Waar moet u als opdrachtgever van een transporttender in het wegvervoer op letten? Nu het economisch minder gaat, is het logisch dat bedrijven nog eens kritisch naar hun kosten gaan kijken. Ook de transportkosten vormen een post die nader onderzoek vereist. Ton Mooren van de EVO over tenderen.
Om snel een indruk te krijgen of de transportkosten marktconform zijn, verschaft een rondgang langs een aantal logistieke dienstverleners soms al een aardig beeld. Dit kan bijvoorbeeld door tarieven op te vragen voor een paar bestemmingen waar grote volumes naar toe gaan. Deze methodiek is vooral geschikt voor bedrijven die goederen te transporteren hebben die in de 'normale' stroom, dus zonder dat er specifieke eisen aan het transport gesteld worden, kunnen worden afgewikkeld. Aan de hand van deze quickscan kan men snel een globaal beeld krijgen.
Het uitschrijven van een tender heeft over het algemeen pas echt zin als uit bovengenoemde rondgang naar voren gekomen is dat er andere logistieke dienstverleners lijken te zijn die goedkoper zijn en/of als gebleken is dat verdergaande kostenbesparingen bij de huidige logistieke dienstverlener(s) niet meer mogelijk zijn. Uiteraard kan ook ontevredenheid over de huidige prestaties van de logistieke dienstverlener(s) een reden voor een tender zijn. Bij een tender wordt door middel van inschrijving getracht een bepaalde dienst of product te verkrijgen.
Voordat u daadwerkelijk aan een tendertraject begint, moet u rekening houden met:
- De doorlooptijd;
- De fasering;
- De communicatie.
1. Doorlooptijd
De doorlooptijd is een aspect waar veel bedrijven zich in vergissen. In de praktijk blijkt een doorlooptijd van 3 tot 6 maanden heel normaal te zijn. Er gaat niet alleen veel tijd zitten in het goed op papier zetten van de eisen en wensen die men aan de potentiële logistieke dienstverleners stelt, maar ook de logistieke dienstverleners hebben tijd nodig om zaken uit te zoeken en op papier te zetten. Een tender heeft pas maximaal rendement als zowel de verlader als de logistieke dienstverlener bereid is de nodige tijd en energie erin te steken.
2. Fasering
Een ander aspect dat aandacht verdient, is de fasering. Een tender kan globaal worden ingedeeld in de RFI-fase (Request for Information), de RFQ-fase (Request for Quotation) en de afrondingsfase.
De RFI-fase
Nog te vaak wordt er bij een tendertraject al over tarieven gesproken terwijl nog niet eens duidelijk is of de partij in kwestie wel aan de behoeften van de opdrachtgever kan voldoen. Daarom moet de opdrachtgever in de opdracht zo helder mogelijk beschrijven wat voor bedrijf hij heeft, welke goederenstromen hij in de tender wenst mee te nemen en hoe deze stromen er globaal uitzien. De RFI is bedoeld om er achter te komen of de aangeschreven logistieke dienstverleners kunnen voldoen aan de eisen die u als verlader aan de transporten en/of logistieke dienstverlening stelt.
Voorbeelden van eisen aan logistieke dienstverlener(s):
- de afhandeling van uw goederen (op tijd, onbeschadigd, binnen 24 uur, etc.)
- de wijze waarop gefactureerd wordt
- de performance die verwacht wordt
- het type voertuig dat moet worden ingezet
- of er wel of geen derden mogen worden ingeschakeld voor het transport
- aan welke kwalificaties de chauffeurs moeten voldoen
Zorgvuldigheid voorkomt vertraging
Het is belangrijk dat u deze lijst met eisen uitermate zorgvuldig opstelt. Als u er verderop in het tendertraject pas achter komt dat belangrijke eisen en wensen niet zijn meegenomen, kan dit betekenen dat u alsnog met aanvullende vragen terug moet naar de aanbieders. Hierdoor kan het hele tendertraject langer gaan duren.
Team formeren van diverse disciplines
Wat in dit stadium ook belangrijk is, is om verschillende disciplines binnen het bedrijf bij de tender te betrekken. Een logistiek manager stelt waarschijnlijk heel andere eisen aan de logistieke dienstverlener dan bijvoorbeeld een controller. Vaak wordt er in dit soort situaties een team geformeerd waarin de afdelingen en/of personen die straks het meest met de tender te maken hebben, vertegenwoordigd zijn. Dit team kan met elkaar de eisen en wensen formuleren die voor het bedrijf belangrijk zijn en samen bepalen hoe zwaar de verschillende eisen en wensen dienen te wegen bij de uiteindelijke beoordeling van de verschillende aanbiedingen.
Multi Criteria Analyse
Een methode die u kunt gebruiken om de eisen en wensen te wegen en te beoordelen, is de zogenaamde Multi Criteria Analyse. Als u de Multi Criteria Analyse goed toepast, komt eruit naar voren met welke logistieke dienstverleners u de tender het beste kunt voortzetten. Normaal gesproken blijven er dan een of meerdere logistieke dienstverleners over. De Multi Criteria Analyse kan ook of opnieuw gebruikt worden aan het einde van de RFQ-fase als de tarieven bekend zijn. De tarieven kunnen dan als nieuw criterium aan de Multi Criteria Analyse worden toegevoegd waarna een overall beoordeling plaatsvindt.
De RFQ-fase
Als de RFI-fase is afgerond, start het opvragen van tarieven of offertes en begint de zogenaamde RFQ-fase.
Gebruik tarievenformats
Wat in deze fase heel belangrijk is, is dat men duidelijk aangeeft welke tarieven men wil weten. Gaat het bijvoorbeeld om all-in tarieven of om 'kale' tarieven, dus zonder allerlei toeslagen voor diesel, Maut, etc. Gaat het om pallettarieven of om FTL-tarieven, en dergelijke?
Om te voorkomen dat men door de bomen het bos niet meer ziet en om ervoor te zorgen dat men de verschillende aanbiedingen goed met elkaar kan vergelijken, is het verstandig met tarievenformats te werken die men door de logistieke dienstverlener(s) laat invullen. Er zijn verschillende methoden die u hierbij kunt toepassen. Gaat het om palletvervoer dan zou u bijvoorbeeld uit kunnen gaan van een lijst met postcodegebieden en kunnen vragen om per postcodegebied aan te geven wat het versturen van 1 pallet, 2 pallets, 3 pallets, etcetera kost. Gaat het om een grote verscheidenheid aan goederen en bestemmingen dan zou men ervoor kunnen kiezen om voor het totale pakket een prijs op te vragen. Ook prijzen voor complete ritten of voor bulkvervoer naar bepaalde bestemmingen zijn wat dat betreft mogelijk. Hoe het format er precies uit zou moeten zien, is heel erg afhankelijk van de stromen die in de tender worden meegenomen. Belangrijk is dat u duidelijk aangeeft wat u precies wilt weten.
Laat ruimte over voor ideeën en oplossingen
Verder is het belangrijk om de opdracht niet helemaal ‘dicht te timmeren'. Geef de logistieke dienstverlener(s) ook de mogelijkheid zelf met ideeën c.q. oplossingen te komen voor uw transportvraag. Dit kan u helpen het kaf van het koren te scheiden. Bovendien kunnen er oplossingsrichtingen worden aangedragen die slimmer en goedkoper zijn dan de oplossing die u zelf gevraagd of in gedachten heeft.
De afrondingsfase
Als het goed is, blijven er aan het einde van de RFQ-fase één of enkele aanbieders over. In de afrondingsfase vinden de onderhandelingen plaats en maakt u afspraken met de logistieke dienstverlener(s) waarmee u in zee wenst te gaan.
Afspraken vastleggen in contract of SLA
Wat vooral belangrijk is, is dat de afspraken over en weer goed worden vastgelegd. Meestal gebeurt dat in de vorm van een contract aangevuld met een SLA (service level agreement). Het grote voordeel van een contract en SLA is dat beide partijen precies weten waar ze aan toe zijn en dat er naderhand minder gemakkelijk verschil van mening ontstaat over wat wel en niet onderdeel uitmaakt van de logistieke dienstverlening.
Behalve dat er in het contract wordt aangegeven wanneer de samenwerking start, is het minstens zo belangrijk om aan te geven wanneer de samenwerking eindigt. Daarbij is ook belangrijk om aan te geven welke termijnen daarbij in acht genomen dienen te worden. Niet alleen de verlader maar ook de logistiek dienstverlener moet voldoende gelegenheid krijgen om een vervanger te vinden.
Tenslotte is het belangrijk om in het contract ook bepalingen op te nemen wat er gebeurt als een van beide partijen de gemaakte afspraken niet nakomt. (Het zal niet de eerste keer zijn dat partijen uiteindelijk voor de rechter belanden omdat er verschil van mening is over wat er zou zijn afgesproken).
3. De communicatie
Uiteraard is gedurende het gehele tendertraject goede communicatie tussen de verlader en de logistieke dienstverleners essentieel. Meestal gebeurt dat schriftelijk (per e-mail) en/of telefonisch, maar het kan heel verhelderend zijn om tijdens het tendertraject eens over en weer bij elkaar in de keuken te kijken. Door de aanbieders op het bedrijf uit te nodigen kunnen zij een goede indruk kunnen krijgen van het bedrijf en zich een goed beeld vormen van de tenderopdracht. Hierdoor kan de logistieke dienstverlener beter inspelen op de specifieke eisen en wensen die men aan het transport stelt, maar hij zou ook tot de conclusie kunnen komen dat hij niet kan voldoen aan wat gevraagd wordt. Een bezoek aan de logistieke dienstverlener kan ook erg nuttig zijn. Dit kan helpen een aardige indicatie te krijgen van hoe met goederen en klanten wordt omgegaan en zelfs de uiteindelijke besluitvorming beïnvloeden.
Samenvatting
Het uitvoeren van een tender, kan verladers veel voordelen opleveren, maar is iets waar niet te licht over gedacht moet worden. Een tendertraject vergt immers de nodige tijd, zorgvuldigheid en een gestructureerd aanpak. Alleen met een gestructureerde aanpak, ontstaat een overzicht van logistieke dienstverlener(s) waarmee u het onderhandelingstraject in zou moeten gaan. Het contract en de SLA vormen dan als het goed is de bekroning van het afgelegde tendertraject.