Handleiding TMS-selectie

1.1 Wat moet u met een TMS?

Een bijzonder aspect binnen de tarievenmodule zijn de aanvullende tarieven.

1.2 Modulaire opbouw

Veel TMS kennen een modulaire opbouw. U kunt opties of aanvullende functies bijkopen. Een voorbeeld daarvan is een grafische planning waarop u op een landkaart de zendingen ziet en een rit ‘bij elkaar klikt’.

1.3 Techniek in een TMS

TMS zijn er in alle soorten en maten. Ook ‘onder de motorkap’ verschilt het aanzienlijk. Hoe eenvoudiger een TMS, hoe makkelijker ook het onderhoud meestal is.

2.1 Aandachtspunten

Er zijn veel soorten TMS. Niet één daarvan is de beste. Maar er is er wel één het meest geschikt voor u. Het kiezen van dat TMS beschrijven we hier. Denk niet dat een TMS dat uw collega gebruikt, automatisch ook bij uw onderneming past.

2.2 Orders invoeren

Ieder TMS heeft een module om orders in te voeren. Let op onderstaande punten.

2.3 Planning

De planning is het belangrijkste onderdeel van het TMS. Uw planner koppelt eigen middelen en charters aan opdrachten en dit moet zo efficiënt mogelijk gebeuren, binnen de gestelde randvoorwaarden en tijdvensters.

2.3.1 Planning: Nieuwe ontwikkelingen

Veel TMS-aanbieders richten zich met nieuwe ontwikkelingen de komende tijd vooral op de planning.

2.3.2 Planning: ritplanningssoftware

Soms werkt het TMS samen met een apart ritoptimalisatieprogramma. Wat zijn voordelen en wat zijn nadelen.

2.4 Tarieven

Een aparte module is tarieven. Het ingeven van een order moet eigenlijk altijd direct tot een tarief leiden. Mocht dit niet lukken, dan betekent dit dat het tarief te complex is voor de mogelijkheden van de software.

2.5 Facturatie

2.6 Inkoop van charters

Het inkopen van – incidentele - charters wordt vaak onderschat. Toch levert het goed registreren van charters veel gemak en vaak ook geld op.

2.7 Rechten binnen de software

3.1 Management informatie

Een TMS kan aangevuld worden met verschillende praktische functies. Vaak implementeert u die niet bij de eerste stap, maar voegt die later toe als het systeem goed werkt en de medewerkers ermee vertrouwd zijn.

3.2 Koppelingen met ladinguitwisselingsystemen

Een nieuwe ontwikkeling is een volautomatische koppeling met ladinguitwisselsystemen. In Amerika is men hier iets verder mee dan in Europa.

3.3 Integratie met boordcomputers

Hoewel dit stuk te beknopt is voor een boordcomputeranalyse is de integratie van TMS en boordcomputers zeer gewenst. Een aantal TMS-leveranciers heeft - soms met eigen boordcomputers - een aanzienlijke mate van integratie doorgemaakt.

3.4 Documenten digitaal verwerken

Een praktische toepassing voora als u uw TMS draaiende heeft, is het digitaal verwerken van uw documenten.

3.5 Integratie met garagesoftware

Uw TMS is een belangrijke bron van informatie voor de garage: wanneer moet een auto terugkomen, wat is er recent aan onderhoud gedaan?

4.1 Hardware kosten

De kosten van een TMS zijn niet eenduidig te vangen in een simpel rekenvoorbeeld. Een uitgangspunt is een kostenpost van 4.000 euro per werkplek. Maar voor kleinere of grotere bedrijven gelden afwijkende cijfers. We noemen hier de kostencomponenten.

4.2 Softwarekosten

4.3 Implementatiekosten

Het berekenen van de implementatiekosten is lastig. Hieronder de stappen die uitgevoerd moeten worden.

4.4 Totale kosten

4.5 Software as a Service (SaaS)

4.6 Eigen kosten

Houd ook rekening voor extra tijd van uw eigen mensen. De mensen moeten leren, wennen, zaken uitzoeken enz. Dit zijn feitelijk ook kosten. Doe een traject ook niet in de drukste periode, plan het vooraf goed!

5.1 Selectiegesprek

Als u van niets weet, dan is het moeilijk starten. Ga naar bijeenkomsten op het gebied van TMS. Start ook ruim van tevoren. Raadpleeg experts, al is het maar als klankbord. Ondergetekende en organisaties als TLN en Syntens bieden eveneens gespecialiseerde hulp. Die is veelal niet gratis, Syntens uitgezonderd, dus kijk vooraf wat u wilt betalen. Ga ook na of de organisatie onafhankelijk is. Soms is er met specifieke leveranciers een samenwerking zodat het advies daarop wordt afgestemd. Dat hoeft nog geen slecht advies te zijn, maar het belangrijkste is dat u het best passende TMS kunt aanschaffen.

5.2 Projectteam

5.3 Gebruikersvereniging

5.4 Externe deskundigen

De selectie van het beste transportmanagement systeem in uw organisatie is niet eenvoudig. Het kiezen van het pakket dat uw collega gebruikt kan achteraf wel eens tegenvallen: u heeft andere processen, andere planners, ander materiaal, een andere markt etcetera.