Doorgaans zit een groot deel van het werkkapitaal binnen logistieke organisaties vast in voorraden en debiteuren. Dit slimmer plannen en besturen is een lastige klus. Goede mensen zijn naast goede systemen net zo belangrijk. Prof. Walther Ploos van Amstel en Derk Kuiper vertelden er alles over tijdens een sessie bij Dinalog in Breda.
Een goede tool kan bijdragen aan goed voorraadbeheer, maar er is meer nodig. Goede mensen zijn minstens net zo belangrijk, al is het alleen maar omdat niet alle vraagstukken aan een tool kunnen worden overgelaten. Walther Ploos van Amstel: "Vooral op tactisch niveau ontbreekt vaak de kennis."
Niveau
Eigenlijk is voorraadbeheer niet zo'n goede term, vindt Ploos van Amstel. Voorraadbeheerders zijn niet zozeer bezig met het beheren van voorraden, maar met het in balans brengen van verkopen aan klanten en bestellingen bij leveranciers. Dat gaat gepaard met allerlei beslissingen op verschillende niveau. Op strategisch niveau gaat het bijvoorbeeld om de keuze van leveranciers en van voorraadlocaties en op tactisch niveau om de vraag welk artikel we waar op voorraad leggen. Op operationeel niveau zijn mensen elke dag weer bezig om te beslissen wat ze exact gaan inkopen. Als al die mensen niet de juiste beslissingen nemen, dan kost dat het bedrijf geld.
Vaardigheden
Een van de tips die Ploos van Amstel geeft, gaat over de organisatie van het team voorraadbeheerders. Ze hebben vaak van alles op hun bordje liggen, maar zijn in de praktijk vooral bezig met brandjes
blussen: een artikel dat out of stock is, een levering die vertraagd is, enzovoorts. Aan vraagstukken op tactisch niveau komen ze daardoor niet meer toe. "Leg daarom in de organisatie een knip tussen operationele en tactische planning. De tactische planner kan zich bezighouden met rekenen, simuleren en optimale ordergroottes bepalen, terwijl de operationele planners alle dagelijks ellende kunnen opknappen."
Een andere tip betreft het consequent toepassen van de plan-do-check-act-cyclus. Plan en do gebeurt uiteraard wel, maar check en act is er niet altijd bij. "Kijk eens hoeveel nieuwe artikelen de afgelopen tijd goed zijn ingevoerd. Hoeveel stuks van de eerste order liggen nog steeds op voorraad? Een groot deel van incourante voorraden ontstaat al tijdens de allereerste order", stelt Ploos van Amstel.
Gebruik van systemen
Juist nu systemen steeds slimmer en geavanceerder worden, dient ook het kennisniveau van de mensen mee te groeien. Hoe intelligenter het systeem, hoe meer inspanningen gebruikers moeten verrichten om eruit te halen wat erin zit. De prestaties van systemen worden steeds afhankelijker van die instellingen. Dat betekent dat bedrijven regelmatig moeten checken of parameters als bestelkosten, economische ordergrootte en levertijden correct zijn ingesteld.
Als de instellingen eenmaal goed staan, is soms moed vereist om op de uitkomsten van het systeem te vertrouwen. Ploos van Amstel haalt daarbij een Brits onderzoek aan waaruit blijkt dat negentig procent van de door IT-systemen geproduceerde vraagvoorspellingen handmatig wordt bijgesteld. Vaak gaat het om kleine aanpassingen, en juist die kleine aanpassingen sorteren geen effect.