid geven over de richting waarin naar toegegaan wordt, is daarbij essentieel. Hierbij dient het management zich duidelijk te beseffen dat wanneer onderwerpen gecommuniceerd worden binnen een organisatie waarbij het niet duidelijk is hoe het er precies uit komt te zien, tevens een stuk onzekerheid gecreëerd wordt. Het is van belang deze onzekerheid zoveel mogelijk te reduceren.

Met bovenstaande heb ik getracht u een aanleiding te geven om de materieelfunctie binnen uw organisatie te overwegen; een professioneel ingerichte logistiek geeft immers ook sturing aan de organisatie van het uitvoeringsproces.