Iedereen die zich binnen een organisatie bezig houdt met douaneaangiften, douanewetgeving en de vastgestelde bedrijfsprocedures stelt zich op een gegeven moment wellicht de vraag: zijn wij nog daadwerkelijk ‘in control’? Ronald de Vries over de AEO-status.
Het beste startpunt voor de vraagstelling ‘what is in it for me?’ is de facts & figures rondom Authorised Economic Operator (AEO). In de Europese Unie zijn er sinds april 2012 10.000 bedrijven met een AEO-certificaat. Echter, het aantal bedrijven dat in aanmerking komt voor een AEO-certificaat wordt geschat op ongeveer 18.000 bedrijven. Dit betekent dat een meerderheid inmiddels AEO-gecertificeerd is. In 2009 waren dit er nog beduidend minder. Toen stond de teller van organisaties met een AEO-status nog op 650.
Nederland staat na Duitsland op een tweede plaats met 1.000 AEO-certificeringen. Hiervan heeft het merendeel gekozen voor de AEO Full-status (een gecombineerd certificaat Douanevereenvoudiging en Veiligheid).
Steeds meer noodzaak binnen de branche
Uit een rondvraag, gehouden in maart 2012, onder AEO-gecertificeerde bedrijven, blijkt dat steeds meer bedrijven enthousiast zijn over de AEO-status. De twee belangrijkste redenen voor het behalen van deze status zijn de vereenvoudigde douaneprocedures en het vergroten van de aantrekkelijkheid als internationale handelspartner. Echter, de motivatie om een AEO-status te behalen ontstaat meestal door bittere noodzaak. Eén van de reacties van een grote Europese logistiek dienstverlener uit het zuiden van het land was typerend tijdens de rondvraag: “Om als logistiek dienstverlener in de keten actief te blijven zijn we min of meer genoodzaakt om een AEO-certificering te behalen. Het betekent een erkenning binnen de EU, minder fysieke controles en het voorkomen van douaneoponthoud in de supply chain.” Een andere deelnemer met expertise in veiligheid voegt hieraan toe: “We zien in de toekomst uitsluitend AEO-gecertificeerde bedrijven in de keten. De bedrijven die niet beschikken over een AEO-certificering doen simpelweg niet meer mee.”
Op de vraag welke rol automatisering speelt bij het behalen van een AEO-status, antwoordt meer dan 80% dat automatisering een grote rol speelt. Dankzij automatisering wordt er op een veilige, eenduidige en efficiënte manier gewerkt. Middels autorisatie en authenticatie is de noodzakelijke functiescheiding, die nodig is bij een goede Administratieve Organisatie via de juiste software eenvoudig geregeld. “Binnen onze organisatie kan iemand die een douane aangifte invoert deze niet zelf versturen, dit moet altijd door een derde geautoriseerde persoon gebeuren”. De bedrijfsprocessen, maar ook douaneprocessen worden automatisch vastgelegd en gedocumenteerd.
Processen documenteren en automatiseren
Elk bedrijf kan een AEO-status verkrijgen, maar hier moet het wel een aantal zaken voor doen. Niet alleen moet een aanvraagformulier worden ingevuld, er moet ook een uitgebreid self-assessment worden uitgevoerd. Dit houdt in dat een bedrijf zelf moet beoordelen in hoeverre het in staat is de beschreven risico’s te beperken. Er dient een uitvoerig plan van aanpak te worden opgesteld, waarin alle processen worden vastgelegd en gedocumenteerd. Alle ‘goederenbewegingen’ binnen en buiten de organisatie moeten worden vastgelegd en procedures geborgd. Ook de leveringen aan klanten en van toeleveranciers en handelspartners.
In de basis moeten de volgende stappen voor een AEO self-assesment worden ondernomen.
• Stap 1 - Bepaal welk AEO-certificaat u wilt aanvragen
• Stap 2 - Verzamel bedrijfsinformatie
• Stap 3 - Bepaal risicogebieden
• Stap 4 - Bepaal de maatregelen ten aanzien van de genoemde risico’s
• Stap 5 - Vraag AEO-certificering en onderhoud deze
In stap 2 dient er een uitvoerig plan van aanpak te worden opgesteld, waarin alle processen worden vastgelegd en gedocumenteerd. Alle ‘goederenbewegingen’ en bijbehorende procedures binnen de organisatie maar ook tussen klanten, toeleveranciers en handelspartners moeten worden vastgelegd en geborgd.
Voor klanten en leveranciers is een AEO-status, net als bij ISO, een bewijs dat bepaalde processen in de organisatie goed zijn geregeld. Zo moet een AEO-gecertificeerde leverancier bijvoorbeeld aantonen dat zij financieel gezond is, geen fraude heeft gepleegd en over een transparante goederenadministratie beschikt. Dit alles geeft aan dat een AEO-gecertificeerde leverancier een betrouwbare partner is.
Heeft een organisatie eenmaal een AEO-certificaat behaald, dan is de opdracht nog niet voltooid. Wil een bedrijf – tot op een bepaalde hoogte – zeker zijn van haar zaak, dan is het raadzaam om periodiek intern te toetsen op eerdergenoemde zaken. Een gecertificeerd bedrijf moet voortdurend bezig zijn met het borgen van procedures ten opzichte van bijvoorbeeld de entrepotadministratie, het aanscherpen van het zuiveringsbeleid met betrekking tot T-1 documentatie of het doorlichten van eventuele nieuwe opdrachtgevers. Een toekomstig beeld zal uitwijzen of de douane zich steeds meer terugtrekt als controlerende partij. Bedrijven die kunnen laten zien dat ze compliance en dus ‘in control’ zijn, genieten dan een aantoonbaar voordeel.